完善檔案檢查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，特制定本檔案檢查制度。本制度旨在規(guī)范檔案檢查工作流程，保障公司檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，為公司各項(xiàng)工作的開展提供有力的檔案支持。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工所涉及的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案檢查工作合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則對(duì)公司各類檔案的形成、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面檢查，不留死角。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，并準(zhǔn)確記錄和反饋，以便采取有效措施加以解決。4.責(zé)任明確原則明確檔案檢查工作中各部門及人員的職責(zé)，確保檢查工作有序進(jìn)行。二、檔案檢查的組織與職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案檢查計(jì)劃，明確檢查的范圍、內(nèi)容、時(shí)間安排等。2.組織實(shí)施檔案檢查工作，包括組建檢查小組、制定檢查方案等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行匯總分析，提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。4.定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案檢查工作情況，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的自查工作，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)整理、歸檔各類檔案，并確保檔案的質(zhì)量。2.配合檔案管理部門開展檔案檢查工作，提供相關(guān)資料和信息，協(xié)助查找問題。3.根據(jù)檔案檢查中提出的整改意見，負(fù)責(zé)本部門檔案問題的整改落實(shí)工作。（三）檢查人員職責(zé)1.嚴(yán)格按照檔案檢查制度和檢查方案開展工作，認(rèn)真履行檢查職責(zé)。2.對(duì)檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.客觀公正地評(píng)價(jià)檔案管理情況，不得隱瞞或虛報(bào)問題。三、檔案檢查的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案的完整性檢查1.文件材料收集齊全，應(yīng)歸檔的文件無(wú)遺漏。2.各類檔案的附件、底稿等配套齊全，與正文相互印證。3.檔案的年度、類別劃分準(zhǔn)確，編號(hào)連續(xù)，目錄清晰。（二）檔案的準(zhǔn)確性檢查1.文件內(nèi)容真實(shí)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字、蓋章等手續(xù)完備。2.檔案整理規(guī)范，題名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容，日期、文號(hào)等標(biāo)注無(wú)誤。3.檔案的數(shù)字化副本與原件一致，圖像清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。（三）檔案的系統(tǒng)性檢查1.檔案分類科學(xué)合理，符合公司檔案分類方案，層次分明。2.檔案排列有序，按照一定的邏輯順序進(jìn)行排列，便于查找利用。3.相關(guān)檔案之間的聯(lián)系緊密，能夠形成完整的體系，反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的全貌。（四）檔案的安全性檢查1.檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.檔案載體完好無(wú)損，字跡清晰，電子檔案數(shù)據(jù)備份及時(shí)、安全。3.檔案查閱、借閱、歸還等手續(xù)嚴(yán)格，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。（五）檔案利用情況檢查1.檔案利用制度健全，利用流程規(guī)范，能夠滿足公司各項(xiàng)工作的需求。2.檔案查閱、借閱登記完整，利用效果良好，能夠?yàn)楣緵Q策、業(yè)務(wù)開展等提供有效支持。3.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，評(píng)估檔案利用價(jià)值，為檔案管理工作改進(jìn)提供參考。四、檔案檢查的方式與頻率（一）自查各部門每月應(yīng)進(jìn)行一次檔案自查，對(duì)本部門檔案的整理、歸檔情況進(jìn)行全面檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。自查結(jié)束后，應(yīng)填寫《檔案自查報(bào)告》，報(bào)送檔案管理部門。（二）定期檢查檔案管理部門每季度組織一次定期檔案檢查，對(duì)公司各部門檔案管理情況進(jìn)行全面檢查。定期檢查可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、抽樣檢查等方式，檢查結(jié)束后，應(yīng)形成《檔案定期檢查報(bào)告》，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)，并反饋各部門。（三）專項(xiàng)檢查根據(jù)公司工作需要或檔案管理中出現(xiàn)的突出問題，檔案管理部門可適時(shí)組織專項(xiàng)檔案檢查。專項(xiàng)檢查應(yīng)針對(duì)特定的檔案類別或管理環(huán)節(jié)進(jìn)行深入檢查，提出針對(duì)性的整改措施。專項(xiàng)檢查結(jié)束后，應(yīng)撰寫《檔案專項(xiàng)檢查報(bào)告》。（四）不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，不定期對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行抽查。抽查可采取隨機(jī)抽取檔案、實(shí)地查看等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，督促各部門加強(qiáng)管理。五、檔案檢查的程序（一）檢查準(zhǔn)備1.制定檢查方案檔案管理部門根據(jù)檢查的目的、范圍和要求，制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查的內(nèi)容、方法、步驟、人員分工等。2.組建檢查小組根據(jù)檢查方案，組建由檔案管理部門人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成的檢查小組。檢查小組應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)。3.收集檢查資料檢查小組提前收集與檔案檢查相關(guān)的資料，如檔案管理制度、分類方案、目錄清單等，為檢查工作做好準(zhǔn)備。（二）實(shí)施檢查1.聽取匯報(bào)檢查小組首先聽取被檢查部門關(guān)于檔案管理工作的匯報(bào)，了解檔案管理的基本情況、工作措施及存在的問題等。2.查閱檔案按照檢查方案確定的檢查內(nèi)容和范圍，檢查小組對(duì)被檢查部門的檔案進(jìn)行逐一查閱，對(duì)照檢查標(biāo)準(zhǔn)，詳細(xì)記錄發(fā)現(xiàn)的問題。3.實(shí)地查看檢查小組實(shí)地查看檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所，檢查檔案保管環(huán)境、設(shè)施設(shè)備等情況，確保檔案安全。4.詢問交流檢查小組與被檢查部門相關(guān)人員進(jìn)行詢問交流，了解檔案管理工作中的實(shí)際操作流程、遇到的困難及意見建議等。（三）檢查結(jié)果反饋1.匯總問題檢查結(jié)束后，檢查小組對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行匯總整理，形成《檔案檢查問題清單》。2.反饋意見檔案管理部門向被檢查部門反饋《檔案檢查問題清單》，明確指出存在的問題，并提出整改意見和要求。反饋意見應(yīng)書面送達(dá)被檢查部門，并進(jìn)行溝通解釋。3.被檢查部門確認(rèn)被檢查部門對(duì)反饋的問題進(jìn)行確認(rèn)，如有異議，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出申訴，檔案管理部門進(jìn)行核實(shí)處理。（四）整改落實(shí)1.制定整改計(jì)劃被檢查部門根據(jù)反饋的問題，制定詳細(xì)的整改計(jì)劃，明確整改措施、責(zé)任人員、整改期限等，并報(bào)送檔案管理部門。2.實(shí)施整改被檢查部門按照整改計(jì)劃認(rèn)真組織實(shí)施整改工作，確保問題得到有效解決。整改過程中，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)跟蹤指導(dǎo)，及時(shí)提供必要的幫助和支持。3.整改驗(yàn)收整改期限屆滿后，檔案管理部門組織對(duì)被檢查部門的整改情況進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，被檢查部門提交《檔案整改報(bào)告》，檔案管理部門將整改情況記錄在案。六、檔案檢查結(jié)果的處理（一）對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的一般性問題被檢查部門應(yīng)立即進(jìn)行整改，檔案管理部門負(fù)責(zé)跟蹤督促，確保問題得到及時(shí)解決。整改情況應(yīng)在部門內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)，以引起全體員工對(duì)檔案管理工作的重視。（二）對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的較嚴(yán)重問題1.檔案管理部門應(yīng)下達(dá)《檔案整改通知書》，明確整改要求和期限。被檢查部門應(yīng)針對(duì)問題進(jìn)行深入分析，制定切實(shí)可行的整改措施，并在規(guī)定期限內(nèi)完成整改。2.整改完成后，被檢查部門應(yīng)提交整改報(bào)告，檔案管理部門組織驗(yàn)收。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)責(zé)令繼續(xù)整改，直至達(dá)到要求。3.對(duì)因較嚴(yán)重問題導(dǎo)致檔案管理工作受到影響的部門，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如通報(bào)批評(píng)、績(jī)效考核扣分等。（三）對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的重大問題1.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究，制定解決方案。2.根據(jù)問題的性質(zhì)和影響程度，對(duì)相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行嚴(yán)肅問責(zé)，涉及違法違紀(jì)的，依法依規(guī)追究法律責(zé)任。3.針對(duì)重大問題，公司應(yīng)舉一反三，完善相關(guān)制度和流程，防止類似問題再次發(fā)生。七、檔案檢查工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部設(shè)立檔案檢查工作監(jiān)督小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、紀(jì)檢監(jiān)察部門人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案檢查工作進(jìn)行全程監(jiān)督。2.監(jiān)督小組定期對(duì)檔案檢查工作的組織實(shí)施、檢查結(jié)果反饋、整改落實(shí)等情況進(jìn)行檢查，確保檔案檢查工作公正、公平、公開。3.接受公司員工對(duì)檔案檢查工作的監(jiān)督舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)事項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查核實(shí)，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，嚴(yán)肅處理。（二）考核辦法1.將檔案檢查工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)檔案