縣檔案制度匯聚總則目的本辦法旨在規(guī)范縣檔案制度匯聚工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，提高檔案利用效率，為縣各項(xiàng)工作的開展提供有力支持。適用范圍本辦法適用于本縣行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他組織的檔案制度匯聚管理工作?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案制度匯聚工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的集中保管和有效利用。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案制度匯聚工作流程。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密管理，確保檔案信息不泄露、不丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案制度匯聚管理流程，提高檔案利用效率，方便檔案使用者。檔案制度匯聚的范圍與內(nèi)容檔案范圍1.文書檔案：包括各類公文、函件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋各部門在履行職能過程中形成的專業(yè)檔案，如行政審批檔案、執(zhí)法檔案、財務(wù)檔案等。3.人事檔案：干部職工的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲等檔案材料。4.聲像檔案：照片、錄音、錄像等反映縣重要活動、事件的聲像資料。5.電子檔案：以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案信息。檔案內(nèi)容1.文件材料：包括文件的正本、副本、草稿、修訂稿等。2.記錄材料：如會議記錄、工作日記、統(tǒng)計報表等。3.審批材料：各類行政審批的申請、受理、審查、決定等過程的材料。4.合同協(xié)議：與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、合作意向書等。5.榮譽(yù)證書：獲得的各類榮譽(yù)稱號、獎勵證書等。檔案制度匯聚的流程收集1.明確收集責(zé)任：各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、準(zhǔn)確收集。2.定期收集：按照規(guī)定的時間周期，定期收集本部門產(chǎn)生的檔案材料。3.特殊情況收集：對于重大事件、緊急任務(wù)等產(chǎn)生的檔案材料，應(yīng)及時收集歸檔。整理1.分類：按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理。2.編號：為每份檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。鑒定1.確定保管期限：根據(jù)檔案的重要性、歷史價值等因素，確定檔案的保管期限。2.銷毀鑒定：對已到保管期限且無保存價值的檔案，進(jìn)行銷毀鑒定，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。歸檔1.移交：將整理好的檔案按照規(guī)定的時間和要求，移交至縣檔案管理部門。2.接收：縣檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對、清點(diǎn)，辦理接收手續(xù)。存儲1.庫房建設(shè)：建設(shè)符合檔案保管要求的庫房，配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。2.上架排列：將檔案按照編號順序上架排列，便于查找和管理。檔案制度匯聚的管理職責(zé)縣檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案制度匯聚管理辦法和工作流程：根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本縣實(shí)際情況，制定完善的檔案制度匯聚管理辦法和工作流程。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案制度匯聚工作：對各部門檔案制度匯聚工作進(jìn)行指導(dǎo)，定期檢查工作開展情況，確保工作規(guī)范有序。3.負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、存儲和利用：集中統(tǒng)一管理全縣各類檔案，做好檔案的整理、存儲和提供利用服務(wù)工作。4.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。5.檔案安全管理：加強(qiáng)檔案安全管理，制定安全管理制度，落實(shí)安全防范措施，確保檔案信息安全。各部門職責(zé)1.建立健全本部門檔案制度匯聚工作機(jī)制：明確檔案管理責(zé)任人，制定本部門檔案收集、整理、保管等工作制度。2.組織實(shí)施本部門檔案制度匯聚工作：按照規(guī)定的流程和要求，認(rèn)真做好本部門檔案的收集、整理、鑒定、歸檔等工作。3.定期向縣檔案管理部門移交檔案：按時將整理好的檔案移交至縣檔案管理部門，并辦理移交手續(xù)。4.配合縣檔案管理部門開展檔案利用工作：根據(jù)工作需要，積極配合縣檔案管理部門提供檔案利用服務(wù)。檔案制度匯聚的利用與服務(wù)利用原則1.依法依規(guī)利用原則：嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，開展檔案利用工作。2.保密原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。3.有償與無償相結(jié)合原則：根據(jù)檔案利用的性質(zhì)和目的，實(shí)行有償與無償相結(jié)合的服務(wù)方式。利用范圍1.內(nèi)部利用：供本縣各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)部工作人員查閱、使用檔案。2.外部利用：根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定，為社會組織、公民個人提供檔案查閱、復(fù)制等服務(wù)。利用程序1.申請：利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、查閱范圍等信息。2.審批：檔案管理部門對利用申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后出具檔案利用通知書。3.查閱：利用者憑檔案利用通知書到指定地點(diǎn)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)做好查閱登記工作。4.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，利用者應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)，檔案管理人員對復(fù)制件進(jìn)行核對、蓋章確認(rèn)。檔案制度匯聚的安全與保密安全管理1.庫房安全：加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全設(shè)施，如防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等。2.設(shè)備安全：定期對檔案存儲設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.環(huán)境安全：保持檔案庫房的溫濕度適宜，做好防火、防潮、防蟲、防鼠等工作。保密管理1.人員保密：加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，簽訂保密責(zé)任書，明確保密責(zé)任。2.制度保密：建立健全檔案保密制度，規(guī)范檔案查閱、借閱、復(fù)制等環(huán)節(jié)的保密措施。3.技術(shù)保密：采用先進(jìn)的保密技術(shù)手段，如加密存儲、身份認(rèn)證等，確保檔案信息安全。檔案制度匯聚的監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查主體縣檔案管理部門負(fù)責(zé)對全縣檔案制度匯聚工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，各部門應(yīng)加強(qiáng)對本部門檔案制度匯聚工作的自查自糾。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案制度執(zhí)行情況：檢查各部門是否嚴(yán)格執(zhí)行檔案制度匯聚管理辦法和工作流程。2.檔案收集整理情況：查看檔案收集是否齊全、整理是否規(guī)范。3.檔案保管情況：檢查檔案保管環(huán)境是否符合要求，檔案存儲是否安全。4.檔案利用情況：監(jiān)督檔案利用是否依法依規(guī)進(jìn)行，利用登記是否完整。監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：縣檔案管理部門定期對各部門檔案制度匯聚工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查。問題整改對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，縣檔案管理部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查驗(yàn)收，確保問題得到徹底解決。檔案制度匯聚的信息化建設(shè)建設(shè)目標(biāo)建立全縣統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等加工處理。2.檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)功能完善、操作簡便的檔案信息管理系統(tǒng)，涵蓋檔案收集錄入、整理編目、存儲檢索、利用服務(wù)、安全保密等功能模塊。3.數(shù)據(jù)安全保障：建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制,采用加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等保障檔案數(shù)據(jù)安全。實(shí)施步驟1.規(guī)劃設(shè)計階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和技術(shù)方案。2.系統(tǒng)建設(shè)階段：按照規(guī)劃要求，組織實(shí)施檔案數(shù)字化加工和信息管理系統(tǒng)開發(fā)工作。3.上線運(yùn)行階段：對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行測試、驗(yàn)收，正式上線運(yùn)行，并做好系統(tǒng)維護(hù)和升級工作。檔案制度匯聚的培訓(xùn)與宣傳培訓(xùn)1.培訓(xùn)對象：全縣檔案管理人員、各部門檔案工作負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員。2.培訓(xùn)內(nèi)容：檔案法律法規(guī)、檔案制度匯聚管理辦法、工作流程、信息化操作技能等。3.培訓(xùn)方式：定期組織集中培訓(xùn)、專題講座、在線學(xué)習(xí)等培訓(xùn)活動，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。宣傳1.宣傳目的：增強(qiáng)全縣各部門和廣大干部群眾對檔