落實(shí)檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作流程，保障公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的順利開展，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，為公司/組織的發(fā)展提供有力的支持。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工。凡在公司/組織工作過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均屬檔案管理范疇，必須按照本制度進(jìn)行管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案室，對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。2.真實(shí)性和完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠，同時(shí)注重檔案的完整性，避免重要信息的遺漏。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案信息進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，簡化手續(xù)，提高服務(wù)效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室檔案室是公司/組織檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理各類檔案。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀公司/組織的各類檔案，確保檔案的完整、安全和有效利用。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案利用提供便利條件。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。5.負(fù)責(zé)向公司/組織內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)。6.對公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.參與公司/組織重大活動、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保相關(guān)檔案的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。8.做好檔案的安全防護(hù)工作，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檔案庫房的檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失和泄密。（二）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司/組織的業(yè)務(wù)工作，責(zé)任心強(qiáng)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，按照檔案管理流程進(jìn)行檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等操作。2.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題，如破損、褪色、霉變等。3.負(fù)責(zé)檔案的信息化錄入工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整和及時(shí)更新。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。5.協(xié)助檔案室主任開展檔案鑒定、銷毀等工作，對擬銷毀的檔案進(jìn)行初審，并做好相關(guān)記錄。6.參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。7.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。（三）各部門兼職檔案員各部門應(yīng)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助檔案室做好檔案管理相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)組織本部門人員及時(shí)將工作中形成的各類文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理。2.定期對本部門的檔案進(jìn)行清查，確保檔案的完整和安全，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向檔案室報(bào)告。3.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門整理好的檔案移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案室開展檔案利用工作，根據(jù)本部門工作需要，向檔案室提出檔案查閱、借閱申請。5.配合檔案室做好檔案管理的宣傳和培訓(xùn)工作，提高本部門人員的檔案意識。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類包括公司/組織的各類行政文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類涵蓋市場營銷、客戶資料、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目策劃與執(zhí)行資料、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.技術(shù)研發(fā)類包含科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果、專利申請文件、技術(shù)圖紙等。4.基本建設(shè)類涉及工程建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗(yàn)收資料等。5.設(shè)備儀器類包括設(shè)備采購合同、設(shè)備說明書、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)檔案、設(shè)備報(bào)廢文件等。6.聲像電子類如照片、錄音、錄像、光盤、電子文檔等，記錄公司/組織重要活動、會議、項(xiàng)目等相關(guān)內(nèi)容。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”管理，即同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案，并確保兩者內(nèi)容一致。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實(shí)性和完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。4.對收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行初步分類和整理，去除不必要的附件和重復(fù)文件，確保檔案材料的清晰、規(guī)范。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)按照文件材料的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用采用科學(xué)合理的分類方法和編號系統(tǒng)，使檔案便于查找和借閱，提高檔案利用效率。3.分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一在全公司/組織范圍內(nèi)統(tǒng)一檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、技術(shù)研發(fā)類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、聲像電子類等一級類目。在一級類目下，再根據(jù)具體情況設(shè)置二級及以下類目，如行政管理類可分為綜合管理、人力資源、財(cái)務(wù)管理、行政管理等二級類目。2.編號對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年度類別順序號”的結(jié)構(gòu)，例如“2023XZ001”，其中“2023”表示年度，“XZ”表示行政管理類，“001”表示該類別下的順序號。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的檢索和管理。四、檔案的保管（一）保管場所檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.檔案架選用堅(jiān)固耐用、符合檔案保管要求的檔案架，用于存放檔案。檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備配備空調(diào)、除濕機(jī)等溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保庫房溫濕度符合要求。3.防火防盜設(shè)備安裝火災(zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，保障檔案庫房的安全。4.防蟲防鼠設(shè)備放置防蟲藥品、防鼠器材等，防止檔案受到蟲害和鼠害。5.檔案裝具選用合適的檔案盒、檔案袋等裝具，對檔案進(jìn)行分類存放，保護(hù)檔案不受損壞。（三）檔案存放1.分類存放按照檔案分類方案，將檔案分別存放在不同的檔案架上，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。2.上架排列檔案上架應(yīng)按照編號順序依次排列，不得隨意堆放。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)將檔案盒正面朝上，整齊排列在檔案架上；對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備中，并進(jìn)行分類管理。3.標(biāo)識清晰在檔案架上設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號等信息，便于快速查找檔案。（四）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司/組織的章程、營業(yè)執(zhí)照、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長期保管對公司/組織在一定時(shí)期內(nèi)具有重要查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。如一般性業(yè)務(wù)文件、項(xiàng)目檔案、設(shè)備檔案等。3.短期保管對公司/組織在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。如臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等。（五）保管期限的調(diào)整檔案保管期限應(yīng)根據(jù)公司/組織的發(fā)展和檔案的實(shí)際價(jià)值變化情況進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。對于保管期限已滿但仍具有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)重新鑒定其保管期限；對于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室主任擔(dān)任組長，各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司/組織的檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限表按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織制定的檔案保管期限表，對檔案進(jìn)行鑒定，判斷檔案是否達(dá)到保管期限。2.考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值除保管期限外，還應(yīng)考慮檔案對公司/組織當(dāng)前工作和未來發(fā)展的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。對于雖已達(dá)到保管期限，但仍具有重要參考價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。3.審查檔案的完整性和準(zhǔn)確性對檔案的內(nèi)容進(jìn)行審查，確保檔案完整、準(zhǔn)確，不存在虛假、錯誤或不完整的信息。對于不符合要求的檔案，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)充、修正或剔除。（三）鑒定程序1.初審檔案管理人員對到期檔案進(jìn)行初步審查，提出存毀意見，并填寫《檔案鑒定審批表》。2.會審鑒定工作小組對檔案管理人員提交的《檔案鑒定審批表》進(jìn)行會審，對每一份檔案進(jìn)行逐一審查，充分討論檔案的存毀意見。3.審批經(jīng)鑒定工作小組會審?fù)ㄟ^的檔案鑒定意見，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)鑒定意見，做出最終的銷毀或繼續(xù)保存的決定。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊對經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理人員應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.審批銷毀《檔案銷毀清冊》報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.實(shí)施銷毀檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄對檔案銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并存檔備查。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)定期統(tǒng)計(jì)各類檔案的數(shù)量，包括檔案的總卷數(shù)、件數(shù)、電子檔案的存儲容量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)對檔案的查閱、借閱次數(shù)，利用檔案的部門和人員等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。3.檔案保管期限統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)不同保管期限檔案的數(shù)量和比例，分析檔案的保存結(jié)構(gòu)。4.檔案鑒定銷毀情況統(tǒng)計(jì)記錄檔案鑒定的數(shù)量、銷毀的檔案數(shù)量及銷毀原因等信息。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立統(tǒng)計(jì)臺賬檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，對各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄。統(tǒng)計(jì)臺賬應(yīng)定期更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.利用信息化系統(tǒng)借助檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的自動采集和分析，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。3.定期報(bào)表定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，為決策提供數(shù)據(jù)支持。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部利用公司/組織各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案室辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部利用因法律法規(guī)要求、司法訴訟、合作業(yè)務(wù)等原因，需要向外部單位或個(gè)人提供檔案查閱、借閱服務(wù)的，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。（二）利用方式1.查閱檔案查閱應(yīng)在檔案室指定的場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案安全。2.借閱對于確需借出檔案室的檔案，應(yīng)嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用日期、利用部門、利用人員、檔案編號、題名、利用目的等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。（四）保密要求1.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等