測(cè)繪檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司測(cè)繪檔案管理，確保測(cè)繪檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開(kāi)發(fā)利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及測(cè)繪工作形成的檔案資料的管理，包括但不限于地形測(cè)繪、工程測(cè)量、地籍測(cè)繪、房產(chǎn)測(cè)繪等各類測(cè)繪項(xiàng)目產(chǎn)生的原始記錄、成果圖件、報(bào)告等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的測(cè)繪檔案管理部門，對(duì)全公司的測(cè)繪檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則測(cè)繪檔案應(yīng)如實(shí)反映測(cè)繪工作的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，不得擅自修改、涂抹、偽造。3.安全保密原則加強(qiáng)測(cè)繪檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全與保密，防止檔案信息的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)測(cè)繪檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司測(cè)繪檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司測(cè)繪檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等工作。3.建立健全測(cè)繪檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率。4.對(duì)公司各部門測(cè)繪檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)測(cè)繪檔案的對(duì)外提供利用工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全和保密。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目測(cè)繪文件材料的形成、積累和整理工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確。2.在項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)將項(xiàng)目檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.對(duì)本項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔等工作。（三）測(cè)繪人員職責(zé)1.嚴(yán)格按照測(cè)繪規(guī)范和要求進(jìn)行作業(yè)，及時(shí)整理和上交測(cè)繪過(guò)程中形成的各類文件材料，保證檔案資料的質(zhì)量。2.對(duì)本人在測(cè)繪工作中形成的檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，不得擅自銷毀或隱匿檔案。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔和利用工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.測(cè)繪項(xiàng)目任務(wù)書(shū)、技術(shù)設(shè)計(jì)書(shū)、技術(shù)總結(jié)等文件。2.測(cè)繪原始記錄，包括觀測(cè)記錄、計(jì)算記錄、繪圖記錄等。3.各類測(cè)繪成果圖件，如地形圖、地籍圖、房產(chǎn)圖、工程竣工圖等。4.測(cè)繪報(bào)告，如測(cè)繪項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果質(zhì)量檢查報(bào)告等。5.與測(cè)繪項(xiàng)目有關(guān)的其他文件材料，如合同協(xié)議、往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織項(xiàng)目組人員收集項(xiàng)目檔案，確保檔案資料的齊全、完整。2.測(cè)繪人員在完成測(cè)繪任務(wù)后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將所形成的檔案資料整理好，上交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。3.對(duì)于外來(lái)文件材料，如委托測(cè)繪合同、上級(jí)部門下達(dá)的任務(wù)文件等，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)收集并歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.按照測(cè)繪項(xiàng)目的類別進(jìn)行分類，如地形測(cè)繪、工程測(cè)量、地籍測(cè)繪、房產(chǎn)測(cè)繪等。2.每個(gè)項(xiàng)目檔案按照文件材料的性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行組卷，一般可分為項(xiàng)目文件、原始記錄、成果圖件、報(bào)告等卷冊(cè)。3.對(duì)每卷檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的項(xiàng)目檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，符合要求的予以接收歸檔。3.歸檔的檔案應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認(rèn)，移交清單一式兩份，分別由檔案管理部門和移交部門保存。（二）保管期限1.測(cè)繪檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.具有重要?dú)v史價(jià)值、涉及國(guó)家機(jī)密和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的檔案應(yīng)列為永久保管。3.在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為長(zhǎng)期保管，保管期限一般為15年至50年。4.在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為短期保管，保管期限一般為5年至15年。5.具體保管期限的劃分按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。4.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱測(cè)繪檔案。外部單位因特殊情況需要查閱、借閱測(cè)繪檔案的，須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。(二)利用方式1.查閱檔案公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《測(cè)繪檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并指定專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。2.借閱檔案借閱檔案須填寫(xiě)《測(cè)繪檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞檔案。（三）利用審批1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位查閱、借閱檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定簽訂保密協(xié)議。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等，以便于統(tǒng)計(jì)和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)技術(shù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，予以銷毀。3.對(duì)仍有一定保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行縮微、數(shù)字化等處理后繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出檔案銷毀意見(jiàn)，編制《測(cè)繪檔案銷毀清單》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《測(cè)繪檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理賬目上予以注銷。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立測(cè)繪檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，報(bào)送公司主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。（二）移交1.公司因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，需要對(duì)測(cè)繪檔案進(jìn)行移交的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，雙方簽字確認(rèn)。3.接收單位應(yīng)按照檔案管理規(guī)定對(duì)移交的檔案進(jìn)行妥善保管和利用。八、檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)測(cè)繪檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密責(zé)任書(shū)。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的測(cè)繪檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍。3.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的保密檔案室，對(duì)涉密檔案進(jìn)行單獨(dú)存放，采取必要的保密技術(shù)措施，如加密存儲(chǔ)、門禁控制等。4.在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，對(duì)查閱、借閱涉密檔案的人員進(jìn)行登記，確保檔案信息不被泄露。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備等的安全管理，定期進(jìn)行安全檢查，及時(shí)消除安全隱患。2.配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防盜、防