檔案室各種制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門(mén)及全體員工在檔案管理方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案室歸口負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和保存公司/組織在各個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案室的管理工作，制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理工作水平。3.組織檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。4.定期檢查檔案管理工作情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題，對(duì)檔案管理工作中的重大事項(xiàng)及時(shí)向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。5.負(fù)責(zé)與公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及外部相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，做好檔案的交接、借閱等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂等工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。3.做好檔案的保管工作，按照檔案保管要求，妥善保管檔案，定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作，按照規(guī)定的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。5.做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、利用情況等信息，并定期向上級(jí)匯報(bào)。6.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理借閱手續(xù)，及時(shí)催還借閱檔案，確保檔案的安全。7.積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息支持和服務(wù)。8.完成檔案室負(fù)責(zé)人交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案的收集（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)在工作中產(chǎn)生的重要文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來(lái)信函、招投標(biāo)文件等。4.公司/組織在技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等方面形成的各類(lèi)檔案。5.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等實(shí)物檔案。6.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門(mén)形成的檔案材料，并定期移交檔案室。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，確保檔案材料的真實(shí)性和原始性。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)在形成后及時(shí)收集，并進(jìn)行妥善保管。4.收集的檔案材料應(yīng)符合檔案整理的要求，字跡清晰、圖表完整、簽字蓋章齊全。（三）收集時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案材料整理齊全后移交檔案室。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案材料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)移交檔案室。3.對(duì)于突發(fā)性事件形成的檔案材料，應(yīng)在事件處理完畢后及時(shí)收集整理并移交檔案室。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的分類(lèi)、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（二）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類(lèi)別，如文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置，便于查閱和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，避免使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案的類(lèi)別、編號(hào)、年度、保管期限等信息。（三）整理流程1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步審核，剔除重復(fù)、無(wú)效的材料。2.按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案材料進(jìn)行分類(lèi)，確定檔案的類(lèi)別和編號(hào)。3.對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制卷內(nèi)文件目錄。4.將檔案材料按照編號(hào)順序進(jìn)行排列，進(jìn)行裝訂和裝盒。5.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行復(fù)查，確保檔案的整理質(zhì)量。五、檔案的保管(一)保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)排列整齊，編號(hào)清晰，標(biāo)識(shí)明確，不得隨意堆放或倒置。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃～24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%～60%之間。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。6.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。（三）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案被盜、被搶、被毀等事故的發(fā)生。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等安全設(shè)施，確保檔案庫(kù)房的安全。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房的安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。5.對(duì)檔案的查閱、借閱等活動(dòng)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格登記，防止檔案信息泄露。六、檔案的鑒定（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式、時(shí)間等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格按照鑒定程序進(jìn)行鑒定，確保鑒定結(jié)果的公正性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門(mén)的業(yè)務(wù)骨干組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出存毀意見(jiàn)。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.重要性標(biāo)準(zhǔn)：檔案對(duì)公司/組織的決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)具有重要參考價(jià)值的，應(yīng)予以保存。2.完整性標(biāo)準(zhǔn)：檔案內(nèi)容完整、系統(tǒng)，能夠反映公司/組織某一時(shí)期或某一業(yè)務(wù)活動(dòng)全貌的，應(yīng)予以保存。3.時(shí)效性標(biāo)準(zhǔn)：檔案在一定時(shí)間內(nèi)具有利用價(jià)值的，應(yīng)予以保存；超過(guò)規(guī)定期限且確無(wú)保存價(jià)值的，可予以銷(xiāo)毀。4.獨(dú)特性標(biāo)準(zhǔn)：檔案具有獨(dú)特的歷史、文化、藝術(shù)等價(jià)值的，應(yīng)予以保存。（四）鑒定程序1.檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步篩選，提出擬鑒定檔案清單。2.鑒定小組對(duì)擬鑒定檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出存毀意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀審批表，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，并在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.對(duì)鑒定過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行妥善保管，并及時(shí)調(diào)整檔案保管期限。七、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類(lèi)檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷(xiāo)毀數(shù)量等。2.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，包括查閱、借閱的人次、卷次等。3.檔案的保管狀況統(tǒng)計(jì)，如檔案的完好率、破損率等。4.其他與檔案管理相關(guān)的統(tǒng)計(jì)內(nèi)容。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)化處理，提高統(tǒng)計(jì)工作效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，按時(shí)報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司/組織員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、工作等需要查閱、借閱檔案。3.外單位因工作需要查閱、借閱本公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的查閱區(qū)域進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)出示有效證件，填寫(xiě)檔案查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、日期、內(nèi)容等信息。2.借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案室管理人員應(yīng)向借閱者發(fā)放檔案借閱證，并將檔案交付借閱者。3.借閱者歸還檔案時(shí)，應(yīng)在檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等情況，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向借閱者查詢。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和合理利用。2.對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止，并按照公司/組織的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。九、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子檔案的收集工作，及時(shí)將本部門(mén)形成的電子文件收集齊全，并移交檔案室。2.電子檔案應(yīng)按照檔案整理的要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作，確保電子檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集，元數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確反映電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)等信息，便于電子檔案的管理和利用。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.電子檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，保持適宜的溫度和濕度。3.定期對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的完整性。（三）電子檔案的利用1.電子檔案的利用應(yīng)遵循紙質(zhì)檔案利用的相關(guān)規(guī)定，利用者應(yīng)通過(guò)公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱和借閱。2.對(duì)電子檔案的查閱和借閱應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格登記，記錄利用者的姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.電子檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)電子檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為電子檔案管理決策提供依據(jù)。（四）電子檔案的安全管理1.建立健全電子檔案安