科研檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科研檔案的科學(xué)管理，確?？蒲袡n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研檔案在公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及科研項(xiàng)目的部門、團(tuán)隊(duì)及個(gè)人所形成的科研檔案的保管管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司科研檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則科研檔案應(yīng)如實(shí)反映科研活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則全面收集科研項(xiàng)目各個(gè)階段形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的科研檔案進(jìn)行保密管理。二、科研檔案的范圍與分類（一）范圍1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)階段文件，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等。2.科研項(xiàng)目研究過程中形成的各類文件，如實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、技術(shù)方案、圖紙、圖表等。3.科研項(xiàng)目成果鑒定、驗(yàn)收階段文件，包括成果鑒定書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.科研項(xiàng)目知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件，如專利申請(qǐng)文件、軟件著作權(quán)登記文件等。5.科研項(xiàng)目合作與交流文件，如合作協(xié)議、學(xué)術(shù)會(huì)議資料等。（二）分類1.按科研項(xiàng)目類別分類，如基礎(chǔ)研究項(xiàng)目檔案、應(yīng)用研究項(xiàng)目檔案、開發(fā)研究項(xiàng)目檔案等。2.按科研項(xiàng)目階段分類，如立項(xiàng)階段檔案、研究階段檔案、成果階段檔案等。3.按文件載體分類，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。三、科研檔案的收集與整理（一）收集1.各科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集本項(xiàng)目在各個(gè)階段形成的文件材料，并定期移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)參與科研項(xiàng)目的重要活動(dòng)，及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，督促項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好文件材料的收集工作。3.對(duì)于科研項(xiàng)目合作單位提供的文件材料，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集，并確保其完整性和準(zhǔn)確性。（二）整理1.檔案管理部門對(duì)收集到的科研檔案進(jìn)行分類整理，按照分類方案進(jìn)行編號(hào)、編目。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁，去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和可利用性。4.對(duì)聲像檔案進(jìn)行整理，編寫文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。四、科研檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門的科研檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房?jī)?nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜或密集架中，按照編號(hào)順序排列，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，如磁盤、磁帶、光盤等，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體類型分別存放，如照片應(yīng)存放在相冊(cè)或照片檔案盒中，錄像帶、錄音帶應(yīng)存放在專門的磁帶庫中。（三）保管期限1.科研檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的科研檔案包括公司重大科研項(xiàng)目檔案、涉及公司核心技術(shù)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案等。3.長(zhǎng)期保管的科研檔案保管期限為10年以上，一般包括重要科研項(xiàng)目檔案、具有一定技術(shù)價(jià)值的檔案等。4.短期保管的科研檔案保管期限為110年，主要包括一般性科研項(xiàng)目檔案、臨時(shí)性科研活動(dòng)形成的檔案等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)科研檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管期限、存儲(chǔ)位置等。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如檔案缺失應(yīng)查明原因并進(jìn)行補(bǔ)充，檔案損壞應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制等。五、科研檔案的利用（一）利用原則1.科研檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和有效利用。2.嚴(yán)格按照公司規(guī)定的利用范圍和審批程序進(jìn)行檔案利用，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或泄露檔案內(nèi)容。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部科研人員查閱、借閱科研檔案，用于科研項(xiàng)目的研究、總結(jié)、申報(bào)等工作。2.公司內(nèi)部其他部門因工作需要查閱、借閱相關(guān)科研檔案，用于了解公司科研情況、開展業(yè)務(wù)合作等。3.外部單位因合作、交流等需要查閱、借閱公司科研檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。（三）利用程序1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱科研檔案，應(yīng)填寫《科研檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，注明查閱/借閱的檔案名稱、用途、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)符合利用條件的，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案。3.外部單位查閱、借閱科研檔案，須提交正式的申請(qǐng)函，說明查閱/借閱的目的、范圍、期限等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱或借閱，并監(jiān)督利用過程。4.查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。5.查閱、借閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案，如需復(fù)印或復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。六、科研檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的科研檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理部門、科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)專家等組成的鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)科研檔案的保管期限、價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的科研檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的科研檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的科研檔案，由檔案管理部門編制《科研檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.《科研檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀科研檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑缂堎|(zhì)檔案可采用焚燒、粉碎等方式，電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，由監(jiān)銷人員在《科研檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、科研檔案的保密與安全（一）保密1.接觸科研檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，簽訂保密協(xié)議，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的科研檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施進(jìn)行保密管理。3.嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所談?wù)摗鞑タ蒲袡n案內(nèi)容，不得將科研檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。（二）安全1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備