查閱人事檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的查閱管理，確保人事檔案的安全與保密，維護(hù)員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要查閱人事檔案的外部單位或個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，確保檔案查閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障人事檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.規(guī)范有序原則：明確查閱流程和要求，確保查閱工作規(guī)范、有序進(jìn)行。二、人事檔案的內(nèi)容與分類（一）員工基本信息檔案1.個(gè)人簡(jiǎn)歷：包括教育背景、工作經(jīng)歷等。2.身份證明材料：如身份證、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)等復(fù)印件。3.入職材料：入職申請(qǐng)表、勞動(dòng)合同等。（二）培訓(xùn)與發(fā)展檔案1.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)課程名稱、時(shí)間、考核成績(jī)等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：?jiǎn)T工個(gè)人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及相關(guān)評(píng)估記錄。（三）績(jī)效考核檔案1.績(jī)效考核表：各年度、季度的績(jī)效考核結(jié)果及評(píng)價(jià)意見(jiàn)。2.績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃：針對(duì)績(jī)效考核結(jié)果制定的改進(jìn)計(jì)劃及執(zhí)行情況記錄。（四）薪酬福利檔案1.工資調(diào)整記錄：每次工資調(diào)整的依據(jù)、幅度等相關(guān)文件。2.福利享受情況：如社保、公積金、帶薪年假等福利的享受記錄。（五）獎(jiǎng)懲檔案1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄：獲得公司內(nèi)部或外部獎(jiǎng)勵(lì)的相關(guān)文件及證書(shū)復(fù)印件。2.違紀(jì)處分記錄：對(duì)員工違紀(jì)行為的處理決定及相關(guān)材料。（六）勞動(dòng)合同檔案1.勞動(dòng)合同文本：?jiǎn)T工與公司簽訂的勞動(dòng)合同原件及續(xù)簽合同文本。2.勞動(dòng)合同變更記錄：如崗位調(diào)整、薪資變更等涉及勞動(dòng)合同變更的相關(guān)文件。三、查閱權(quán)限與范圍（一）公司內(nèi)部人員查閱權(quán)限1.員工本人：可查閱本人的人事檔案，但涉及個(gè)人隱私等敏感信息的部分，需經(jīng)公司人力資源部門(mén)審核同意后方可查閱。2.人力資源部門(mén)工作人員：因工作需要，可查閱員工的全部人事檔案，但應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.根據(jù)工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，其他部門(mén)相關(guān)人員可查閱與工作相關(guān)的員工人事檔案部分內(nèi)容。（二）外部單位或個(gè)人查閱權(quán)限1.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法履行職責(zé)需要查閱人事檔案的，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱。2.因工作合作等特殊原因，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外部單位可查閱公司員工的部分人事檔案信息，但必須簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（三）查閱范圍限制1.涉及員工個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的部分，未經(jīng)員工本人同意或法律法規(guī)允許，不得查閱。2.人事檔案中的一些內(nèi)部討論、評(píng)估等僅供公司內(nèi)部使用的資料，不得向外部單位或個(gè)人提供查閱。四、查閱流程（一）內(nèi)部查閱流程1.查閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工本人或公司內(nèi)部人員如需查閱人事檔案，應(yīng)填寫(xiě)《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.審批：申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要進(jìn)行審批，同意后簽字并提交至人力資源部門(mén)。3.查閱：人力資源部門(mén)收到申請(qǐng)表后，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)在查閱記錄上簽字確認(rèn)查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還人力資源部門(mén)，由專人負(fù)責(zé)核對(duì)檔案完整性，并將檔案歸位存放。（二）外部查閱流程1.查閱申請(qǐng)：外部單位或個(gè)人如需查閱人事檔案，應(yīng)向公司提交正式的查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等信息，并提供相關(guān)證明文件（如司法機(jī)關(guān)的法律文書(shū)、合作協(xié)議等）。2.審批：公司收到查閱申請(qǐng)函后，由人力資源部門(mén)進(jìn)行初步審核，審核通過(guò)后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.簽訂保密協(xié)議：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，與外部單位或個(gè)人簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.查閱：按照保密協(xié)議的約定，安排專人陪同外部查閱人員在指定地點(diǎn)查閱相關(guān)人事檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人員姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。5.歸還與監(jiān)督：查閱完畢后，外部查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還公司，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督其是否按照保密協(xié)議的要求妥善處理查閱過(guò)程中涉及的檔案信息。五、檔案查閱的注意事項(xiàng)（一）查閱人員要求1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.查閱人員在查閱檔案過(guò)程中，應(yīng)保持安靜，不得在檔案存放地點(diǎn)大聲喧嘩或進(jìn)行其他影響檔案安全和秩序的行為。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，查閱人員不得將檔案帶出指定查閱地點(diǎn)。（二）檔案保護(hù)措施1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)使用專門(mén)的查閱工具，避免直接接觸檔案材料，防止損壞檔案。2.查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清理查閱現(xiàn)場(chǎng)，確保檔案存放環(huán)境整潔、安全。3.定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和查找。（三）保密要求1.查閱人員應(yīng)對(duì)查閱過(guò)程中獲取的檔案信息嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。未經(jīng)公司書(shū)面同意，不得將檔案信息用于任何與查閱目的無(wú)關(guān)的用途。2.人力資源部門(mén)工作人員在提供檔案查閱服務(wù)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自傳播或利用檔案信息謀取私利。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、員工個(gè)人隱私等敏感信息的檔案內(nèi)容，應(yīng)采取加密、限制訪問(wèn)等措施進(jìn)行保護(hù)。六、檔案查閱記錄與管理（一）查閱記錄內(nèi)容每次檔案查閱均應(yīng)詳細(xì)記錄查閱人員姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。查閱記錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，以便于查詢和追溯。（二）記錄保存期限查閱記錄的紙質(zhì)檔案保存期限為[X]年，電子檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案查閱統(tǒng)計(jì)與分析人力資源部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案查閱的頻率、目的、范圍等信息，為公司人力資源管理決策提供參考依據(jù)。同時(shí)，根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，適時(shí)調(diào)整檔案查閱制度和流程，以提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱人事檔案。2.查閱人員違反查閱流程，擅自擴(kuò)大查閱范圍或更改查閱內(nèi)容。3.查閱人員泄露檔案信息，給公司或員工造成損失。4.查閱人員對(duì)檔案材料進(jìn)行涂改、抽取、撤換等破壞行為。（二）處理措施1.對(duì)于內(nèi)部人員違規(guī)查閱檔案的行為，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過(guò)等處分；造成嚴(yán)重后果的，解除勞動(dòng)合同，并依法追究其法律責(zé)任。2.對(duì)于外部單位或個(gè)人違規(guī)查閱檔案的行為，公司有權(quán)終止查閱合作，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任；給公司造成損失的，應(yīng)依法賠償公司的經(jīng)濟(jì)損失。3.因違規(guī)查閱檔案導(dǎo)致檔案信息泄露或其他損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)