檔案技術(shù)用房制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案技術(shù)用房的管理，確保檔案的安全保管、有效利用和技術(shù)支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案技術(shù)用房的使用、管理及相關(guān)人員。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案在技術(shù)用房?jī)?nèi)的存儲(chǔ)、處理過(guò)程中的安全性和保密性，防止檔案信息泄露。2.規(guī)范管理原則：按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案技術(shù)用房的設(shè)施設(shè)備、操作流程等進(jìn)行規(guī)范化管理。3.高效利用原則：通過(guò)合理配置資源，提高檔案技術(shù)用房的使用效率，滿(mǎn)足公司對(duì)檔案管理和利用的需求。二、檔案技術(shù)用房規(guī)劃與建設(shè)（一）用房選址1.檔案技術(shù)用房應(yīng)選擇在安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜等條件良好的區(qū)域，遠(yuǎn)離易燃、易爆、污染源等。2.與辦公區(qū)域相對(duì)獨(dú)立，有單獨(dú)的出入口，便于管理和安全防范。（二）用房布局1.根據(jù)檔案管理的流程和功能需求，合理劃分檔案庫(kù)房、整理加工區(qū)、數(shù)字化工作室、查閱利用區(qū)、服務(wù)器機(jī)房等功能區(qū)域。2.各功能區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x，避免相互干擾，同時(shí)要保證通道暢通，便于人員和設(shè)備的通行。（三）建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)1.檔案庫(kù)房應(yīng)滿(mǎn)足防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防盜、防光、防塵、防污染等要求，采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的建筑材料和裝修材料。2.整理加工區(qū)應(yīng)配備必要的辦公桌椅、檔案整理設(shè)備等，保證工作環(huán)境整潔、舒適。3.數(shù)字化工作室應(yīng)具備專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化設(shè)備，如掃描儀、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等，并根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行合理配置。4.查閱利用區(qū)應(yīng)設(shè)置舒適的桌椅、電腦等設(shè)備，方便查閱人員使用，同時(shí)要保證查閱環(huán)境安靜、整潔。5.服務(wù)器機(jī)房應(yīng)按照機(jī)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì)和裝修，配備完善的電力供應(yīng)、空調(diào)、消防、監(jiān)控等系統(tǒng)，確保服務(wù)器的穩(wěn)定運(yùn)行。三、檔案技術(shù)用房設(shè)施設(shè)備管理（一）檔案存儲(chǔ)設(shè)備1.檔案架（柜）應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，具有足夠的強(qiáng)度和穩(wěn)定性，能夠滿(mǎn)足檔案存儲(chǔ)的要求。2.檔案架（柜）應(yīng)按照檔案類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行合理排列，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案架（柜）進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)損壞、變形等情況應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換。（二）溫濕度調(diào)控設(shè)備1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)控設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等，確保庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)范圍（溫度14℃24℃，相對(duì)濕度45%60%）。2.建立溫濕度監(jiān)測(cè)制度，每天定時(shí)記錄庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)溫濕度異常時(shí)應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。3.定期對(duì)溫濕度調(diào)控設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）防火防盜設(shè)備1.檔案技術(shù)用房應(yīng)配備完善的防火防盜設(shè)備，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備、防盜門(mén)窗、監(jiān)控系統(tǒng)等。2.定期對(duì)防火防盜設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備性能良好，能夠正常發(fā)揮作用。3.對(duì)員工進(jìn)行防火防盜知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。（四）檔案整理及數(shù)字化設(shè)備1.配備必要的檔案整理設(shè)備，如裝訂機(jī)、裁紙刀、檔案盒等，確保檔案整理工作的順利進(jìn)行。2.數(shù)字化設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，保證設(shè)備的性能穩(wěn)定，數(shù)據(jù)傳輸準(zhǔn)確。3.建立設(shè)備使用登記制度，記錄設(shè)備的使用情況、維護(hù)記錄等，便于管理和追溯。四、檔案技術(shù)用房安全管理（一）人員出入管理1.檔案技術(shù)用房應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的出入口，配備門(mén)禁系統(tǒng)，嚴(yán)格控制人員出入。2.工作人員進(jìn)入檔案技術(shù)用房應(yīng)憑有效證件，登記姓名、進(jìn)入時(shí)間、事由等信息。3.非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案技術(shù)用房，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在專(zhuān)人陪同下進(jìn)入。（二）安全檢查1.建立定期安全檢查制度，每周至少進(jìn)行一次全面的安全檢查，包括設(shè)施設(shè)備、溫濕度、防火防盜等方面。2.安全檢查應(yīng)做好記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案技術(shù)用房的安全。3.加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)部位的安全檢查，如服務(wù)器機(jī)房、檔案庫(kù)房等，確保關(guān)鍵區(qū)域的安全。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案技術(shù)用房應(yīng)急預(yù)案，明確火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的應(yīng)急處置流程。2.定期組織員工進(jìn)行應(yīng)急演練，提高員工的應(yīng)急處理能力。3.發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效的措施進(jìn)行處置，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。五、檔案技術(shù)用房檔案管理（一）檔案入庫(kù)1.檔案整理完畢后，應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)、編目，然后及時(shí)入庫(kù)。2.檔案入庫(kù)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、編號(hào)等信息，確保檔案準(zhǔn)確無(wú)誤。3.檔案入庫(kù)后，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、存放位置等信息。（二）檔案保管1.檔案應(yīng)按照保管期限、類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)破損、褪色等有問(wèn)題的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）檔案查閱利用1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到查閱利用區(qū)進(jìn)行查閱。2.查閱人員應(yīng)遵守查閱利用制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案，不得在檔案上圈劃、批注等。3.如需復(fù)印、拍照檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。（四）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在專(zhuān)人監(jiān)督下進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀情況記錄在檔案管理系統(tǒng)中。六、檔案技術(shù)用房人員管理（一）人員配備1.根據(jù)檔案技術(shù)用房的工作需要，合理配備管理人員、技術(shù)人員等。2.管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和一定的管理能力，技術(shù)人員應(yīng)具備相關(guān)的技術(shù)技能和操作經(jīng)驗(yàn)。（二）人員培訓(xùn)1.定期組織員工參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)流程、設(shè)施設(shè)備操作等方面。3.鼓勵(lì)員工參加相關(guān)的職業(yè)資格考試和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，不斷提升自身能力。（三）人員考核1.建立員工考核制度，對(duì)員工的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)素養(yǎng)等進(jìn)行定期考核。2.考核結(jié)果作為員工晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、培訓(xùn)等的依據(jù)。3.對(duì)考核不合格的員工，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)和調(diào)整，如仍不能勝任工作的，予以辭退。七、檔案技術(shù)用房信息化管理（一）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等全過(guò)程的信息化管理。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成、權(quán)限管理等功能，滿(mǎn)足公司檔案管理的需求。3.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（二）數(shù)字化檔案管理1.按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況，開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，將