全套檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案室歸口負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在不同階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止失密、泄密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案室設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案室，配備必要的檔案管理人員和辦公設(shè)備，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀公司/組織各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，編制各類檔案檢索工具和參考資料。4.對各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)。5.做好檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案工作流程和相關(guān)法律法規(guī)，熱愛檔案事業(yè)，責(zé)任心強(qiáng)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、利用制度，做好檔案借閱登記和歸還檢查工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，確保檔案的準(zhǔn)確與完整。5.積極參與檔案信息化建設(shè)工作，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。6.配合上級主管部門和有關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)檢查、指導(dǎo)和驗(yàn)收工作，提供相關(guān)檔案資料和情況說明。（四）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.嚴(yán)格按照公司/組織檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理和安全保密工作，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓或出借檔案。3.在開展各項(xiàng)工作活動(dòng)中，及時(shí)形成和積累檔案資料，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案室移交。4.積極配合檔案室做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，為檔案管理工作提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理檔案：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、物資采購、售后服務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料。3.項(xiàng)目檔案：針對公司/組織承擔(dān)的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.聲像檔案：記錄公司/組織重要活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等的照片、錄音、錄像等資料。5.實(shí)物檔案：公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、印章等實(shí)物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，確保原始材料的真實(shí)性和有效性。3.對于重要的文件、合同等資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，需收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.聲像檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝人等信息，實(shí)物檔案應(yīng)詳細(xì)記錄其來源、獲得時(shí)間和保管情況。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保分類科學(xué)、合理、準(zhǔn)確。3.檔案整理應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一采用國家規(guī)定的分類編號方法和整理格式。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊，編制檔案目錄和索引。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類整理，按照年度裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.聲像檔案：按照內(nèi)容分類整理，編制聲像檔案目錄，同時(shí)進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。5.實(shí)物檔案：對實(shí)物進(jìn)行登記造冊，注明名稱、來源、日期、保管地點(diǎn)等信息，妥善保管。四、檔案的保管（一）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管的檔案：凡是在一定時(shí)期內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，分別列為30年、10年保管。（二）檔案庫房管理1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、防盜窗、窗簾、吸塵器等。3.檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，編號清晰，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序上架存放，不得隨意堆放。4.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。如遇自然災(zāi)害或其他突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取措施保護(hù)檔案安全。（三）檔案裝具管理1.檔案裝具應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，具備良好的耐久性和安全性。2.對檔案裝具進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)更換或修復(fù)。3.檔案裝具應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，防止灰塵、污垢等對檔案造成損害。（四）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)（ERMS），對電子檔案進(jìn)行集中管理和存儲(chǔ)。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、備份等功能，確保電子檔案的安全與完整。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，按照與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的分類方法進(jìn)行編號和命名，便于查找和利用。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。備份周期根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率確定，一般每月或每季度進(jìn)行一次全量備份，每周進(jìn)行一次增量備份。4.加強(qiáng)對電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對到期檔案進(jìn)行全面審查。2.審查檔案的內(nèi)容是否涉及公司/組織機(jī)密，是否對公司/組織的歷史研究、工作查考、經(jīng)驗(yàn)借鑒等具有重要價(jià)值。3.對于涉及重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、關(guān)鍵技術(shù)信息、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理人員按照檔案保管期限，定期清理到期檔案，并將擬銷毀檔案清單提交給鑒定工作小組。2.鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷（件）審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。3.對于確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的題名、年度、保管期限、文號、責(zé)任者等信息?！稒n案銷毀清冊》一式兩份，一份留存檔案室備查，一份報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室會(huì)同相關(guān)部門共同實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案丟失或泄露。（四）銷毀記錄檔案銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并注明銷毀日期和方式。《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存于檔案室，作為檔案銷毀工作的重要憑證。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)為本原則：以滿足公司/組織各項(xiàng)工作對檔案的利用需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門形成的檔案以及與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的其他檔案。2.公司/組織員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、研究等合理需求，可查閱、借閱與其工作或個(gè)人發(fā)展相關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱、借閱與合作項(xiàng)目等相關(guān)的檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，并按照規(guī)定的范圍和要求進(jìn)行利用。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案室查閱檔案原件或復(fù)印件，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，幫助利用者查找所需檔案。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，檔案利用者應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的內(nèi)容、用途、數(shù)量等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取費(fèi)用。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還時(shí)間等信息。2.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新檔案利用登記臺(tái)賬，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。（五）利用監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)對檔案利用過程進(jìn)行監(jiān)督，檢查利用者是否遵守檔案利用規(guī)定，是否在規(guī)定的范圍內(nèi)利用檔案。2.如發(fā)現(xiàn)利用者有違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)制止，并向檔案室負(fù)責(zé)人報(bào)告。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)追究利用者的責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用卷（件）數(shù)等。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。（二）統(tǒng)計(jì)報(bào)表編制與報(bào)送1.每月末，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案管理系統(tǒng)和相關(guān)登記臺(tái)賬，編制當(dāng)月檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)送公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.每年末，檔案管理人員應(yīng)編制本年度檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)，全面反映公司/組織年度檔案管理工作情況。統(tǒng)計(jì)年報(bào)應(yīng)附詳細(xì)的文字說明，對檔案管理工作中的成績、問題及改進(jìn)措施等進(jìn)行總結(jié)分析。（三）統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析與利用1.定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，通過數(shù)據(jù)分析了解檔案管理工