人事檔案轉(zhuǎn)接制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的轉(zhuǎn)接工作，確保人事檔案的安全、完整和有效利用，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的轉(zhuǎn)接管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案轉(zhuǎn)接工作合法合規(guī)。2.保證人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，不得泄露員工個(gè)人隱私信息。3.規(guī)范轉(zhuǎn)接流程，提高工作效率，確保人事檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)接。二、人事檔案的內(nèi)容與管理（一）人事檔案的內(nèi)容1.員工基本信息，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書等相關(guān)證書材料。3.工作經(jīng)歷，包括入職時(shí)間、離職時(shí)間、工作單位、擔(dān)任職務(wù)等。4.勞動合同、工資待遇、績效考核等工作相關(guān)材料。5.培訓(xùn)記錄、獎懲情況、榮譽(yù)證書等其他相關(guān)材料。（二）人事檔案的管理1.公司設(shè)立專門的人事檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.人事檔案應(yīng)按照員工類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，并確保兩者內(nèi)容一致。3.定期對人事檔案進(jìn)行檢查、核對和更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。4.人事檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理工作流程，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。三、人事檔案轉(zhuǎn)接的類型與條件（一）內(nèi)部轉(zhuǎn)接1.員工在公司內(nèi)部調(diào)動工作崗位時(shí)，人事檔案應(yīng)隨員工一同轉(zhuǎn)接至新的工作部門。2.內(nèi)部轉(zhuǎn)接的條件為員工已辦理完工作交接手續(xù)，且新的工作部門已確認(rèn)接收。（二）外部轉(zhuǎn)出1.員工離職時(shí)，人事檔案應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)出公司。2.外部轉(zhuǎn)出的條件為員工已辦理完離職手續(xù)，包括但不限于工作交接、工資結(jié)算、離職證明開具等。（三）外部轉(zhuǎn)入1.新員工入職時(shí)，人事檔案應(yīng)從原單位或相關(guān)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)入公司。2.外部轉(zhuǎn)入的條件為新員工已與公司簽訂勞動合同，并提供完整的人事檔案材料。四、人事檔案轉(zhuǎn)接的流程（一）內(nèi)部轉(zhuǎn)接流程1.員工所在部門填寫《人事檔案內(nèi)部轉(zhuǎn)交接申請表》，注明轉(zhuǎn)交接原因、新工作部門、檔案轉(zhuǎn)出時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.人事檔案管理部門收到申請表后，對檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。審核通過后，在申請表上簽字蓋章，并安排檔案轉(zhuǎn)出工作。3.檔案管理人員將人事檔案整理封裝，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)交接清單》，詳細(xì)記錄檔案內(nèi)容、數(shù)量等信息，并與接收部門進(jìn)行交接。交接雙方在清單上簽字確認(rèn)。4.接收部門收到人事檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對和登記，并將檔案妥善保管。如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容與清單不符或存在其他問題，應(yīng)及時(shí)與人事檔案管理部門溝通解決。（二）外部轉(zhuǎn)出流程1.員工離職時(shí)，應(yīng)向所在部門提交《離職申請》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門審核同意后，辦理離職手續(xù)。2.人力資源部門在員工離職手續(xù)辦理完畢后，通知人事檔案管理部門準(zhǔn)備檔案轉(zhuǎn)出工作。3.檔案管理人員對員工人事檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容符合轉(zhuǎn)出要求。審核通過后，填寫《人事檔案外部轉(zhuǎn)交接申請表》，注明轉(zhuǎn)出原因、接收單位、檔案轉(zhuǎn)出時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.根據(jù)接收單位的要求，檔案管理人員將人事檔案整理封裝，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)交接清單》，并按照規(guī)定的方式將檔案轉(zhuǎn)出。如通過機(jī)要交通、專人送達(dá)等方式轉(zhuǎn)出檔案，應(yīng)確保檔案的安全和及時(shí)送達(dá)。5.檔案轉(zhuǎn)出后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)與接收單位溝通確認(rèn)檔案是否收到，并將相關(guān)情況記錄在案。同時(shí)，更新員工人事檔案狀態(tài)，注明檔案已轉(zhuǎn)出。（三）外部轉(zhuǎn)入流程1.新員工入職時(shí)，應(yīng)向人力資源部門提交個(gè)人人事檔案材料，包括學(xué)歷學(xué)位證書、工作經(jīng)歷證明、勞動合同等。2.人力資源部門對新員工提交的檔案材料進(jìn)行審核，審核通過后，通知人事檔案管理部門接收檔案。3.檔案管理人員收到新員工人事檔案后，對檔案進(jìn)行審核和整理，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。審核通過后，填寫《人事檔案外部轉(zhuǎn)交接申請表》，注明轉(zhuǎn)入原因、原單位、檔案轉(zhuǎn)入時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.檔案管理人員將新員工人事檔案與公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行合并整理，更新員工人事檔案信息，并將檔案妥善保管。五、人事檔案轉(zhuǎn)接的時(shí)間要求（一）內(nèi)部轉(zhuǎn)接人事檔案管理部門應(yīng)在收到《人事檔案內(nèi)部轉(zhuǎn)交接申請表》后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案審核和轉(zhuǎn)出工作，并及時(shí)與接收部門進(jìn)行交接。接收部門應(yīng)在收到檔案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成核對和登記工作。（二）外部轉(zhuǎn)出人事檔案管理部門應(yīng)在員工離職手續(xù)辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案審核和轉(zhuǎn)出工作。如因特殊原因無法按時(shí)轉(zhuǎn)出，應(yīng)提前與員工溝通說明情況，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成轉(zhuǎn)出。（三）外部轉(zhuǎn)入人事檔案管理部門應(yīng)在收到新員工人事檔案材料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核和整理工作，并將檔案妥善保管。六、人事檔案轉(zhuǎn)接的責(zé)任與監(jiān)督（一）責(zé)任劃分1.員工所在部門負(fù)責(zé)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)交接申請表》，并確保員工人事檔案材料的真實(shí)性和完整性。在內(nèi)部轉(zhuǎn)接過程中，負(fù)責(zé)與新工作部門溝通協(xié)調(diào)，確保檔案順利交接。2.人事檔案管理部門負(fù)責(zé)審核人事檔案轉(zhuǎn)接申請，整理、封裝和轉(zhuǎn)出人事檔案，確保檔案的安全和保密。在外部轉(zhuǎn)入過程中，負(fù)責(zé)審核新員工人事檔案材料，辦理檔案接收手續(xù)，并將檔案妥善保管。3.接收部門負(fù)責(zé)核對和登記轉(zhuǎn)入的人事檔案，確保檔案內(nèi)容與清單相符，并將檔案妥善保管。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與人事檔案管理部門溝通解決。（二）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立人事檔案轉(zhuǎn)接工作監(jiān)督機(jī)制，定期對人事檔案轉(zhuǎn)接工作進(jìn)行檢查和評估，確保轉(zhuǎn)接工作符合規(guī)定要求。2.人力資源部門負(fù)責(zé)對人事檔案轉(zhuǎn)接工作進(jìn)行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促相關(guān)部門整改。3.員工有權(quán)對人事檔案轉(zhuǎn)接工作中的違規(guī)行為進(jìn)行投訴和舉報(bào)，公司將對投訴舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并依法依規(guī)處理。七、人事檔案轉(zhuǎn)接的保密與安全（一）保密措施1.人事檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對人事檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露員工個(gè)人隱私信息。2.在人事檔案轉(zhuǎn)接過程中，涉及檔案交接的人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密義務(wù)，不得私自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。3.檔案存儲場所應(yīng)具備安全保密條件，采取必要的防盜、防火、防潮、防蟲等措施，確保檔案安全。（二）安全保障1.人事檔案的轉(zhuǎn)接應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如機(jī)要交通、專人送達(dá)等，確保檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的安全。2.檔案管理人