制定檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本規(guī)章制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則。應(yīng)保證檔案材料的齊全、完整，避免重要信息缺失。4.保密性原則。對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和具體實(shí)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的真實(shí)、完整和安全。3.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠(yuǎn)程查詢。5.參與制定檔案管理制度和業(yè)務(wù)流程，對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題提出改進(jìn)建議。6.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案庫(kù)房環(huán)境符合要求。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)提供所需檔案材料。4.對(duì)本部門員工進(jìn)行檔案管理知識(shí)的宣傳和培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。3.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表、報(bào)告等。4.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升調(diào)薪、培訓(xùn)考核等相關(guān)材料。5.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.公司技術(shù)檔案，包括研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、專利證書(shū)等。7.公司市場(chǎng)營(yíng)銷檔案，包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、營(yíng)銷活動(dòng)方案等。8.公司行政管理檔案，包括辦公文件、規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。9.公司其他具有保存價(jià)值的文件、資料、聲像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造。3.收集的檔案材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于后續(xù)的歸檔工作。（三）歸檔時(shí)間1.一般文件材料應(yīng)在次年上半年歸檔。2.重大活動(dòng)、項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將檔案材料整理歸檔。3.人事檔案應(yīng)在員工離職后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目。2.填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、起止日期等信息，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。4.審核通過(guò)后，檔案管理部門將檔案進(jìn)行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法進(jìn)行分類。1.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：按照公司內(nèi)部的部門或業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類。3.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期（15年以上）、短期（15年以下）三種保管期限。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼+順序號(hào)”的形式。2.年度用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。3.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼根據(jù)公司內(nèi)部部門或業(yè)務(wù)類型進(jìn)行統(tǒng)一編碼，如“01行政部”、“02財(cái)務(wù)部”等。4.順序號(hào)為每類檔案的流水號(hào)，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。(四)編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行錄入，以便于查詢和檢索。五、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。3.短期保管：凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等條件，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備和溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。5.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)專人負(fù)責(zé)管理，無(wú)關(guān)人員不得擅自進(jìn)入。2.嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，做好庫(kù)房的日常清潔、通風(fēng)、溫濕度記錄等工作。3.下班前應(yīng)檢查庫(kù)房門窗是否關(guān)閉，電器設(shè)備是否斷電，確保庫(kù)房安全。六、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)填寫(xiě)機(jī)密檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、審批人等信息。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見(jiàn)。2.填寫(xiě)檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理與分類的要求，將檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.及時(shí)更新電子檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，確保檔案信息的時(shí)效性。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)信息安全和保密的法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的電子檔案采取加密存儲(chǔ)、傳輸?shù)却胧?，確保信息安全。九、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在檔案管理工作中