檔案保衛(wèi)保密制度一、總則（一）目的為加強公司檔案的安全保衛(wèi)與保密工作，確保檔案的完整、安全，防止檔案信息泄露，保障公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理、利用過程中涉及的檔案保衛(wèi)與保密工作。（三）基本原則1.預防為主原則采取積極有效的防范措施，防止檔案安全事故和信息泄露事件的發(fā)生。2.全程管控原則對檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等全過程進行嚴格管理和監(jiān)控。3.責任追究原則對違反檔案保衛(wèi)保密制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任。二、檔案保衛(wèi)（一）檔案保管場所安全1.檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等安全防護設施。安裝火災自動報警系統(tǒng)和滅火設備，定期進行檢查和維護，確保其正常運行。庫房門窗應堅固防盜，安裝防盜門窗、防盜報警裝置等。配備溫濕度調(diào)節(jié)設備，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。放置防蟲、防鼠藥品和器材，定期進行檢查和更換。檔案架應排列整齊，便于通風和管理，檔案應分類存放，標識清晰。2.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。因工作需要進入庫房的，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并由檔案管理人員陪同。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火、堆放雜物等。（二）檔案運輸安全1.檔案的運輸應選擇安全可靠的運輸方式，確保檔案在運輸過程中的安全。2.運輸檔案時，應采取必要的防護措施，如包裝密封、防震、防潮等，防止檔案受損或丟失。3.檔案運輸過程中，應有專人負責押運，確保檔案的安全。（三）檔案設備安全1.檔案管理部門應定期對檔案管理設備進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保設備的正常運行。2.計算機、服務器等電子設備應安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護軟件，定期進行病毒查殺和系統(tǒng)更新。3.存儲檔案數(shù)據(jù)的硬盤、磁帶等存儲介質(zhì)應定期進行備份，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理設備出現(xiàn)故障時應及時維修，維修過程中應采取必要的安全措施，防止檔案信息泄露。三、檔案保密（一）保密人員管理1.公司根據(jù)檔案保密工作的需要，確定保密要害部門和部位，并明確保密責任人。2.保密人員應具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，熟悉檔案保密業(yè)務，掌握保密技能。3.公司對保密人員進行定期培訓和考核，提高其保密意識和業(yè)務水平。4.保密人員應簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務和責任。（二）保密制度建設1.公司制定完善的檔案保密制度，明確保密范圍、保密措施、保密責任等內(nèi)容。2.檔案保密制度應根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況，及時進行修訂和完善。3.公司應加強對檔案保密制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，確保制度的有效落實。（三）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自擴大檔案的知悉范圍。2.查閱、借閱檔案應履行審批手續(xù)，并在指定地點進行，嚴禁將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。3.檔案管理人員應嚴格控制檔案的復制數(shù)量，復制檔案須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并進行登記。4.檔案信息的存儲應采用加密技術(shù)，防止信息泄露。5.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應采取特殊的保密措施，如專人管理、專柜存放等。6.檔案管理人員在工作中形成的廢紙、廢磁盤等應及時清理，妥善處理，防止信息泄露。7.公司員工在離職時，應將所保管的檔案全部交回檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。四、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息的正確使用。2.檔案利用應有利于公司的生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展，不得損害公司的合法權(quán)益。（二）利用審批1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案的，須填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)部門負責人簽字后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對申請進行審核，符合條件的予以批準，并在申請表上簽字蓋章。3.查閱、借閱檔案的人員應按照批準的范圍和期限進行查閱、借閱，不得擅自擴大范圍或延長期限。（三）利用登記1.檔案管理人員應對查閱、借閱檔案的人員進行登記，記錄查閱、借閱的時間、內(nèi)容、期限等信息。2.查閱、借閱檔案的人員歸還檔案時，檔案管理人員應進行核對，確保檔案的完整和安全。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應加強對檔案利用情況的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案管理部門有權(quán)責令其改正，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。五、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的檔案。2.因保管不善等原因造成損壞、變質(zhì)，無法使用且無保存價值的檔案。3.經(jīng)鑒定確屬不需要保存的檔案。（二）銷毀鑒定1.檔案管理部門定期對擬銷毀的檔案進行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務部門人員等。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出銷毀意見。3.鑒定小組應形成鑒定報告，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（三）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)鑒定報告，編制《檔案銷毀清單》，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負責人簽字后，報公司分管領(lǐng)導審批。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同實施。4.銷毀檔案時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。5.銷毀過程中，應有專人負責監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認。6.銷毀完畢后，《檔案銷毀清單》應作為檔案資料永久保存。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構(gòu)公司設立檔案保衛(wèi)保密工作監(jiān)督檢查小組，由公司辦公室、檔案管理部門等相關(guān)人員組成，負責對公司檔案保衛(wèi)保密制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案保管場所的安全防護設施是否完好有效。2.檔案管理人員是否遵守保密制度。3.檔案利用審批、登記等手續(xù)是否齊全。4.檔案銷毀程序是否規(guī)范。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查監(jiān)督檢查小組定期對公司檔案保衛(wèi)保密工作進行全面檢查，每年不少于一次。2.不定期抽查監(jiān)督檢查小組不定期對公司部分部門的檔案保衛(wèi)保密工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查根據(jù)公司實際情況，對涉及重要檔案、敏感信息等進行專項檢查，確保檔案安全。（四）問題整改1.監(jiān)督檢查小組對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時提出整改意見，責令相關(guān)部門限期整改。2.相關(guān)部門應認真落實整改意見，采取有效措施進行整改，并將整改情況及時報告監(jiān)督檢查小組。3.對整改不力的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。七、責任追究（一）責任界定1.因違反檔案保衛(wèi)保密制度導致檔案丟失、損壞、信息泄露等事故的，根據(jù)事故的性質(zhì)和情節(jié)，確定相關(guān)人員的責任。2.檔案管理人員在檔案管理工作中存在失職、瀆職行為的，應承擔相應的責任。3.公司員工在檔案利用過程中違反規(guī)定，造成不良后果的，應承擔相應的責任。（二）責任追究方式1.批評教育對違反檔案保衛(wèi)保密制度情節(jié)較輕的人員，給予批評教育，責令其改正。2.經(jīng)濟處罰對違反檔案保衛(wèi)保密制度造成一定經(jīng)濟損失的人員，給予相應的經(jīng)濟處罰。3.