檔案信息查詢制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案信息查詢工作，確保檔案信息的安全、準(zhǔn)確、及時提供，滿足公司/組織內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)開展的需要，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及員工對檔案信息的查詢活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案信息查詢工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保查詢活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案信息安全，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改和丟失，保障檔案信息的保密性、完整性和可用性。3.權(quán)限明確原則：明確不同人員對檔案信息的查詢權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)查詢，確保查詢活動的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。4.高效服務(wù)原則：在確保安全保密的前提下，優(yōu)化查詢流程，提高查詢效率，為公司/組織內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)開展提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息支持。二、檔案信息分類及查詢范圍（一）檔案信息分類1.行政檔案：包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。2.人事檔案：員工個人基本信息、入職離職手續(xù)、薪酬福利、績效考核、培訓(xùn)記錄、獎懲情況等。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：合同協(xié)議、項目文檔、市場調(diào)研報告、客戶資料、業(yè)務(wù)往來記錄等。5.技術(shù)檔案：研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、專利證書等。（二）查詢范圍1.行政檔案：各部門負(fù)責(zé)人可查詢與本部門職責(zé)相關(guān)的行政檔案；涉及公司/組織整體決策、重要事項的行政檔案，經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可查詢。2.人事檔案：員工本人可查詢自己的人事檔案信息；人力資源部門工作人員可根據(jù)工作需要查詢員工人事檔案；其他部門因工作需要查詢員工人事檔案的，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人及員工本人同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.財務(wù)檔案：財務(wù)部門工作人員可根據(jù)財務(wù)工作需要查詢各類財務(wù)檔案；審計部門工作人員在進(jìn)行審計工作時，可按照審計程序查詢相關(guān)財務(wù)檔案；其他部門因特定工作需要查詢財務(wù)檔案的，需經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司/組織分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.業(yè)務(wù)檔案：相關(guān)業(yè)務(wù)部門工作人員可查詢與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案信息；涉及跨部門業(yè)務(wù)的檔案信息，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人協(xié)商一致后，由牽頭部門辦理查詢手續(xù)。5.技術(shù)檔案：技術(shù)部門工作人員可查詢與本部門技術(shù)工作相關(guān)的檔案信息；因技術(shù)合作、項目申報等工作需要查詢技術(shù)檔案的，需經(jīng)技術(shù)部門負(fù)責(zé)人及公司/組織技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。三、查詢申請與審批（一）查詢申請1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案信息的，應(yīng)填寫《檔案信息查詢申請表》，詳細(xì)說明查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢期限等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確保申請查詢的必要性和合規(guī)性。（二）審批流程1.行政檔案查詢：一般性行政檔案查詢，由申請部門負(fù)責(zé)人審批。涉及重要行政決策、公司/組織機(jī)密等行政檔案查詢，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。2.人事檔案查詢：員工本人查詢，無需審批。人力資源部門工作人員查詢，由部門負(fù)責(zé)人審批。其他部門查詢，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人及員工本人同意后，報公司/組織分管人事領(lǐng)導(dǎo)審批。3.財務(wù)檔案查詢：財務(wù)部門內(nèi)部查詢，由部門負(fù)責(zé)人審批。審計部門查詢，由審計部門負(fù)責(zé)人審批。其他部門查詢，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司/組織分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.業(yè)務(wù)檔案查詢：本部門業(yè)務(wù)檔案查詢，由部門負(fù)責(zé)人審批?？绮块T業(yè)務(wù)檔案查詢，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人協(xié)商一致后，由牽頭部門負(fù)責(zé)人報公司/組織分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批。5.技術(shù)檔案查詢：技術(shù)部門內(nèi)部查詢，由部門負(fù)責(zé)人審批。因技術(shù)合作、項目申報等工作需要查詢，經(jīng)技術(shù)部門負(fù)責(zé)人及公司/組織技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。四、查詢方式與流程（一）查詢方式1.現(xiàn)場查詢：查詢?nèi)藛T可根據(jù)審批結(jié)果，到檔案管理部門指定地點，在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行現(xiàn)場查閱檔案資料。2.復(fù)制查詢：對于允許復(fù)制的檔案信息，查詢?nèi)藛T可按照規(guī)定的格式和要求，由檔案管理人員協(xié)助進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。3.電子查詢：對于已實現(xiàn)電子化管理的檔案信息，查詢?nèi)藛T可通過公司/組織內(nèi)部的檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢。查詢?nèi)藛T應(yīng)妥善保管個人賬號和密碼，不得泄露給他人。（二）查詢流程1.查詢?nèi)藛T提交《檔案信息查詢申請表》，按審批流程完成審批。2.檔案管理部門收到經(jīng)審批的申請表后，根據(jù)查詢內(nèi)容和查詢方式，安排檔案管理人員提供相應(yīng)服務(wù)。3.現(xiàn)場查詢時，檔案管理人員應(yīng)引導(dǎo)查詢?nèi)藛T到指定地點，提供必要的查詢設(shè)備和環(huán)境，并對查詢過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料安全完整。4.復(fù)制查詢時，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的復(fù)制要求進(jìn)行操作，對復(fù)制件進(jìn)行核對和標(biāo)注。5.電子查詢時，檔案管理人員應(yīng)協(xié)助查詢?nèi)藛T登錄檔案信息管理系統(tǒng)，指導(dǎo)其正確查詢檔案信息，并提醒查詢?nèi)藛T遵守系統(tǒng)使用規(guī)定。6.查詢結(jié)束后，查詢?nèi)藛T應(yīng)在《檔案信息查詢登記表》上簽字確認(rèn)，注明查詢時間、查詢內(nèi)容、查詢方式等信息。檔案管理人員應(yīng)及時將檔案資料歸位，確保檔案存放有序。五、檔案信息安全與保密（一）安全措施1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案實體安全。2.加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、訪問日志記錄等功能，防止電子檔案信息被非法獲取、篡改或刪除。3.定期對檔案信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）保密要求1.查詢?nèi)藛T應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將查詢到的檔案信息泄露給無關(guān)人員。2.嚴(yán)禁在非工作場所談?wù)?、傳播檔案信息內(nèi)容，不得擅自將檔案資料帶出檔案管理部門指定地點。3.對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，查詢?nèi)藛T應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露造成不良影響。4.檔案管理人員在提供查詢服務(wù)過程中，應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，對查詢?nèi)藛T的身份信息、查詢內(nèi)容等予以保密。如發(fā)現(xiàn)查詢?nèi)藛T有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時制止并報告相關(guān)部門。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對檔案信息查詢制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查查詢申請審批流程是否合規(guī)、查詢方式是否符合規(guī)定、檔案信息安全保密措施是否落實等。2.檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部自查機(jī)制，定期對檔案信息查詢工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）違規(guī)處理1.對于違反檔案信息查詢制度的行為，如未經(jīng)審批擅自查詢、越權(quán)查詢、泄露檔案信息等，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.因違規(guī)查詢導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或其他不良后果的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并賠償由此給公司/組織造成的經(jīng)濟(jì)損失。3.對在檔案信息查詢工作中表現(xiàn)優(yōu)秀、嚴(yán)格遵守制