檔案資源遷移制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案資源遷移工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的有效利用和管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及檔案資源遷移的相關活動，包括檔案的整理、存儲地點變更、交接等全過程。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案遷移工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案遷移過程中，采取必要的安全措施，保障檔案信息不泄露、不損壞，維護檔案的保密性和安全性。3.完整準確原則：保證遷移的檔案資料完整無缺，信息準確無誤，不遺漏重要內(nèi)容。4.有序高效原則：合理規(guī)劃遷移流程，明確各環(huán)節(jié)責任，提高工作效率，確保檔案遷移工作有序進行。二、檔案資源遷移的組織與職責（一）檔案管理部門1.負責制定檔案資源遷移計劃，明確遷移的范圍、時間、步驟等。2.組織協(xié)調(diào)檔案遷移工作，對遷移過程進行全程監(jiān)督和指導。3.負責與接收部門進行溝通協(xié)調(diào)，辦理檔案交接手續(xù)。4.對遷移后的檔案進行整理、上架和存儲管理，確保檔案的有序存放。（二）檔案產(chǎn)生部門1.負責本部門檔案的整理和初步審核，確保檔案資料齊全、準確。2.按照檔案管理部門的要求，按時將需遷移的檔案移交至指定地點。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案遷移過程中的相關工作，如提供必要的信息和解釋等。（三）接收部門1.提前做好接收檔案的準備工作，包括安排存儲場地、配備必要的設施設備等。2.與檔案管理部門共同對遷移的檔案進行清點、核對，辦理交接手續(xù)。3.負責接收檔案后的日常管理和維護工作。三、檔案資源遷移前的準備工作（一）檔案清查1.檔案管理部門組織各檔案產(chǎn)生部門對擬遷移的檔案進行全面清查，核對檔案的數(shù)量、種類、完整性等。2.編制檔案清查清單，詳細記錄每一份檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案缺失、損壞、信息錯誤等，及時進行核實和處理，補充或更正相關檔案資料。（二）檔案整理1.按照檔案管理的相關標準和規(guī)范，對清查后的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.去除重復、無效的檔案，對破損、褪色的檔案進行修復或復制。3.確保每份檔案都有清晰、準確的標識，便于識別和管理。（三）制定遷移計劃1.根據(jù)檔案清查整理情況，結合公司實際情況和工作安排，制定檔案資源遷移計劃。2.遷移計劃應包括遷移的時間進度安排、人員分工、運輸方式、安全保障措施等內(nèi)容。3.將遷移計劃提前通知各相關部門，確保各部門做好相應的準備工作。（四）設施設備準備1.檔案管理部門負責準備檔案遷移所需的設施設備，如檔案箱、搬運工具、存儲貨架等。2.對設施設備進行檢查和調(diào)試，確保其性能良好，能夠滿足檔案遷移的要求。3.根據(jù)遷移檔案的數(shù)量和存儲要求，合理安排設施設備的數(shù)量和規(guī)格。（五）人員培訓1.組織參與檔案遷移工作的人員進行培訓，使其熟悉檔案遷移的流程、要求和安全注意事項。2.培訓內(nèi)容包括檔案管理知識、遷移操作規(guī)范、信息安全保密等方面。3.通過培訓，提高工作人員的業(yè)務水平和責任意識，確保檔案遷移工作的順利進行。四、檔案資源遷移的實施流程（一）檔案打包1.按照檔案整理后的分類和編號順序，將檔案裝入檔案箱，并在檔案箱上標明檔案的類別、起止編號、數(shù)量等信息。2.對檔案箱進行密封，確保檔案在運輸過程中不受損壞和丟失。3.在檔案箱外粘貼標簽，注明檔案的名稱、來源部門、目的地等詳細信息，便于識別和查找。（二）檔案運輸1.根據(jù)遷移計劃安排合適的運輸方式，確保檔案安全、及時送達目的地。2.在運輸過程中，采取必要的防護措施，如防震、防潮、防火等，避免檔案受到損壞。3.安排專人負責押運檔案，確保運輸過程中的檔案安全，防止檔案丟失或被盜。（三）檔案接收與清點1.檔案運輸?shù)竭_目的地后，接收部門與押運人員共同對檔案進行接收和清點。2.按照檔案交接清單，逐箱核對檔案的數(shù)量、名稱、編號等信息，確保檔案與清單一致。3.對接收過程中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、缺失等問題，及時記錄并與押運人員協(xié)商解決。（四）檔案上架與存儲1.接收部門根據(jù)檔案的分類和編號，將檔案及時上架存儲到指定的檔案庫房。2.按照檔案存儲的要求，合理安排檔案的存放位置，確保檔案存放有序，便于查找和利用。3.對上架后的檔案進行再次核對，確保檔案存儲的準確性和完整性。五、檔案資源遷移過程中的安全與保密措施（一）安全措施1.檔案遷移過程中，要確保檔案的實體安全，避免檔案受到物理損壞。2.運輸車輛應具備良好的性能和安全設施，定期進行維護和檢查。3.檔案存儲場所應符合安全要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲等功能。4.在檔案搬運過程中，要輕拿輕放，避免劇烈震動和碰撞。（二）保密措施1.參與檔案遷移工作的人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.嚴格控制檔案遷移過程中的知悉范圍，僅限必要的工作人員參與。3.對涉及公司機密的檔案，要采取加密存儲、專人護送等特殊保密措施。4.在檔案遷移場所，要設置專門的區(qū)域存放檔案，無關人員不得進入。5.禁止在非保密的通訊工具上傳輸涉及公司機密的檔案信息。六、檔案資源遷移后的核對與驗收（一）核對內(nèi)容1.檔案管理部門組織對遷移后的檔案進行全面核對，檢查檔案的數(shù)量、種類、編號、存儲位置等是否與遷移前一致。2.核對檔案的完整性，確保每份檔案都已準確無誤地遷移到新的存儲地點。3.檢查檔案的整理質(zhì)量，是否符合檔案管理的相關標準和規(guī)范。（二）驗收標準1.檔案數(shù)量準確，無遺漏、無丟失。2.檔案種類齊全，符合檔案分類要求。3.檔案編號連續(xù)、準確，與檔案內(nèi)容對應一致。4.檔案存儲位置合理，便于查找和利用。5.檔案整理規(guī)范，標識清晰。（三）驗收程序1.檔案管理部門完成核對工作后，填寫檔案資源遷移驗收報告。2.組織相關部門和人員對驗收報告進行審核，確認驗收結果。3.對驗收中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改，直至驗收合格。七、檔案資源遷移的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立檔案資源遷移監(jiān)督機制，對遷移工作的全過程進行監(jiān)督。2.檔案管理部門負責具體的監(jiān)督工作，定期檢查遷移工作的進展情況。3.設立監(jiān)督舉報渠道，鼓勵員工對檔案遷移過程中的違規(guī)行為進行舉報。（二）檢查內(nèi)容1.檢查遷移計劃的執(zhí)行情況，是否按照計劃按時、按質(zhì)完成遷移工作。2.檢查檔案遷移過程中的安全與保密措施落實情況，是否存在安全隱患和泄密風險。3.檢查檔案的整理、交接、存儲等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，檔案質(zhì)量是否達標。4.檢查工作人員的操作是否規(guī)范，是否存在違規(guī)操作行為。（三）問題處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.跟蹤整改情況，對整改不力的部門和人員進行嚴肅處理。3.將監(jiān)督檢查結果納入公