國網(wǎng)檔案室制度一、總則（一）目的為加強國網(wǎng)檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國網(wǎng)系統(tǒng)內(nèi)各單位檔案室的管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：國網(wǎng)檔案室對全系統(tǒng)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集公司在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）管理職責1.國網(wǎng)檔案室負責制定和完善檔案管理制度，對全系統(tǒng)檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查。2.各單位應設立檔案室，配備專（兼）職檔案管理人員，負責本單位檔案的日常管理工作。3.各部門應指定專人負責本部門文件材料的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時歸檔。二、檔案的收集（一）收集范圍1.公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。2.上級單位下發(fā)的與本公司有關的文件材料。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程等文件材料。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、總結(jié)等文件材料。5.公司科研、技術改造、基本建設等項目形成的文件材料。6.公司員工的人事檔案、工資檔案、獎懲檔案等。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時將本部門形成的文件材料進行整理，定期移交檔案室。2.對于重要文件材料，應在形成后及時收集，確保檔案的完整性。3.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，電子文件應確保元數(shù)據(jù)齊全、真實、有效。（三）收集渠道1.各部門定期向檔案室移交文件材料。2.檔案管理人員主動收集重要活動、項目等形成的文件材料。3.通過網(wǎng)絡平臺、信息系統(tǒng)等收集電子文件。三、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值進行整理。（二）分類標準1.按照國家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合國網(wǎng)實際，采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法。2.一級類目分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術、基本建設、科研項目、教育培訓、外事工作等。3.二級類目根據(jù)各一級類目下的具體業(yè)務進行細分。4.保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）。（三）整理方法及要求1.紙質(zhì)文件：對收集的紙質(zhì)文件進行分類、編號、編目、裝訂等工作。編號應按照分類方案進行，編目應準確填寫文件的題名、日期、文號、責任者等信息，裝訂應整齊牢固。2.電子文件：按照分類方案對電子文件進行分類存儲，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子文件的元數(shù)據(jù)準確、完整。同時，定期對電子文件進行備份遷移備份格式轉(zhuǎn)換和備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像文件：對照片、錄音、錄像等聲像文件進行分類整理，標注題名、日期、拍攝者等信息，并進行數(shù)字化存儲。四、檔案的保管（一）保管場所1.國網(wǎng)檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。（二）檔案裝具1.應使用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。2.檔案裝具應定期進行檢查和維護，如有損壞應及時更換。（三）檔案保管要求1.按照檔案分類方案和編號順序排列檔案，便于查找和利用。檔案存放應做到上架、入盒，標識清晰。2.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管情況進行詳細記錄。定期對檔案進行清查核對，確保賬物相符。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，對電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。五、檔案的鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況，制定檔案鑒定標準，從文件材料的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面綜合判斷其保存價值。（三）鑒定程序1.定期對到期檔案進行鑒定，檔案管理人員提出初步鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對檔案管理人員提出的鑒定意見進行審核，形成鑒定結(jié)論。3.對失去保存價值的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)單位領導批準后進行銷毀。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司相關部門批準。3.司法機關、行政機關依法查閱公司檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復印件供其查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，在規(guī)定時間內(nèi)歸還。借閱期間應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損。（三）利用手續(xù)1.利用者查閱、借閱檔案時，應出示有效證件，填寫查閱、借閱登記表。2.查閱重要檔案時，須經(jīng)檔案室負責人批準。3.外單位查閱公司檔案，應出具單位介紹信和查閱人有效證件，經(jīng)公司相關部門批準后，由檔案管理人員陪同查閱。（四）利用監(jiān)督檔案管理人員應對檔案利用情況進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對違反檔案利用規(guī)定的行為，應予以制止，并報告有關部門。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出、保管數(shù)量。2.檔案的利用情況，包括查閱、借閱的人次、卷次等。3.檔案鑒定、銷毀情況。（二）統(tǒng)計方法建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的各項數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，并填寫檔案統(tǒng)計報表。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時，不得虛報、瞞報。（三）統(tǒng)計分析定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立國網(wǎng)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化，提高檔案管理效率和服務水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案收集、整理、保管、鑒定、利用等業(yè)務流程的信息化管理。2.電子文件的在線歸檔、存儲、檢索、利用。3.檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析、報表生成。4.系統(tǒng)安全管理，包括用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復等。（三）數(shù)據(jù)管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、審核和維護工作，確保數(shù)