檔案制度工作總結(jié)一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各個階段形成的檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，建立檔案管理臺賬，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作進行全面管理。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。4.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交綜合管理部門歸檔。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和妥善保管。3.配合綜合管理部門做好檔案的清查、核對等工作，積極提供檔案利用所需的相關(guān)信息。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的資料。2.財務(wù)檔案：涵蓋會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)相關(guān)檔案。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶服務(wù)檔案等。4.項目檔案：針對公司各類項目，包括項目立項文件、項目合同、項目進度報告、項目驗收文件等。5.其他檔案：如榮譽證書、資質(zhì)證書、對外宣傳資料等不屬于上述分類的檔案。（二）檔案編號檔案編號采用“年度+類別代碼+順序號”的方式，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。例如：2023XZ001，表示2023年行政類檔案的第1份文件。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資料的全面性和準(zhǔn)確性。2.檔案形成部門應(yīng)在工作完成后及時收集相關(guān)檔案資料，避免遺漏或丟失。3.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，應(yīng)及時簽收、登記，并移交綜合管理部門歸檔。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.對每份檔案資料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，注明檔案的名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.剔除重復(fù)、無效的檔案資料，對破損、褪色的檔案進行修復(fù)或復(fù)制。4.按照檔案保管期限的要求，將檔案分為永久、長期、短期三類，分別進行整理存放。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案資料定期移交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案進行審核、驗收，確認(rèn)無誤后辦理歸檔手續(xù)。3.將歸檔后的檔案按照編號順序上架存放，便于查找和管理。（二）保管措施1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，采用安全可靠的存儲介質(zhì)，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，確保檔案的安全。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，確保檔案的利用符合公司利益和國家法律法規(guī)的要求。2.優(yōu)先滿足公司內(nèi)部各項工作對檔案的利用需求，為公司決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供支持。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)審批意見，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好借閱登記。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告綜合管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱檔案的人員，可直接到綜合管理部門檔案查閱室進行查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室。3.查閱人員如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)印。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部門定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，對檔案進行全面審查和鑒定。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、歷史意義等因素，提出檔案的鑒定意見，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。八、檔案管理人員的職責(zé)與培訓(xùn)（一）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、利用等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.定期對檔案進行清查、核對，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題，保證檔案的安全和完整。4.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（二）培訓(xùn)與考核1.綜合管理部門應(yīng)定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)