后勤檔案制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司后勤檔案管理，確保后勤工作相關(guān)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高后勤工作效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司后勤部門所涉及的各類檔案管理工作，包括但不限于物資采購與管理檔案、設(shè)施設(shè)備維護(hù)檔案、環(huán)境衛(wèi)生管理檔案、車輛管理檔案、餐飲服務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：后勤檔案由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映后勤工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)禁虛假和錯(cuò)誤信息錄入。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司各類檔案，制定檔案管理制度和工作流程，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）后勤部門檔案管理職責(zé)1.指定專人負(fù)責(zé)：后勤部門應(yīng)指定專人作為兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.業(yè)務(wù)部門協(xié)同：后勤各業(yè)務(wù)科室在日常工作中應(yīng)積極配合檔案管理員，及時(shí)將工作中形成的各類文件資料移交檔案管理員，并協(xié)助做好檔案的整理和分類工作。3.確保檔案質(zhì)量：后勤部門負(fù)責(zé)人要對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔，對(duì)檔案管理工作中存在的問題及時(shí)進(jìn)行整改。（三）檔案管理人員職責(zé)1.收集與整理：按照檔案管理要求，定期收集后勤工作中產(chǎn)生的各類文件資料，進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的齊全和完整。2.歸檔與保管：將整理好的檔案及時(shí)歸檔，妥善保管，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。3.檢索與利用：建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，對(duì)借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，確保按時(shí)歸還。4.統(tǒng)計(jì)與分析：定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析檔案管理工作中存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議。5.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物資采購與管理檔案：包括采購計(jì)劃、采購合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、物資庫存清單等。2.設(shè)施設(shè)備維護(hù)檔案：設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修工單、設(shè)備更新改造資料等。3.環(huán)境衛(wèi)生管理檔案：清潔工作計(jì)劃、衛(wèi)生檢查記錄、消毒記錄、垃圾處理記錄等。4.車輛管理檔案：車輛檔案（行駛證、保險(xiǎn)單等）、車輛維修記錄、油耗記錄、出車記錄等。5.餐飲服務(wù)檔案：食品采購索證資料、食品加工過程記錄、餐飲具消毒記錄、食品安全檢查記錄等。6.其他后勤相關(guān)檔案：后勤工作中形成的各類通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作方案等文件資料。（二）收集要求1.及時(shí)收集：各業(yè)務(wù)科室應(yīng)在工作完成后及時(shí)將相關(guān)文件資料移交檔案管理員，確保檔案資料的時(shí)效性。2.完整準(zhǔn)確：收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.分類清晰：檔案管理員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步分類，便于后續(xù)整理。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將后勤檔案分為物資管理類、設(shè)施設(shè)備類、環(huán)境衛(wèi)生類、車輛管理類、餐飲服務(wù)類等大類，每大類再根據(jù)具體情況細(xì)分小類。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度和順序號(hào)，便于檔案的識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.定期歸檔：檔案管理員應(yīng)定期對(duì)整理好的檔案進(jìn)行歸檔，一般每月或每季度進(jìn)行一次，確保檔案及時(shí)歸入相應(yīng)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備。2.規(guī)范存放：按照檔案分類順序，將檔案存放在專門制作的檔案柜中，每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類別和范圍，便于查找。3.建立索引：在檔案柜內(nèi)建立索引卡片，標(biāo)明檔案的編號(hào)、題名、存放位置等信息，方便快速定位檔案。（二）保管期限1.短期檔案：保管期限為15年的檔案，主要包括一般性的工作記錄、臨時(shí)性文件等。2.中期檔案：保管期限為510年的檔案，如物資采購合同、設(shè)備維護(hù)記錄等有一定參考價(jià)值的文件。3.長期檔案：保管期限為10年以上的檔案，如涉及公司重要資產(chǎn)、關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程等具有長期保存價(jià)值的檔案。（三）保管環(huán)境1.溫度與濕度：檔案庫房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間，以防止檔案因溫濕度變化而受損。2.防火與防盜：檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、防火門、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。3.防蟲與防潮：定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時(shí)采取措施進(jìn)行防治，同時(shí)做好防潮工作，防止檔案發(fā)霉、變形。五、檔案的檢索與利用（一）檢索方式1.手工檢索：利用檔案目錄進(jìn)行手工查找，通過檔案編號(hào)、題名、日期等信息快速定位所需檔案。2.電子檢索：建立電子檔案檢索系統(tǒng)，將檔案目錄錄入計(jì)算機(jī)，利用關(guān)鍵詞搜索等功能進(jìn)行快速檢索，提高檢索效率。（二）利用流程1.申請(qǐng)：因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、用途、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后提交檔案管理部門。2.審批：檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱：檔案管理員根據(jù)批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)，為查閱人員提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。(三)借閱期限1.一般性檔案借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案借閱期限根據(jù)具體情況確定，最長不超過[X]個(gè)工作日，借閱期間必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（四）歸還與注銷1.歸還：查閱或借閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理員，檔案管理員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損，并在查閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。2.注銷：檔案管理部門對(duì)已歸還的檔案查閱申請(qǐng)進(jìn)行注銷，將相關(guān)信息從檔案檢索系統(tǒng)中刪除，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、后勤部門相關(guān)業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限屆滿：根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.失去保存價(jià)值：對(duì)保管期限未滿，但已失去參考價(jià)值、無利用必要的檔案進(jìn)行鑒定。3.重復(fù)或多余：對(duì)內(nèi)容重復(fù)、信息冗余的檔案進(jìn)行甄別，確定是否需要銷毀。（三）銷毀程序1.提出意見：檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐一鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀審批表，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批：檔案銷毀審批表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)督，并做好銷毀記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀人員等。4.備案：檔案管理部門將檔案銷毀情況進(jìn)行備案，將銷毀記錄存入檔案，以備日后查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)后勤檔案的數(shù)字化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平和工作效率，方便檔案的檢索、利用和共享。（二）電子檔案收集與整理1.同步收集：在日常工作中，對(duì)于形成的電子文件，如電子文檔、電子表格、電子圖片等，應(yīng)與紙質(zhì)文件同步收集，并按照檔案整理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理。2.格式轉(zhuǎn)換與存儲(chǔ)：對(duì)不同格式的電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，確保存儲(chǔ)格式的兼容性和通用性，將電子檔案存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。（三）電子檔案管理系統(tǒng)1.系統(tǒng)功能：建立電子檔案管理系統(tǒng)，具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)電子檔案的全過程管理。2.權(quán)限設(shè)置：根據(jù)檔案的保密級(jí)別和使用范圍，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保電子檔案的安全性和保密性。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相應(yīng)的電子檔案。3.數(shù)據(jù)安全：采取數(shù)據(jù)加密、防火墻、定期殺毒等措施，保障電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查：檔案管理部門定期對(duì)后勤部門檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、檢索、利用等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.不定期抽查：公司檔案管理機(jī)構(gòu)不定期對(duì)后勤部門檔案管理情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理的規(guī)范性和檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性。（二）考核機(jī)制1.建立考核指標(biāo)：制定檔案管理工作考核指標(biāo)體系，包括檔案收集及時(shí)率、檔案整理準(zhǔn)確率、檔案歸檔完整率、檔案保管安全率、檔案利用滿意度等指標(biāo)。2.考核方式：采用自評(píng)與上級(jí)評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式，每年對(duì)后勤部門檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。自評(píng)由后勤部門檔案管理員負(fù)責(zé)，上級(jí)評(píng)價(jià)由檔案管理部門