檔案信息保管制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案信息的保管工作，確保檔案信息的完整性、準確性、安全性和保密性，充分發(fā)揮檔案信息在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案信息形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類檔案信息實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案信息的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則檔案信息應如實反映公司/組織各項工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案內容。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各個業(yè)務活動中形成的各類檔案信息，保證檔案信息的齊全和完整。4.安全性原則采取有效措施，確保檔案信息的實體安全和信息安全，防止檔案信息的損壞、丟失和泄露。5.保密性原則對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。6.方便利用原則在確保檔案信息安全和保密的前提下，建立科學合理的檔案利用機制，方便公司/組織內部各部門及相關人員查閱和使用檔案信息。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立檔案管理中心，負責統(tǒng)籌管理公司/組織的各類檔案信息。檔案管理中心應配備專業(yè)的檔案管理人員，明確各崗位的職責分工。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度根據國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司/組織實際情況，制定和修訂檔案信息保管制度、檔案分類方案、檔案編號規(guī)則等相關制度和規(guī)范。2.檔案的收集與整理指導和監(jiān)督各部門做好檔案的收集工作，確保檔案材料的齊全、完整；按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行科學分類、編號、編目等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案的歸檔與保管負責接收各部門移交的檔案，辦理檔案歸檔手續(xù)；按照檔案保管要求，妥善保管各類檔案，確保檔案實體安全；定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現問題及時處理。4.檔案的數字化管理推進檔案數字化工作，將重要檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫，實現檔案信息的在線查詢和利用；加強電子檔案的安全管理，采取數據備份、加密存儲等措施，防止電子檔案信息丟失或損壞。5.檔案的利用與服務建立檔案利用制度，為公司/組織內部各部門及相關人員提供檔案查閱、借閱等服務；根據工作需要，對檔案進行整理、編研，為公司/組織的決策、管理等工作提供參考依據。6.檔案的鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限；對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理；做好檔案鑒定和銷毀的記錄工作。7.檔案管理設施建設與維護負責檔案管理場所及設施設備的建設、配備和維護，確保檔案保管環(huán)境符合要求；配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備，保障檔案安全。8.檔案管理人員培訓與考核組織檔案管理人員參加業(yè)務培訓，提高其專業(yè)素質和業(yè)務能力；建立檔案管理人員考核機制，對其工作表現進行定期考核，激勵檔案管理人員認真履行職責。9.與外部檔案管理機構的溝通與協(xié)作加強與上級主管部門、檔案行政管理部門、相關行業(yè)協(xié)會等外部檔案管理機構的溝通與協(xié)作，及時了解和掌握檔案管理的最新政策法規(guī)和行業(yè)動態(tài)；積極參與檔案管理業(yè)務交流活動，學習借鑒先進的檔案管理經驗和技術。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類包括公司/組織設立、變更、注銷等相關文件；公司章程、股東會議記錄、董事會決議等；公司/組織內部管理制度、工作流程、崗位職責等；行政公文、函件、通知、報告等；員工人事檔案、勞動合同、薪酬福利等相關資料。2.財務檔案類涵蓋會計憑證、賬簿、報表、財務審計報告等；稅務申報資料、發(fā)票存根、納稅記錄等；資金管理文件、預算決算報告、財務分析資料等。3.業(yè)務檔案類根據公司/組織的業(yè)務范圍，分為市場營銷檔案、生產管理檔案、質量管理檔案、技術研發(fā)檔案、物資采購檔案、銷售合同檔案等等。每個業(yè)務類別下再根據具體業(yè)務活動進一步細分檔案類目。例如，市場營銷檔案可包括市場調研資料、廣告宣傳策劃方案、客戶信息檔案等；生產管理檔案可包括生產計劃、生產報表、設備維護記錄等。4.項目檔案類針對公司/組織開展的各類項目，按照項目名稱進行分類。每個項目檔案下包含項目立項文件、可行性研究報告、項目預算、項目進度報告、項目驗收文件等相關資料。5.合同檔案類包括公司/組織簽訂的各類合同，如采購合同、銷售合同、租賃合同、技術合同、服務合同等。按照合同類別和簽訂時間順序進行歸檔管理。6.資質證書檔案類收集公司/組織獲得的各類資質證書、榮譽證書、許可證等相關文件，按照證書類別和頒發(fā)時間進行分類存放。7.聲像檔案類包括公司/組織在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。按照活動主題、時間順序進行整理歸檔，并配以文字說明。8.電子檔案類存儲在計算機系統(tǒng)中的各類電子文件，如辦公文檔、業(yè)務數據、電子郵件等。按照電子文件的類別和存儲路徑進行分類管理，并建立相應的索引目錄。（二）檔案編號1.編號原則檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性原則，便于檔案的識別、檢索和管理。2.編號方法采用層次編碼法，按照檔案分類體系進行編號。例如，行政檔案類編號為“XZ”，財務檔案類編號為“CW”，業(yè)務檔案類編號為“YW”等。每個大類下的二級類目再依次編號，如行政檔案類中的公司章程編號為“XZ01”，股東會議記錄編號為“XZ02”等。編號應連續(xù)編排，不得有空號、重號現象。3.編號標識在檔案實體上和檔案目錄中均應標注檔案編號，以便快速查找和識別檔案。編號標識應清晰、準確、不易褪色。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍明確各部門在業(yè)務活動中應形成的檔案材料范圍，包括但不限于文件、合同、報表、記錄、證書、聲像資料等。各部門應按照規(guī)定的收集范圍，及時收集本部門產生的各類檔案材料。2.收集要求檔案材料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全；紙張應符合檔案保管要求，不易褪色、破損；電子文件應格式規(guī)范、內容完整，并定期進行備份。3.收集時間各部門應在業(yè)務活動結束后[X]個工作日內，將整理好的檔案材料移交至檔案管理部門。對于重要緊急的檔案材料，應及時移交。（二）檔案整理1.分類整理檔案管理部門按照檔案分類方案，對接收的檔案材料進行分類。同一類別的檔案應按照形成時間順序排列，不同類別的檔案之間應保持相對獨立。2.編號編目為每一份檔案編制唯一的編號，并按照檔案編號順序編制檔案目錄。檔案目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等基本信息，便于查閱和檢索。3.裝訂成冊對于紙質檔案，應按照一定的規(guī)格進行裝訂。裝訂應牢固、整齊，不得壓字、掉頁；對于幅面過大的檔案，應進行折疊處理，使其規(guī)格符合裝訂要求。4.裝盒上架將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標注檔案編號、類別、年度等信息。檔案盒應按照編號順序排列上架，便于存放和查找。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.歸檔流程檔案管理部門接收各部門移交的檔案材料后，對其進行審核。審核內容包括檔案材料的完整性、準確性、規(guī)范性等。審核合格后，辦理檔案歸檔手續(xù)，將檔案存入檔案庫房。2.歸檔時間各類檔案應在整理完畢后的[X]個工作日內完成歸檔工作。對于年度歸檔的檔案，應在次年第一季度內完成歸檔。3.歸檔標識在檔案盒封面和脊背處標注檔案編號、類別、年度、保管期限等信息，同時在檔案庫房的存放位置設置明顯的標識，便于快速定位和查找檔案。（二）檔案保管1.保管場所檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點，并配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲防鼠設施等。檔案庫房應劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類別的檔案。2.保管方式檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案應分類存放于檔案盒中，排列整齊；電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并定期進行備份。備份數據應異地存放，以防止數據丟失。3.保管期限根據檔案的重要程度、歷史價值和現實利用需求，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，及時調整檔案的保管期限。4.檔案檢查檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的實體狀況、保管環(huán)境、存儲設備等。對于發(fā)現的問題，應及時采取措施進行處理。每年應對檔案進行一次全面檢查，并做好檢查記錄。5.檔案清點定期對檔案進行清點，確保檔案數量與檔案目錄一致。清點工作應做到賬實相符，發(fā)現檔案丟失或損壞，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。六、檔案利用與服務（一）利用原則1.合法合規(guī)原則檔案利用應符合國家法律法規(guī)和公司/組織的相關規(guī)定，不得損害公司/組織利益和他人合法權益。2.審批原則公司/組織內部人員查閱、借閱檔案，應填寫檔案利用申請表，經所在部門負責人審批后，方可到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。涉及重要檔案或機密檔案的利用，還需經公司/組織主管領導審批。3.登記原則檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人、利用目的、檔案名稱及編號等信息。利用登記記錄應妥善保存，以備查詢。（二）利用方式1.查閱公司/組織內部人員因工作需要查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的場所進行查閱。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復印檔案材料，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理復印手續(xù)。2.借閱確因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。（三）利用服務1.咨詢服務檔案管理部門應積極為公司/組織內部人員提供檔案咨詢服務，解答有關檔案管理和利用方面的問題。2.編研服務根據公司/組織的工作需要，檔案管理部門可對檔案進行整理、編研，形成專題資料、大事記、年鑒等編研成果，為公司/組織的決策、管理等工作提供參考依據。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門業(yè)務骨干和檔案管理人員。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標準1.保管期限鑒定標準根據檔案的重要程度、歷史價值、現實利用需求等因素，綜合考慮確定檔案的保管期限。具體鑒定標準如下：反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。反映公司/組織一般工作活動，在一定時期內對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，可列為長期保管。反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內對公司/組織工作有參考價值的檔案，可列為短期保管。2.銷毀鑒定標準對已到保管期限且無保存價值或已失去利用價值的檔案，經鑒定工作小組審核后，可予以銷毀。檔案銷毀應嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保檔案信息的安全。（三）鑒定程序1.初步審查檔案管理部門對擬鑒定的檔案進行初步審查，整理出需要鑒定的檔案清單，并提交給鑒定工作小組。2.詳細審查鑒定工作小組對檔案清單中的檔案進行詳細審查，根據鑒定標準，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。3.形成鑒定報告鑒定工作小組對鑒定結果進行匯總，形成檔案鑒定報告。鑒定報告應包括鑒定工作的基本情況、鑒定依據、鑒定結果等內容，并由鑒定工作小組全體成員簽字確認。4.審批備案檔案鑒定報告經公司/組織主管領導審批后，報上級主管部門備案。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊檔案管理部門根據鑒定報告，編制檔案銷毀清冊。銷毀清冊應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限、銷毀原因等信息，并一式兩份。2.審批銷毀檔案銷毀清冊經公司/組織主管領導審批后，方可進行銷毀處理。銷毀工作應在指定的場所進行，由檔案管理部門會同相關部門共同實施。3.監(jiān)銷記錄銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)銷，并做好監(jiān)銷記錄。監(jiān)銷記錄應包括銷