機關檔案室制度一、總則（一）目的為加強機關檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在機關工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本機關實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關各部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機關檔案室對本機關全部檔案實行集中統(tǒng)一管理，維護檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則。檔案內(nèi)容必須真實反映機關工作活動的實際情況，確保檔案信息的準確性。3.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格保密制度，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為機關各項工作提供便捷的檔案利用服務。二、檔案管理機構與人員（一）檔案室設置設立機關檔案室，作為本機關檔案管理的專門機構，配備必要的辦公場所、設施設備和檔案裝具。（二）人員配備1.檔案室配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉機關工作業(yè)務，經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓，取得相應的崗位資格證書。2.根據(jù)工作需要，可以聘請兼職檔案員，協(xié)助各部門做好檔案的收集、整理和移交工作。兼職檔案員應明確工作職責，接受檔案室的業(yè)務指導和監(jiān)督。（三）崗位職責1.檔案管理人員崗位職責負責制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。負責檔案的檢索工具編制、數(shù)字化處理、信息系統(tǒng)維護等工作，提高檔案利用效率。負責檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和泄密。負責組織檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序辦理檔案銷毀手續(xù)。負責接待檔案查閱利用，提供檔案信息服務，做好查閱利用登記工作。負責開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高機關工作人員的檔案意識和業(yè)務水平。完成領導交辦的其他與檔案管理有關的工作任務。2.兼職檔案員崗位職責負責本部門檔案的收集、整理工作，確保檔案的齊全、完整。按照檔案管理要求，對本部門形成的檔案進行分類、裝訂，定期移交檔案室。協(xié)助檔案室做好檔案的查閱利用工作，提供必要的檔案信息。負責本部門檔案的安全保管，發(fā)現(xiàn)問題及時向檔案室報告。接受檔案室的業(yè)務指導和監(jiān)督，參加檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.機關在履行職能過程中形成的各種文件材料，包括上級文件、本級文件、下級文件、內(nèi)部文件、會議文件、計劃總結、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、人事檔案、財務檔案、基建檔案、設備檔案等。2.機關工作人員在工作活動中形成的具有保存價值的個人材料，如工作筆記、調(diào)研報告、學術論文、獲獎證書等。3.機關開展重大活動、重要項目形成的專項檔案，如活動方案、領導講話、會議紀要、項目申報材料、驗收報告等。4.反映機關歷史沿革、機構設置、人員編制等情況的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體應符合檔案保管要求。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關資料，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.各部門應定期將收集的檔案移交檔案室，移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（三）特殊檔案收集1.人事檔案的收集按照國家有關人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行，由人事部門負責整理和移交檔案室。2.財務檔案的收集按照國家有關財務管理和會計檔案管理規(guī)定執(zhí)行，由財務部門負責整理和移交檔案室。3.基建檔案的收集按照國家有關基本建設項目檔案管理規(guī)定執(zhí)行，由基建部門負責整理和移交檔案室。4.設備檔案的收集按照國家有關設備管理和檔案管理規(guī)定執(zhí)行，由設備管理部門負責整理和移交檔案室。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準1.文書檔案按照年度機構保管期限分類。年度：按照文件形成的自然年度進行分類。機構：按照機關內(nèi)部的組織機構進行分類。保管期限：根據(jù)文件的保存價值，分為永久、定期（30年、10年）。2.科技檔案按照項目專業(yè)分類。項目：按照基本建設項目、設備儀器項目等進行分類。專業(yè)：在項目內(nèi)按照專業(yè)性質(zhì)進一步分類，如工程設計、施工、監(jiān)理等。3.會計檔案按照年度形式分類。年度：按照會計核算年度進行分類。形式：按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等形式進行分類。4.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進行分類整理。（三）整理方法1.文書檔案整理裝訂：對紙質(zhì)文件材料進行整理，去除金屬物，采用線裝或縫紉機軋邊等方式進行裝訂，保持文件的整齊牢固。分類：按照分類標準，將文件材料進行分類。編號：對每一類文件材料進行編號，編號應連續(xù)、準確。編目：編制檔案目錄，包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目，目錄應打印或手寫清晰，一式兩份，一份裝訂在案卷內(nèi)，一份單獨成冊。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背填寫相關信息。2.科技檔案整理組卷：按照項目和專業(yè)要求，將科技文件材料進行組卷，卷內(nèi)文件應排列有序，編寫頁號。編目：編制科技檔案目錄，包括項目名稱、案卷號、題名、日期、保管期限、密級等項目，目錄應打印或手寫清晰，一式兩份，一份裝訂在案卷內(nèi)，一份單獨成冊。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背填寫相關信息。3.會計檔案整理分類：按照會計檔案分類標準，將會計憑證、會計賬簿、財務報告等進行分類。編號：對每一類會計檔案進行編號，編號應連續(xù)、準確。編目：編制會計檔案目錄，包括檔案名稱、年度、保管期限、冊數(shù)、起止日期等項目，目錄應打印或手寫清晰，一式兩份，一份裝訂在案卷內(nèi)，一份單獨成冊。裝盒：將整理好的會計檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背填寫相關信息。4.人事檔案整理分類：按照人事檔案管理規(guī)定，將人事檔案材料進行分類整理，如履歷材料、自傳材料、考核材料、學歷學位材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資待遇材料、出國（境）材料、勞動合同等。編號：對每一類人事檔案材料進行編號，編號應連續(xù)、準確。編目：編制人事檔案目錄，包括材料名稱、日期、頁碼等項目，目錄應打印或手寫清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案內(nèi)，一份單獨成冊。裝盒：將整理好的人事檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背填寫相關信息。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應選擇安全、干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的房間作為檔案保管場所。2.檔案保管場所應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等設施設備，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具1.檔案應使用符合國家標準的檔案盒、檔案柜、檔案架等裝具進行保管。2.檔案裝具應堅固耐用，便于存放和查找檔案，能夠有效保護檔案的安全。（三）檔案存放1.檔案應按照分類編號順序存放，不同門類、不同保管期限的檔案應分開存放。2.檔案存放應整齊有序，便于查找和利用，同時應留出必要的通道和空間，便于檔案管理人員進行日常管理和維護。（四）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。永久保管的檔案主要包括：本機關制定的法規(guī)政策性文件材料；本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等；本機關機構演變、人事任免等文件材料；本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。定期保管3十年的檔案主要包括：本機關主要職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；本機關一般工作問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統(tǒng)計報表等；本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；本機關一般性會議文件材料；本機關關于一般性問題的通知、通報等文件材料；本機關機構編制、干部任免、人員調(diào)動等文件材料；本機關財產(chǎn)、物資、檔案等的一般性管理文件材料；上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。定期保管10年的檔案主要包括：本機關一般性事務管理文件材料；本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；本機關一般性文件的短期參考價值的文件材料；本機關關于一般性問題的通知、通報等文件材料；本機關機構編制、干部任免、人員調(diào)動等文件材料；本機關財產(chǎn)、物資、檔案等的一般性管理文件材料；上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。2.科技檔案、會計檔案、人事檔案等其他門類檔案的保管期限按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。（五）檔案保管檢查1.檔案管理人員應定期對檔案保管狀況進行檢查，一般每月檢查一次，重點檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等情況。2.檢查中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。3.對檔案保管檢查情況應進行詳細記錄，發(fā)現(xiàn)問題應及時報告并采取整改措施，確保檔案的安全保管。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由機關分管領導擔任組長，檔案室負責人、相關業(yè)務部門負責人等為成員。檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織實施檔案鑒定工作。（二）鑒定標準1.依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合本機關檔案的實際情況，制定檔案鑒定標準。2.檔案鑒定應從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，判斷檔案的保存價值。3.對已過保管期限的檔案，應重點審查其是否仍具有查考利用價值，是否涉及重要歷史事件、重要業(yè)務活動等。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對已到保管期限的檔案進行初步整理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案清單進行審核，根據(jù)鑒定標準，逐卷逐件進行鑒定，確定檔案的存毀。3.對確定銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，包括檔案題名、年度、保管期限、卷號、冊數(shù)、頁數(shù)等項目，一式兩份。4.檔案鑒定工作小組對檔案銷毀清冊進行審批，經(jīng)機關分管領導批準后，方可進行檔案銷毀。（四）銷毀實施1.在指定地點對銷毀檔案進行集中銷毀，銷毀應采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。3.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清冊歸檔保存，作為檔案鑒定與銷毀工作的記錄。七、檔案利用（一）利用范圍1.本機關工作人員因工作需要，可以查閱、借閱本機關保管的檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)本機關分管領導批準，可以查閱、借閱本機關保管的相關檔案。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感檔案的利用，應按照國家有關保密規(guī)定執(zhí)行。（二）利用手續(xù)1.本機關工作人員查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、年度、保管期限、卷號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應持單位介紹信，填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、年度、保管期限、卷號等信息，經(jīng)本機關分管領導批準后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應按照規(guī)定對查閱、借閱申請進行審核，對符合條件的申請，應及時提供檔案，并做好查閱、借閱登記工作。查閱、借閱登記應包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人姓名、單位、檔案名稱、年度保管期限、卷號、查閱、借閱目的、歸還日期等項目。（三）利用方式1.查閱檔案應在檔案室指定的地點進行，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助和指導，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱檔案一般不得超過規(guī)定的期限，確因工作需要延長借閱期限的，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、丟失、損壞檔案。3.如需復印、摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。復印、摘錄的檔案材料應與原件核對無誤，并注明出處。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理人員應對檔案利用情況進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時制止和糾正。2.對違反檔案利用規(guī)定的行為，應按照有關規(guī)定進行處理，情節(jié)嚴重的，應依法追究責任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索利用、在線管理等功能。2.提高檔案管理工作效率和服務水平，為機關各項工作提供便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化加工1.對重要檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對數(shù)字化檔案進行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏、拼接等，提高圖像質(zhì)量。3.對數(shù)字化檔案進行分類、著錄、標引等，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。（三）信息系統(tǒng)管理1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務模塊，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化流程。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應具備用戶管理、權限管理、