檔案雙套進(jìn)館制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范檔案雙套進(jìn)館工作，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門形成的各類檔案雙套進(jìn)館工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案雙套進(jìn)館工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則檔案雙套進(jìn)館應(yīng)保持檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案雙套進(jìn)館過程中的安全保密措施，防止檔案信息泄露和丟失。4.便于利用原則檔案雙套進(jìn)館應(yīng)便于檔案的查閱、利用和管理，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案雙套進(jìn)館的范圍與要求（一）進(jìn)館范圍1.文書檔案本公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件等。2.科技檔案與本公司/組織科研、生產(chǎn)、建設(shè)等活動(dòng)相關(guān)的技術(shù)文件、圖紙、數(shù)據(jù)等。3.會計(jì)檔案本公司/組織的會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算資料。4.人事檔案本公司/組織員工的個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評價(jià)、工資福利等檔案材料。5.業(yè)務(wù)檔案本公司/組織各業(yè)務(wù)部門開展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等檔案。（二）進(jìn)館要求1.質(zhì)量要求檔案應(yīng)齊全完整，符合檔案整理規(guī)范，能夠準(zhǔn)確反映本公司/組織的工作活動(dòng)和歷史面貌。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)完備。檔案載體應(yīng)符合耐久性要求，字跡清晰，圖像完整，聲音清晰可辨。2.格式要求紙質(zhì)檔案應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。電子檔案應(yīng)采用通用格式，如PDF、TIFF等，確保能夠長期有效讀取，且圖像清晰、文字準(zhǔn)確。同時(shí)，電子檔案應(yīng)按照一定的分類體系進(jìn)行存儲，建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索。3.時(shí)間要求各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)將符合要求的檔案雙套移交進(jìn)館。一般情況下，當(dāng)年形成的檔案應(yīng)在次年上半年完成雙套進(jìn)館工作。對于重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)整理進(jìn)館。三、檔案雙套進(jìn)館的流程（一）檔案整理1.各部門負(fù)責(zé)對本部門形成的檔案進(jìn)行收集、分類、整理。按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，將檔案劃分為不同的類別，如文書檔案可分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理等類別；科技檔案可按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類。2.檔案整理應(yīng)遵循統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。例如，文書檔案的編號可采用年度保管期限流水號的方式，如2023永久001。3.對于破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（二）檔案數(shù)字化1.紙質(zhì)檔案整理完成后，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理。數(shù)字化過程應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保數(shù)字化圖像清晰、完整、準(zhǔn)確。2.數(shù)字化設(shè)備和軟件應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，保證設(shè)備運(yùn)行正常，軟件功能符合要求。3.數(shù)字化操作人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉數(shù)字化流程和技術(shù)要求，確保數(shù)字化質(zhì)量。（三）檔案審核1.各部門將整理好的檔案雙套及數(shù)字化成果提交至公司/組織檔案管理部門進(jìn)行審核。2.檔案管理部門按照檔案進(jìn)館要求，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括檔案的分類是否合理、編號是否準(zhǔn)確、內(nèi)容是否完整、格式是否符合要求等。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行整改，整改完成后重新提交審核，直至審核通過。（四）檔案移交1.審核通過的檔案雙套及數(shù)字化成果，由各部門按照規(guī)定的時(shí)間和方式移交至檔案管理部門。2.移交時(shí)，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案雙套及數(shù)字化成果妥善保管，并按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行錄入和存儲，建立檔案數(shù)據(jù)庫，方便檔案的查詢和利用。四、檔案雙套進(jìn)館的管理與維護(hù)（一）檔案存儲1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存儲環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、除濕機(jī)、防蟲藥品、防鼠板等。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序排列上架，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放架位、層號等信息。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案檢索1.在檔案管理系統(tǒng)中建立完善的檢索功能，支持按照檔案的類別、年度、文號、題名、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行檢索，方便用戶快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。2.定期對檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，根據(jù)用戶的使用反饋，不斷優(yōu)化檢索功能，提高檢索效率。（三）檔案利用1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的查閱范圍和審批權(quán)限提供檔案查閱服務(wù)，并對查閱過程進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的查閱場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。4.外部單位因工作需要查閱本公司/組織檔案時(shí)，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱過程進(jìn)行全程監(jiān)督。（四）檔案保密1.檔案管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案保密制度，并對檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，確保檔案信息安全。3.在檔案查閱利用過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人員遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息用于非工作目的或泄露給無關(guān)人員。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案保管期限是否已滿，是否失去保存價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同參與。2.對于經(jīng)過鑒定確定失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息，并由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、監(jiān)銷人員等簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。監(jiān)銷人員應(yīng)全程監(jiān)督檔案銷毀過程，防止檔案丟失或泄露。五、檔案雙套進(jìn)館的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對檔案雙套進(jìn)館制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)等組成。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施檔案雙套進(jìn)館的日常監(jiān)督檢查工作，定期對各部門檔案整理、數(shù)字化、移交等工作進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案雙套進(jìn)館制度的執(zhí)行情況，包括檔案整理、數(shù)字化、審核、移交等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，檔案內(nèi)容是否真實(shí)可靠，格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)，編號是否準(zhǔn)確等。3.檔案存儲環(huán)境的安全性，庫房設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，檔案是否妥善保管。4.檔案檢索、利用、保密等管理工作是否規(guī)范，是否滿足公司/組織工作需要。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理部門每季度對各部門檔案雙套進(jìn)館工作進(jìn)行一次全面檢查，檢查結(jié)果形成書面報(bào)告，報(bào)送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。2.不定期抽查監(jiān)督檢查小組不定期對各部門檔案工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和存在問題較多的部門，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項(xiàng)檢查針對檔案雙套進(jìn)館工作中的重點(diǎn)項(xiàng)目、重要環(huán)節(jié)或存在的突出問題，開展專項(xiàng)檢查，確保檔案工作質(zhì)量。（四）問題整改與責(zé)任追究1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，應(yīng)提交整改報(bào)告，由檔案管理部門進(jìn)行復(fù)查。2.對違反檔案雙套進(jìn)館制度，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)嚴(yán)重問題的部門和個(gè)人，公司/組織將視情節(jié)輕重，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行責(zé)任