強化檔案制度管理一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設立專門的檔案管理機構或指定專人負責檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項工作活動，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件資料。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為公司/組織的各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置公司/組織設立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責公司/組織檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀公司/組織各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對公司/組織各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查，定期開展檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理、生產(chǎn)經(jīng)營等工作提供檔案信息服務。6.做好檔案的信息化建設工作，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，提高檔案管理效率和服務質量。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作，保證檔案的安全。4.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.積極參與檔案信息化建設，錄入檔案信息，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理信息化水平。6.協(xié)助檔案管理部門開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司/組織員工的檔案意識。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、會議紀要、工作計劃、總結、規(guī)章制度、合同協(xié)議、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務經(jīng)營類檔案：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、質量管理、技術研發(fā)、售后服務等業(yè)務活動中形成的各類文件、報表、記錄、合同、協(xié)議、技術資料、圖紙等。3.基本建設類檔案：涉及公司/組織新建、改建、擴建項目的可行性研究報告、項目立項批復、設計文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗收報告等。4.設備儀器類檔案：包括公司/組織購置的各類設備、儀器的說明書、操作手冊、維修記錄、保養(yǎng)記錄以及設備采購合同等。5.會計檔案：按照國家有關會計檔案管理規(guī)定，收集整理公司/組織的會計憑證、會計賬簿、財務報告、審計報告等會計資料。6.聲像檔案：記錄公司/組織重要活動、會議、工程建設等的照片、錄音、錄像等資料。7.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報表等，包括辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件、業(yè)務系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)文件等。（二）檔案收集要求1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集齊全。2.收集的檔案應真實、準確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體應符合耐久性要求。3.對歸檔的電子文件，應確保其內(nèi)容完整、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，并按照規(guī)定進行存儲和管理。4.各部門在工作中形成的重要文件、資料應及時向檔案管理部門移交，不得自行留存或銷毀。（三）檔案整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為行政管理類、業(yè)務經(jīng)營類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、聲像檔案類、電子檔案類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體情況設置二級及以下類目。2.編號：對每一份檔案或一組檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號方法可采用年度流水號、分類編號等方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目，以便快速查找和了解檔案的基本信息。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標明檔案類別、編號、年度等信息，便于存放和管理。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜防塵、防光、防高溫等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，以滿足檔案保管的要求。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案保管方式1.紙質檔案應按照分類、編號順序存放在檔案密集架上，便于查找和管理。2.電子檔案應進行備份存儲，備份介質可采用磁帶、光盤、硬盤等，備份數(shù)據(jù)應定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可恢復性。3.聲像檔案應根據(jù)其載體形式分別進行保管，照片應沖洗或掃描后分類裝訂成冊，錄音、錄像帶應標注相關信息并妥善存放。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、合同協(xié)議、財務審計報告、人事檔案等，這些檔案對公司/組織具有長遠的查考利用價值。3.長期保管的檔案保管期限一般為15年至50年，主要包括公司/組織的一般性業(yè)務文件、技術資料、設備檔案等，這些檔案在一定時期內(nèi)對公司/組織的工作具有重要的參考作用。4.短期保管的檔案保管期限一般為5年以下，主要包括公司/組織的臨時性文件、一般性報表等，這些檔案在較短時間內(nèi)具有查考價值，保管期滿后可按規(guī)定進行銷毀。（四）檔案定期清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和保管狀況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息是否準確完整，檔案的存放位置是否正確，檔案是否有損壞、丟失等情況。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行處理，如補充缺失檔案、更正錯誤信息、修復損壞檔案等，并做好清查記錄。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息的正確使用，不得損害公司/組織的利益和形象。2.嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，履行必要手續(xù)，保證檔案的安全和完整。3.根據(jù)利用者的需求，提供準確、有效的檔案信息服務，提高檔案的利用效率。（二）利用方式1.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應對借閱申請進行審核，對符合要求的予以批準，并將檔案借給借閱者。借閱者應在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應重新辦理申請手續(xù)。2.查閱：查閱檔案一般應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱者不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。3.出具證明：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其出具檔案證明，證明內(nèi)容應客觀、準確、真實，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的借閱、查閱、出具證明等利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、部門、利用時間、檔案名稱、數(shù)量、用途等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案利用人次、利用檔案數(shù)量、利用目的分布等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。2.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值和歷史查考價值等因素，對檔案進行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織與方法1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。2.鑒定工作小組應按照檔案鑒定標準和方法，對檔案進行逐卷、逐件審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，判斷檔案是否仍具有保存價值。3.對于保管期滿但仍具有重要查考利用價值的檔案，應延長保管期限；對于已失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)鑒定工作小組的意見，編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字后，報公司/組織主管領導審批。3.經(jīng)批準后，檔案管理部門應指定專人負責檔案銷毀工作，銷毀時應確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務質量。2.實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織各部門提供便捷的檔案信息服務，促進公司/組織的信息化建設和發(fā)展。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化處理，將其轉換為電子文件存儲在檔案管理信息系統(tǒng)中。數(shù)字化過程應保證檔案內(nèi)容的準確性和完整性，同時建立相應的元數(shù)據(jù)，便于檔案的檢索和利用。2.系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)應具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理工作的全過程信息化。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。定期對系統(tǒng)進行安全檢查和維護，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。（三）信息化管理要求