檔案移交歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案移交歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門應(yīng)將工作活動中形成的各種檔案材料及時、完整地收集齊全，并保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確無誤，如實(shí)反映工作實(shí)際情況。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮檔案的利用需求，按照科學(xué)的分類方法和檢索工具，對檔案進(jìn)行整理和編目，便于檔案的查找和利用，提高工作效率。二、檔案移交歸檔職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案移交歸檔制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、移交等工作，確保檔案工作符合制度要求。3.負(fù)責(zé)接收各部門移交的檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，并建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作，確保檔案的安全和完整。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)明確一名檔案工作負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織和協(xié)調(diào)。2.按照檔案管理部門的要求，及時收集、整理本部門在工作活動中形成的各種檔案材料，并進(jìn)行初步分類和裝訂。3.在規(guī)定的時間內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理移交手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案移交歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，如營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、公司章程等。2.公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司/組織會議記錄、紀(jì)要、決議等文件。4.公司/組織工作計劃、總結(jié)、報告等文件。5.公司/組織人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動等相關(guān)材料。6.公司/組織財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等文件。7.公司/組織審計檔案，包括審計報告、審計底稿等文件。8.公司/組織行政事務(wù)文件，如公文、函件、通知、通告等。（二）業(yè)務(wù)管理類檔案1.公司/組織業(yè)務(wù)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報告、項(xiàng)目計劃等文件。2.業(yè)務(wù)項(xiàng)目的合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。3.業(yè)務(wù)項(xiàng)目的技術(shù)文件、圖紙、資料等。4.業(yè)務(wù)項(xiàng)目的驗(yàn)收報告、總結(jié)報告等文件。5.業(yè)務(wù)項(xiàng)目的客戶資料、市場調(diào)研資料等。（三）生產(chǎn)技術(shù)類檔案1.產(chǎn)品設(shè)計文件，包括產(chǎn)品圖紙、設(shè)計說明書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。2.生產(chǎn)工藝文件，包括工藝流程、操作規(guī)程、質(zhì)量控制文件等。3.生產(chǎn)設(shè)備檔案，包括設(shè)備購置合同、設(shè)備說明書、設(shè)備維護(hù)記錄等。4.生產(chǎn)質(zhì)量檔案，包括產(chǎn)品檢驗(yàn)報告、質(zhì)量統(tǒng)計報表、質(zhì)量事故處理記錄等。（四）基本建設(shè)類檔案1.基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報告、初步設(shè)計等文件。2.基本建設(shè)項(xiàng)目的工程預(yù)算、決算文件。3.基本建設(shè)項(xiàng)目的施工圖紙、施工記錄、工程變更通知等文件。4.基本建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收報告、竣工決算審計報告等文件。（五）會計檔案1.會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證。2.會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財務(wù)會計報告，包括月度、季度、年度財務(wù)報表等。4.其他會計資料，如銀行對賬單、稅務(wù)申報表、財務(wù)審計報告等。（六）聲像檔案1.公司/組織重大活動、會議、慶典等的照片、錄像、錄音等資料。2.公司/組織產(chǎn)品宣傳、形象展示等的照片、錄像、錄音等資料。3.公司/組織與外部單位合作、交流等活動的照片、錄像、錄音等資料。（七）電子檔案1.公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)生成的電子文件，如公文、報表、合同等。2.公司/組織業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子數(shù)據(jù)，如銷售數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)等。3.公司/組織網(wǎng)站發(fā)布的信息、資料等電子文件。四、檔案移交歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)按照檔案移交歸檔范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的各種文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、有效，不得偽造、篡改或擅自銷毀。3.對于重要的文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。（二）文件材料的整理1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的分類方法和編號規(guī)則，對收集的文件材料進(jìn)行初步分類和編號。2.文件材料應(yīng)按照形成時間順序排列，同一事由的文件材料應(yīng)集中在一起，并進(jìn)行系統(tǒng)整理。3.文件材料應(yīng)去除金屬物，破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，字跡模糊或褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行字跡恢復(fù)或復(fù)制。4.文件材料應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的紙張進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。（三）檔案的移交1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度整理好的檔案移交至檔案管理部門，并填寫檔案移交清單。2.檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、編號、數(shù)量、形成時間、保管期限等內(nèi)容，并由移交部門和檔案管理部門雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門在接收檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案移交清單，對不符合要求的檔案應(yīng)及時退回移交部門，并要求其補(bǔ)充或重新整理。4.對于電子檔案，各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，將電子文件存儲到指定的存儲介質(zhì)上，并進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，同時提供電子文件的目錄清單和相關(guān)說明。（四）檔案的歸檔1.檔案管理部門在接收檔案后，應(yīng)按照檔案分類方案，對檔案進(jìn)行進(jìn)一步分類和編號，并建立檔案目錄。2.檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放于不同的檔案柜或檔案架上。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案移交清單一致。4.對于電子檔案，檔案管理部門應(yīng)將電子文件存儲到檔案管理系統(tǒng)中，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，同時對電子檔案進(jìn)行加密處理，確保電子檔案的安全。五、檔案保管期限（一）永久保管1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。2.公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司/組織重要會議記錄、紀(jì)要、決議等文件。4.公司/組織重大業(yè)務(wù)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報告、項(xiàng)目計劃、合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、驗(yàn)收報告、總結(jié)報告等文件。5.公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報告、初步設(shè)計、工程預(yù)算、決算文件、施工圖紙、施工記錄、工程變更通知、竣工驗(yàn)收報告、竣工決算審計報告等文件。6.公司/組織財務(wù)檔案中的年度財務(wù)報表、財務(wù)審計報告等文件。7.公司/組織人事檔案中的員工入職、離職、晉升、調(diào)動等相關(guān)材料。8.公司/組織與外部單位簽訂的具有長期法律效力的合同、協(xié)議等文件。（二）定期保管1.保管期限為[X]年的檔案公司/組織一般性會議記錄、紀(jì)要、決議等文件。公司/組織一般性業(yè)務(wù)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報告、項(xiàng)目計劃、合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、驗(yàn)收報告、總結(jié)報告等文件。公司/組織一般性行政事務(wù)文件，如公文、函件、通知、通告等。公司/組織生產(chǎn)技術(shù)類檔案中的一般性技術(shù)文件、圖紙、資料等。公司/組織會計檔案中的月度、季度財務(wù)報表等文件。2.保管期限為[X]年的檔案公司/組織一般性工作計劃、總結(jié)、報告等文件。公司/組織一般性業(yè)務(wù)項(xiàng)目的客戶資料、市場調(diào)研資料等。公司/組織生產(chǎn)技術(shù)類檔案中的生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程、質(zhì)量控制文件等。公司/組織生產(chǎn)設(shè)備檔案中的設(shè)備維護(hù)記錄等。公司/組織聲像檔案中的一般性照片、錄像、錄音等資料。公司/組織電子檔案中的一般性電子文件，如辦公系統(tǒng)生成的公文、報表等。（三）保管期限的確定原則1.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素綜合確定。2.對于涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、重大權(quán)益、重要決策等方面的檔案，應(yīng)確定為永久保管。3.對于一般性業(yè)務(wù)活動、日常管理等方面的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況確定為定期保管。4.檔案保管期限一經(jīng)確定，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意更改。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。4.鑒定意見應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，并形成檔案鑒定報告。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，檔案管理部門應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，并報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門的人員共同監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀工作的真實(shí)性和徹底性。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存，以備查考。七、檔案查閱與利用（一）查閱范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.公司/組織外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作交流等需要，可查閱與其相關(guān)的檔案，但應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.公司/組織外部單位查閱檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提交查閱申請函，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱人員名單等內(nèi)容，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。3.查閱申請批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱時間、查閱內(nèi)容等內(nèi)容。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的