健康檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織員工健康檔案的管理，確保員工健康信息的安全與保密，維護(hù)員工的合法權(quán)益，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及員工健康檔案管理、使用的部門和人員，包括但不限于人力資源部門、行政部門、醫(yī)務(wù)室、各業(yè)務(wù)部門等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《中華人民共和國(guó)個(gè)人信息保護(hù)法》等，確保健康檔案保密工作合法合規(guī)。2.保密性原則：采取有效措施，防止員工健康檔案信息泄露，確保信息安全。3.最小化原則：在確保工作需要的前提下，盡量減少對(duì)員工健康檔案信息的收集、存儲(chǔ)和使用，只獲取必要的信息。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反本制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、健康檔案的定義與內(nèi)容（一）定義員工健康檔案是指公司/組織為員工建立的，記錄員工健康狀況、體檢結(jié)果、疾病史、過(guò)敏史、職業(yè)病防治等信息的文件資料。（二）內(nèi)容1.基本信息：包括員工姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、崗位等。2.體檢記錄：歷年的身體檢查報(bào)告，如血常規(guī)、尿常規(guī)、生化指標(biāo)、影像學(xué)檢查結(jié)果等。3.疾病史：?jiǎn)T工曾經(jīng)患過(guò)的疾病及治療情況。4.過(guò)敏史：?jiǎn)T工對(duì)藥物、食物、環(huán)境等物質(zhì)的過(guò)敏情況。5.職業(yè)病防治信息：對(duì)于從事特定職業(yè)的員工，記錄其職業(yè)病防治相關(guān)信息，如職業(yè)健康檢查結(jié)果、接觸職業(yè)病危害因素情況等。6.其他健康相關(guān)信息：如心理健康評(píng)估、疫苗接種記錄等。三、健康檔案的建立與收集（一）建立流程1.入職體檢：新員工入職時(shí)，按照公司/組織規(guī)定進(jìn)行入職體檢，體檢機(jī)構(gòu)應(yīng)具備相應(yīng)資質(zhì)。人力資源部門負(fù)責(zé)收集體檢報(bào)告，并將其錄入員工健康檔案系統(tǒng)。2.定期體檢：根據(jù)公司/組織的健康管理計(jì)劃，定期組織員工進(jìn)行全面體檢。各部門負(fù)責(zé)通知員工體檢時(shí)間和地點(diǎn)，人力資源部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)體檢機(jī)構(gòu)和安排體檢流程。體檢結(jié)束后，體檢機(jī)構(gòu)將體檢報(bào)告提交給公司/組織，人力資源部門負(fù)責(zé)將報(bào)告錄入健康檔案系統(tǒng)。3.日常健康信息收集：?jiǎn)T工在工作過(guò)程中，如因患病、受傷等原因需要就醫(yī)，應(yīng)及時(shí)向醫(yī)務(wù)室或相關(guān)部門報(bào)告。醫(yī)務(wù)室或相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集員工的診斷證明、病歷等資料，并錄入健康檔案系統(tǒng)。（二）收集要求1.信息準(zhǔn)確完整：收集的健康檔案信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保能夠反映員工的健康狀況。2.合法合規(guī)：收集健康檔案信息應(yīng)遵循合法、正當(dāng)、必要的原則，不得違反法律法規(guī)和員工意愿收集信息。3.安全保密：在收集健康檔案信息過(guò)程中，應(yīng)采取安全保密措施，防止信息泄露。四、健康檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)：建立電子健康檔案系統(tǒng)，將員工健康檔案信息進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，設(shè)置不同級(jí)別的訪問(wèn)權(quán)限，確保信息安全。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)：對(duì)于一些重要的原始健康檔案資料，如體檢報(bào)告原件、病歷等，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，實(shí)行分類管理，便于查找和使用。（二）保管責(zé)任1.人力資源部門：負(fù)責(zé)電子健康檔案系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期備份檔案數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，負(fù)責(zé)紙質(zhì)健康檔案的整理、歸檔和保管工作。2.醫(yī)務(wù)室：協(xié)助人力資源部門做好健康檔案的管理工作，并負(fù)責(zé)對(duì)健康檔案信息進(jìn)行分析和利用，為員工提供健康指導(dǎo)。3.各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)督促本部門員工及時(shí)提交健康檔案相關(guān)信息，并對(duì)本部門員工健康檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（三）保管期限員工健康檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，電子健康檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，紙質(zhì)健康檔案應(yīng)保存至員工離職后一定期限，如[X]年。（四）安全防護(hù)1.物理安全：檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。2.網(wǎng)絡(luò)安全：加強(qiáng)電子健康檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)電子健康檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的地方。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。五、健康檔案的使用與共享規(guī)范（一）使用原則1.目的明確：健康檔案的使用應(yīng)僅限于與員工健康管理、疾病防治、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)等相關(guān)的工作需要，不得用于其他無(wú)關(guān)目的。2.授權(quán)使用：未經(jīng)員工本人書(shū)面授權(quán)，任何部門和個(gè)人不得擅自使用員工健康檔案信息。3.最小化使用：在使用健康檔案信息時(shí)，應(yīng)盡量減少對(duì)員工隱私的影響，只獲取必要的信息。（二）內(nèi)部使用規(guī)范1.人力資源部門：可根據(jù)員工健康檔案信息，為員工提供個(gè)性化的健康管理建議，如健康體檢提醒、疾病預(yù)防指導(dǎo)等。同時(shí)，在員工職業(yè)發(fā)展、崗位調(diào)整等方面，可參考健康檔案信息，確保員工能夠勝任工作崗位。2.醫(yī)務(wù)室：依據(jù)健康檔案信息，為員工提供醫(yī)療服務(wù)，如診斷疾病、制定治療方案等。對(duì)患有職業(yè)病或其他慢性疾病的員工，醫(yī)務(wù)室應(yīng)進(jìn)行跟蹤管理，定期評(píng)估員工健康狀況。3.各業(yè)務(wù)部門：在涉及員工健康安全的工作安排中，可參考員工健康檔案信息，如安排員工從事特定工作時(shí)，確保員工身體狀況能夠勝任該工作。同時(shí)，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)關(guān)注員工健康狀況，對(duì)出現(xiàn)健康問(wèn)題的員工及時(shí)給予關(guān)心和幫助。（三）外部共享規(guī)范1.與醫(yī)療機(jī)構(gòu)共享：在員工需要轉(zhuǎn)院治療、進(jìn)行第三方診斷等情況下，經(jīng)員工本人書(shū)面授權(quán)，可將員工健康檔案信息提供給相關(guān)醫(yī)療機(jī)構(gòu)，以便醫(yī)療機(jī)構(gòu)全面了解員工病情，提供更準(zhǔn)確的醫(yī)療服務(wù)。2.與政府部門共享：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和政策要求，在必要情況下，經(jīng)員工本人書(shū)面授權(quán)，可將員工健康檔案信息提供給政府相關(guān)部門，如職業(yè)病防治監(jiān)管部門、社保部門等。3.其他共享情況：如因法律訴訟、勞動(dòng)仲裁等原因需要提供員工健康檔案信息的，應(yīng)按照法律程序辦理，經(jīng)法院或仲裁機(jī)構(gòu)要求，并獲得員工本人書(shū)面授權(quán)后，方可提供。（四）共享流程1.申請(qǐng)：使用部門或個(gè)人如需共享員工健康檔案信息，應(yīng)填寫(xiě)《健康檔案信息共享申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明共享目的、共享對(duì)象、共享內(nèi)容等信息，并提交給人力資源部門。2.審核：人力資源部門對(duì)共享申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)共享目的是否合法合規(guī)，是否獲得員工本人書(shū)面授權(quán)等。審核通過(guò)后，報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批：公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審核情況進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可進(jìn)行信息共享。4.共享實(shí)施：按照審批意見(jiàn)，由人力資源部門負(fù)責(zé)將員工健康檔案信息提供給共享對(duì)象，并做好記錄。六、員工健康檔案信息的保密措施（一）人員管理1.培訓(xùn)教育：對(duì)涉及健康檔案管理、使用的人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、保密制度、信息安全知識(shí)等。2.簽訂保密協(xié)議：與所有涉及健康檔案管理、使用的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.監(jiān)督考核：建立健全監(jiān)督考核機(jī)制，對(duì)員工的保密工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查和考核。對(duì)違反保密制度的行為，及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。（二）技術(shù)措施1.加密技術(shù)：對(duì)電子健康檔案信息進(jìn)行加密處理，采用先進(jìn)的加密算法，確保信息在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。2.訪問(wèn)控制：在電子健康檔案系統(tǒng)中設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)控制權(quán)限，根據(jù)人員的工作職責(zé)和權(quán)限級(jí)別，限制其對(duì)健康檔案信息的訪問(wèn)范圍。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相應(yīng)的信息。3.審計(jì)跟蹤：建立電子健康檔案系統(tǒng)審計(jì)跟蹤機(jī)制，記錄所有對(duì)健康檔案信息的訪問(wèn)操作，包括訪問(wèn)時(shí)間、訪問(wèn)人員、操作內(nèi)容等。審計(jì)跟蹤記錄應(yīng)保存一定期限，以便進(jìn)行查詢和追溯。（三）環(huán)境管理1.辦公場(chǎng)所安全：加強(qiáng)辦公場(chǎng)所的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所。2.文件管理：對(duì)紙質(zhì)健康檔案文件進(jìn)行嚴(yán)格管理，借閱、復(fù)印等操作應(yīng)履行審批手續(xù)，并做好記錄。文件使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還和歸檔。3.廢棄物處理：對(duì)涉及員工健康檔案信息的廢棄物，如紙張、光盤等，應(yīng)進(jìn)行妥善處理，防止信息泄露。七、員工健康檔案信息的查詢與修改（一）查詢規(guī)定1.員工本人查詢：?jiǎn)T工有權(quán)查詢自己的健康檔案信息。員工可向人力資源部門提出查詢申請(qǐng)，填寫(xiě)《健康檔案信息查詢申請(qǐng)表》，經(jīng)人力資源部門核實(shí)身份后，為其提供查詢服務(wù)。2.其他人員查詢：除員工本人外，其他人員如需查詢員工健康檔案信息，必須獲得員工本人書(shū)面授權(quán)，并按照本制度規(guī)定的共享流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。（二）修改流程1.信息變更：?jiǎn)T工健康檔案信息如有變更，如聯(lián)系方式、崗位變動(dòng)、疾病診斷結(jié)果更新等，員工應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提交相關(guān)證明材料。人力資源部門核實(shí)后，對(duì)健康檔案信息進(jìn)行修改，并做好記錄。2.錯(cuò)誤修正：如發(fā)現(xiàn)健康檔案信息存在錯(cuò)誤或不準(zhǔn)確的情況，員工或相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提出修正申請(qǐng)。人力資源部門進(jìn)行核實(shí)后，對(duì)錯(cuò)誤信息進(jìn)行修正，并通知相關(guān)部門和人員。八、違反保密制度的責(zé)任追究（一）責(zé)任認(rèn)定1.泄露信息：凡因故意或過(guò)失導(dǎo)致員工健康檔案信息泄露的，均認(rèn)定為違反保密制度行為。2.違規(guī)使用：未經(jīng)授權(quán)擅自使用員工健康檔案信息，或?qū)⒔】禉n案信息用于非工作目的的，認(rèn)定為違規(guī)使用行為。3.其他違規(guī)行為：違反本制度規(guī)定的其他行為，如未履行保密義務(wù)、未按規(guī)定存儲(chǔ)保管檔案等，認(rèn)定為違規(guī)行為。（二）責(zé)任追究方式1.批評(píng)教育：對(duì)初次違反保密制度，情節(jié)較輕的人員，給予批評(píng)教育，責(zé)令其立即改正。2.經(jīng)濟(jì)處罰：對(duì)違反保密制度，給公司/組織或員工造成一定損失的人員，給予經(jīng)濟(jì)處罰，處罰金額根據(jù)損失程度確定。3.紀(jì)律處分：對(duì)違反保密制度，情節(jié)嚴(yán)重的人員，給予紀(jì)律處分，如警告、記過(guò)、記大過(guò)、降級(jí)、撤職、開(kāi)除等。4.法律責(zé)任：對(duì)違反保密制度，構(gòu)成犯罪的人員，依法追究其刑事責(zé)任。（三）責(zé)任追究程序1.舉報(bào)與發(fā)現(xiàn)：任何部門和個(gè)人發(fā)現(xiàn)違反保密制度的行為，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門舉報(bào)。人力資源部門在日常工作中發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。2.調(diào)查核實(shí)：人力資源部門對(duì)舉報(bào)或發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，收集相關(guān)證據(jù)材料，確定