保安檔案建立制度一、總則（一）目的為加強公司保安隊伍管理，規(guī)范保安檔案建立工作，全面、準(zhǔn)確、及時地記錄保安人員的基本信息、工作表現(xiàn)、培訓(xùn)經(jīng)歷等情況，為保安人員的選拔、任用、考核、獎懲、培訓(xùn)等提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體保安人員檔案的建立、管理和使用。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確反映保安人員的實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋保安人員從入職到離職期間的各類相關(guān)信息，確保檔案資料的全面性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對保安人員檔案信息予以保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)保安人員的工作變動、培訓(xùn)情況、考核結(jié)果等及時更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名：保安人員的真實姓名。2.性別：保安人員的性別。3.出生日期：準(zhǔn)確記錄出生年月日。4.民族：所屬民族。5.籍貫：詳細(xì)籍貫地址。6.政治面貌：如中共黨員、共青團員、群眾等。7.身份證號碼：保安人員的身份證號碼。8.聯(lián)系方式：包括手機號碼、電子郵箱等，確保能及時聯(lián)系到保安人員。9.入職日期：正式入職公司的時間。10.離職日期：如有離職情況，記錄離職時間。11.家庭住址：詳細(xì)家庭居住地址。12.緊急聯(lián)系人：填寫緊急情況下可聯(lián)系的人員姓名、與保安人員的關(guān)系及聯(lián)系方式。（二）入職資料1.入職申請表：記錄保安人員入職時填寫的各項信息，包括求職意向、工作經(jīng)歷、教育背景等。2.身份證復(fù)印件：清晰的身份證正反面復(fù)印件，確保信息準(zhǔn)確。3.學(xué)歷證書復(fù)印件：提供最高學(xué)歷證書復(fù)印件，以證明其文化程度。4.職業(yè)資格證書復(fù)印件：如有相關(guān)保安職業(yè)資格證書，一并復(fù)印存檔。5.體檢報告：入職時的健康體檢報告，確保保安人員身體健康，能勝任工作崗位。（三）培訓(xùn)記錄1.內(nèi)部培訓(xùn)記錄：詳細(xì)記錄參加公司組織的各類保安業(yè)務(wù)培訓(xùn)情況，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)考核成績等。2.外部培訓(xùn)記錄：如參加外部專業(yè)機構(gòu)舉辦的保安培訓(xùn)課程，需記錄培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)內(nèi)容及取得的培訓(xùn)證書等信息。（四）工作經(jīng)歷1.崗位變動記錄：記錄保安人員在公司內(nèi)的崗位調(diào)動情況，包括原崗位、調(diào)動原因、調(diào)動時間及新崗位等信息。2.工作表現(xiàn)記錄：日常工作記錄：由保安隊長或上級主管定期填寫，記錄保安人員每日的工作任務(wù)完成情況、出勤情況、巡邏路線及時間等。突發(fā)事件處理記錄：詳細(xì)記錄保安人員參與處理突發(fā)事件的時間、地點、事件經(jīng)過、采取的措施及處理結(jié)果等?？蛻舴答佊涗洠菏占蛻魧Ρ０踩藛T工作的評價和反饋意見，包括表揚信、投訴記錄等，并注明反饋時間和來源。（五）考核情況1.月度考核記錄：每月對保安人員進行工作考核，記錄考核時間、考核項目、考核標(biāo)準(zhǔn)、考核得分及考核評語等?？己隧椖靠砂üぷ骷o(jì)律、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量等方面。2.年度考核記錄：每年末進行年度綜合考核，總結(jié)全年工作表現(xiàn)，確定考核等級（優(yōu)秀、合格、不合格），記錄考核結(jié)果及評語?？己私Y(jié)果將作為保安人員晉升、獎懲的重要依據(jù)。（六）獎懲情況1.獎勵記錄：記錄保安人員獲得的各類獎勵，包括公司內(nèi)部獎勵（如優(yōu)秀保安獎、突出貢獻獎等）和外部表彰（如政府部門頒發(fā)的榮譽證書等）。詳細(xì)注明獎勵名稱、頒發(fā)時間、頒獎單位及獎勵原因。2.懲罰記錄：對違反公司規(guī)章制度或工作紀(jì)律的保安人員進行處罰，記錄處罰時間、處罰原因、處罰種類（警告、罰款、辭退等）及處罰依據(jù)。（七）其他資料1.培訓(xùn)證書：保安人員參加各類培訓(xùn)取得的結(jié)業(yè)證書、資格證書等原件及復(fù)印件。2.榮譽證書：獲得的各類榮譽證書原件及復(fù)印件。3.其他相關(guān)證明材料：如保安人員在工作中取得的特殊成績證明、參加社會公益活動的相關(guān)資料等，如有可一并歸檔。三、檔案建立流程（一）入職建檔1.新保安人員入職時，人力資源部門負(fù)責(zé)發(fā)放《保安人員入職申請表》，由保安人員如實填寫個人基本信息、工作經(jīng)歷、教育背景等內(nèi)容。2.保安人員將填寫完整的入職申請表及身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、職業(yè)資格證書復(fù)印件、體檢報告等資料一并提交給人力資源部門。3.人力資源部門對提交的資料進行審核，確保信息真實、準(zhǔn)確、完整。審核通過后，為保安人員建立個人檔案，并將相關(guān)資料原件及復(fù)印件整理歸檔。（二）資料更新1.保安人員的培訓(xùn)記錄、工作經(jīng)歷、考核情況、獎懲情況等信息由相關(guān)部門定期收集整理，并及時反饋給人力資源部門。2.人力資源部門根據(jù)收集到的信息，及時更新保安人員檔案內(nèi)容。如培訓(xùn)記錄由培訓(xùn)部門提供，工作表現(xiàn)記錄由保安隊長或上級主管填寫，考核情況由考核部門提供，獎懲情況由行政部門或相關(guān)管理部門提供。3.對于檔案內(nèi)容的更新，需確保資料來源可靠，信息準(zhǔn)確無誤，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（三）離職歸檔1.保安人員離職時，人力資源部門負(fù)責(zé)收回其個人檔案，并對檔案進行全面檢查，確保檔案資料完整無缺。2.對離職保安人員的檔案進行整理，將離職證明、工作交接記錄等相關(guān)資料一并歸檔，注明離職日期及離職原因。3.離職保安人員檔案由人力資源部門妥善保管，按照公司檔案管理規(guī)定進行定期存檔，以備后續(xù)查閱。四、檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)保安人員檔案的統(tǒng)一建立、管理和維護工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.制定和完善保安檔案建立制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好檔案資料的收集、整理和歸檔工作。3.根據(jù)公司管理需要，及時提供保安人員檔案信息，為保安人員的選拔、任用、考核、獎懲、培訓(xùn)等提供依據(jù)。4.嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對保安人員檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。（二）培訓(xùn)部門1.負(fù)責(zé)收集、整理保安人員的培訓(xùn)記錄，包括內(nèi)部培訓(xùn)和外部培訓(xùn)情況。2.詳細(xì)記錄每次培訓(xùn)的時間、地點、內(nèi)容、考核成績等信息，并及時反饋給人力資源部門，以便更新檔案。3.協(xié)助人力資源部門做好培訓(xùn)證書的管理工作，確保培訓(xùn)證書的真實性和有效性。（三）保安部門1.保安隊長負(fù)責(zé)填寫保安人員的日常工作記錄，包括出勤情況、巡邏路線、工作任務(wù)完成情況等。2.及時記錄保安人員參與處理突發(fā)事件的情況，詳細(xì)描述事件經(jīng)過、采取的措施及處理結(jié)果，并上報給人力資源部門。3.收集客戶對保安人員的反饋意見，如表揚信、投訴記錄等，整理后提交給人力資源部門，作為檔案內(nèi)容的補充。（四）考核部門1.按照公司制定的考核標(biāo)準(zhǔn)，定期對保安人員進行工作考核，包括月度考核和年度考核。2.準(zhǔn)確記錄考核時間、考核項目、考核得分及考核評語等信息，及時將考核結(jié)果反饋給人力資源部門，用于更新保安人員檔案。（五）行政部門1.負(fù)責(zé)保安人員獎懲情況的記錄和管理工作，對獲得獎勵或受到處罰的保安人員進行登記。2.詳細(xì)注明獎懲名稱、頒發(fā)時間、頒獎單位或處罰依據(jù)等信息，并及時通知人力資源部門更新檔案。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部相關(guān)管理人員因工作需要，可查閱保安人員檔案。查閱范圍包括個人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核情況、獎懲情況等。2.查閱檔案需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容及查閱時間，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到人力資源部門查閱檔案。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱保安人員檔案的，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《檔案借閱申請表》。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案，由人力資源部門進行核對和檢查。（三）查閱與借閱記錄1.人力資源部門應(yīng)對檔案查閱和借閱情況進行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱人員姓名、部門、查閱或借閱時間、查閱或借閱內(nèi)容及歸還時間等信息。2.查閱與借閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查詢和審計。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對保安人員檔案信息予以保密，未經(jīng)授權(quán)不得向任何單位或個人泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員應(yīng)具備良好的保密意識，對檔案資料進行妥善保管，防止檔案丟失、損壞或被盜。3.在檔案查閱和借閱過程中，嚴(yán)格控制查閱和借閱范圍，對涉及個人隱私的信息嚴(yán)格保密。（二）安全管理1.檔案存放地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案保存環(huán)境安全可靠。2.定期對檔案進行檢查和清理，對破損、褪色或字跡模糊