檔案形式審查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案形式審查制度。本制度旨在明確檔案形式審查的流程、標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任，保障公司檔案工作的有效開展，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供可靠的信息支持。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔過程中的形式審查工作。涵蓋公司各類文件、合同、報(bào)表、會(huì)議記錄、技術(shù)資料、人事檔案等所有檔案資料。（三）基本原則1.合法性原則：檔案形式審查必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保檔案內(nèi)容和形式合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：審查檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史情況，杜絕虛假信息。3.完整性原則：保證檔案資料齊全，涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，無重要信息缺失。4.規(guī)范性原則：檔案格式、排版、裝訂等應(yīng)符合統(tǒng)一規(guī)范，便于管理和查閱。二、檔案形式審查的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）文件格式1.紙張規(guī)格：一般文件采用A4紙打印或復(fù)??；特殊文件根據(jù)實(shí)際需要選用合適規(guī)格紙張，但需保持統(tǒng)一。2.字體字號(hào)：正文一般使用宋體小四號(hào)字，標(biāo)題根據(jù)層級(jí)合理設(shè)置字體字號(hào)，確保清晰易讀。3.排版格式：頁面布局應(yīng)合理，段落間距適中，左右頁邊距一般為2.54厘米，上下頁邊距一般為3.17厘米。（二）簽字蓋章1.簽字要求：文件涉及的簽字必須由本人親自簽署，簽字應(yīng)清晰、完整，不得代簽、補(bǔ)簽。簽字位置應(yīng)符合文件規(guī)定或行業(yè)慣例。2.蓋章要求：公司印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照印章管理制度執(zhí)行，印章加蓋應(yīng)清晰、端正，騎年蓋月，確保印章完整覆蓋落款日期。印章顏色應(yīng)鮮艷、清晰，不得模糊不清或有重影。（三）內(nèi)容完整性1.文件標(biāo)題：準(zhǔn)確概括文件核心內(nèi)容，標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，與文件主題相符。2.正文內(nèi)容：應(yīng)邏輯清晰，表述準(zhǔn)確，涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)鍵信息，如時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件經(jīng)過、結(jié)果等。重要文件應(yīng)附必要的說明、解釋或補(bǔ)充材料。3.附件資料：如有附件，應(yīng)在正文中標(biāo)明附件名稱，并確保附件內(nèi)容與正文相關(guān)，附件應(yīng)齊全、完整，格式規(guī)范。（四）日期準(zhǔn)確性1.文件形成日期：準(zhǔn)確記錄文件的實(shí)際形成時(shí)間，日期格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，如“XXXX年XX月XX日”。2.生效日期：對(duì)于有生效日期規(guī)定的文件，應(yīng)明確標(biāo)注生效日期，確保文件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)有效執(zhí)行。（五）頁碼編制1.連續(xù)編號(hào)：對(duì)檔案資料的頁面進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，位于頁面下方居中或右下角。2.缺頁處理：如發(fā)現(xiàn)缺頁，應(yīng)及時(shí)查找補(bǔ)充，并在編號(hào)中體現(xiàn)缺頁情況，如“第XX頁（共X頁），缺第X頁”。（六）裝訂要求1.牢固整齊：采用線裝或膠裝方式裝訂檔案，確保裝訂牢固，不掉頁、不松散。2.順序正確：按照文件內(nèi)容的邏輯順序或編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，不得顛倒順序。三、檔案形式審查的流程（一）文件形成部門自查1.文件起草或辦理完成后，形成部門應(yīng)首先對(duì)文件進(jìn)行形式審查。審查人員按照本制度規(guī)定的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件格式、簽字蓋章、內(nèi)容完整性、日期準(zhǔn)確性、頁碼編制、裝訂等方面進(jìn)行全面檢查。2.自查過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改完善，確保文件形式符合要求。自查合格后，在文件上注明“本部門已進(jìn)行形式審查，符合要求”字樣，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）檔案管理部門初審1.形成部門將自查合格的文件提交至檔案管理部門。檔案管理部門收到文件后，安排專人進(jìn)行初審。2.初審人員依據(jù)制度標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件再次進(jìn)行審查，重點(diǎn)檢查文件是否符合檔案管理的整體要求，與其他相關(guān)檔案的關(guān)聯(lián)性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與形成部門溝通，要求其限期整改。3.初審合格的文件進(jìn)入檔案整理環(huán)節(jié)，初審人員在文件上注明“檔案管理部門初審合格”字樣，并簽字確認(rèn)。（三）終審1.對(duì)于重要檔案或涉及重大業(yè)務(wù)事項(xiàng)的檔案，檔案管理部門初審后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。2.終審領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)檔案的重要性、影響范圍等因素，對(duì)檔案形式進(jìn)行全面審查，提出終審意見。如終審?fù)ㄟ^，領(lǐng)導(dǎo)在文件上簽字確認(rèn)；如終審發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)明確指出問題所在，并要求檔案管理部門和形成部門共同整改，直至符合要求。（四）歸檔1.經(jīng)過終審合格的檔案，按照檔案分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理、編號(hào)、裝訂，然后移交至檔案庫房進(jìn)行歸檔保存。2.檔案管理人員在檔案入庫時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、編號(hào)等信息，確保歸檔檔案準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案相關(guān)信息，建立完整的檔案目錄索引，便于查詢和利用。四、審查責(zé)任與監(jiān)督（一）審查責(zé)任1.形成部門責(zé)任：文件形成部門對(duì)檔案形式審查負(fù)直接責(zé)任。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)督促本部門員工嚴(yán)格按照制度要求進(jìn)行文件起草和辦理，確保文件形式符合規(guī)定。如因形成部門審查不力導(dǎo)致檔案形式出現(xiàn)問題，影響檔案質(zhì)量和管理的，將追究部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員的責(zé)任。2.檔案管理部門責(zé)任：檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案形式審查的組織、指導(dǎo)和監(jiān)督工作。初審人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，對(duì)檔案形式進(jìn)行嚴(yán)格審查，如因初審把關(guān)不嚴(yán)導(dǎo)致問題檔案進(jìn)入歸檔環(huán)節(jié)而未被發(fā)現(xiàn)的，將追究初審人員的責(zé)任。3.終審領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：終審領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案形式審查結(jié)果負(fù)最終審核責(zé)任。如因終審失誤導(dǎo)致不符合要求的檔案歸檔，將追究終審領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。（二）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案形式審查制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查檔案審查流程是否規(guī)范、審查標(biāo)準(zhǔn)是否落實(shí)、審查責(zé)任是否明確等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.建立檔案形式審查工作的投訴舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)公司員工對(duì)檔案形式審查過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。五、檔案形式審查的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門定期組織檔案形式審查培訓(xùn)，培訓(xùn)對(duì)象包括公司各部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員。2.培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋檔案形式審查制度的各項(xiàng)規(guī)定、審查流程、審查標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)際操作案例分析等，確保培訓(xùn)人員熟悉制度要求，掌握審查技能。3.根據(jù)培訓(xùn)對(duì)象的不同需求和崗位特點(diǎn)，制定有針對(duì)性的培訓(xùn)方案，采用集中授課、現(xiàn)場演示、小組討論等多種培訓(xùn)方式，提高培訓(xùn)效果。（二）宣傳推廣1.通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、宣傳欄、郵件等多種渠道，宣傳檔案形式審查制度的重要性和具體要求，提高全體員工對(duì)檔案工作的重視程度。2.定期發(fā)布檔案形式審查工作的動(dòng)態(tài)信息，如審查工作進(jìn)展、常見問題及解決方法等，增強(qiáng)員工對(duì)檔案形式審查工作的了解和認(rèn)識(shí)。六、檔案形式審查的信息化管理（一）建立檔案管理系統(tǒng)1.利用信息化技術(shù)建立公司檔案管理系統(tǒng)，將檔案形式審查的流程、標(biāo)準(zhǔn)、審查記錄等納入系統(tǒng)管理。2.檔案管理人員在系統(tǒng)中對(duì)檔案進(jìn)行登記、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。3.通過系統(tǒng)設(shè)置審批流程，實(shí)現(xiàn)檔案形式審查的線上審批，方便各環(huán)節(jié)審查人員及時(shí)提交審查意見，跟蹤審查進(jìn)度。（二）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析1.檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)生成檔案形式審查相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如審查通過率、常見問題類型及分布等。2.定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案形式審查工作中的規(guī)律和問題，為制度的完善和工作的改進(jìn)提供數(shù)據(jù)支持。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇制度條款理解不一致或出現(xiàn)新情況、新問題，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行