城建檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)城建檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部人員及因工作需要借閱城建檔案的外部單位或個(gè)人。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。3.方便利用，提高檔案的使用效率，滿足工作需要。二、借閱申請(qǐng)（一）內(nèi)部人員借閱1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱城建檔案，應(yīng)填寫(xiě)《城建檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交至檔案管理部門。（二）外部單位或個(gè)人借閱1.外部單位或個(gè)人因工作需要借閱城建檔案，須提前向本公司/組織提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱目的、檔案名稱及數(shù)量、借閱期限等內(nèi)容。2.申請(qǐng)應(yīng)加蓋單位公章，并經(jīng)本公司/組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核同意，報(bào)檔案管理部門審批。三、借閱審批（一）檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)后，應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)、重要程度及利用情況進(jìn)行審批。1.對(duì)于一般檔案的借閱，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.對(duì)于涉及機(jī)密、絕密的檔案借閱，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批通過(guò)后，檔案管理部門應(yīng)在《城建檔案借閱申請(qǐng)表》上簽署意見(jiàn)，并通知借閱人辦理借閱手續(xù)。四、借閱手續(xù)（一）借閱人憑審批通過(guò)的《城建檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。1.借閱人需出示有效身份證件，經(jīng)檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，方可借閱檔案。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，向借閱人提供相應(yīng)的檔案，并進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱日期、檔案名稱、數(shù)量、借閱人姓名、部門、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。（二）借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)《城建檔案借閱登記簿》，并簽字確認(rèn)。（三）借閱人領(lǐng)取檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向其當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，核對(duì)檔案的完整性，并告知借閱人有關(guān)檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。五、借閱期限（一）一般情況下，城建檔案的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。（二）外部單位或個(gè)人借閱城建檔案的期限，根據(jù)具體情況由檔案管理部門與借閱方協(xié)商確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]天。六、借閱要求（一）借閱人必須愛(ài)護(hù)檔案，保持檔案的整潔、完好，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、折疊等。（二）借閱人不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在非規(guī)定場(chǎng)所查閱檔案。如需在規(guī)定場(chǎng)所以外查閱，須經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定人員的監(jiān)督下進(jìn)行。（三）借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)于涉及機(jī)密、絕密的檔案，借閱人應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案信息安全。（四）借閱人如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)事先向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)印、摘錄的內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。（五）借閱人在借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、歸還手續(xù)（一）借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）歸還檔案時(shí)，借閱人應(yīng)將檔案整理整齊，確保檔案的完整性和整潔性。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量、完整性及有無(wú)損壞等情況。（三）經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理人員在《城建檔案借閱登記簿》上注明歸還日期，并由借閱人簽字確認(rèn)。（四）如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)查明原因，并報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、檔案利用監(jiān)督（一）檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（二）檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)借閱人的監(jiān)督，提醒借閱人遵守借閱制度和保密規(guī)定，確保檔案的安全與完整。九、違規(guī)處理（一）借閱人如有違反本制度的行為，檔案管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、暫停借閱資格等處理。（二）對(duì)于因違規(guī)行為造成檔案損壞、丟失、泄密等嚴(yán)重后果的，借閱人應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任