檔案清理核查制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和規(guī)范性，提高檔案利用效率，特制定本檔案清理核查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內各部門及全體員工形成的各類檔案。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.全面核查原則：對各類檔案進行全面、細致的清理核查。3.責任明確原則：明確各部門及人員在檔案清理核查工作中的職責。4.保密安全原則：在檔案清理核查過程中，確保檔案信息的安全與保密。二、檔案清理核查工作組織（一）成立檔案清理核查工作領導小組組長：[組長姓名]副組長：[副組長姓名]成員：各部門負責人領導小組職責：1.全面領導檔案清理核查工作。2.制定檔案清理核查工作方案和計劃。3.協調解決檔案清理核查工作中的重大問題。（二）設立檔案清理核查工作小組組長：[組長姓名]成員：檔案管理人員及相關業(yè)務人員工作小組職責：1.具體實施檔案清理核查工作。2.對檔案進行分類、整理、核對。3.提出檔案清理核查意見和建議。三、檔案清理核查范圍及內容（一）文書檔案1.收文：檢查文件的收文登記、傳閱、辦理情況，是否有漏登、漏傳、積壓等現象。2.發(fā)文：核對發(fā)文稿紙、文件正文、附件、簽發(fā)手續(xù)等是否齊全，文件格式是否規(guī)范。3.內部文件：清理內部形成的各類文件，確保文件內容準確、完整，編號連續(xù)。（二）人事檔案1.個人基本信息：核實員工姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學歷、學位、參加工作時間、入黨時間、身份證號碼等信息是否準確無誤。2.履歷材料：檢查員工工作經歷、學習經歷等履歷材料是否完整，有無涂改、造假現象。3.考核材料：核對年度考核、績效考核等考核材料是否齊全，評價是否客觀公正。4.任免材料：審查員工任免文件、任免審批表等任免材料是否規(guī)范。5.工資、待遇材料：檢查工資變動審批表、獎金發(fā)放記錄、福利待遇證明等材料是否真實有效。6.黨團材料：清理黨員、團員檔案，確保黨團關系材料齊全。7.培訓材料：核實員工參加各類培訓的培訓證書、培訓記錄等材料是否完整。8.獎懲材料：審查員工獲得的獎勵、處罰文件及相關材料是否準確。（三）財務檔案1.會計憑證：檢查記賬憑證、原始憑證是否齊全，內容是否真實、合法、合規(guī)，憑證裝訂是否規(guī)范。2.會計賬簿：核對總賬、明細賬、日記賬等賬簿記錄是否準確，賬賬相符、賬實相符。3.財務報表：審查月度、季度、年度財務報表是否完整，數據是否準確。4.稅務資料：清理納稅申報表、稅務發(fā)票、稅務審計報告等稅務相關資料。5.財務審批文件：檢查財務審批流程中的各類文件，確保審批手續(xù)完備。（四）業(yè)務檔案1.合同檔案：核對合同文本、合同審批表、合同履行記錄等是否齊全，合同條款是否清晰、合法。2.項目檔案：清理項目立項文件、項目實施方案、項目驗收報告等項目相關檔案，確保項目檔案完整反映項目全過程。3.客戶檔案：檢查客戶基本信息、業(yè)務往來記錄、客戶評價等客戶檔案資料是否準確。（五）科技檔案1.科研項目檔案：審查科研項目立項申請書、研究報告、實驗數據、成果鑒定文件等科研項目檔案。2.設備檔案：核對設備購置合同、設備驗收報告、設備使用說明書、設備維修記錄等設備檔案。3.工程檔案：清理工程規(guī)劃文件、工程設計圖紙、工程施工記錄、工程竣工驗收文件等工程檔案。四、檔案清理核查工作流程（一）準備階段1.制定檔案清理核查工作方案，明確工作目標、范圍、內容、方法、步驟和時間安排。2.收集檔案清理核查所需的文件、資料和工具，如檔案目錄、登記表、核查清單等。3.組織檔案清理核查人員培訓，使其熟悉檔案清理核查的標準和方法。（二）自查階段1.各部門按照檔案清理核查工作方案的要求，對本部門形成的檔案進行全面自查。2.檔案管理人員對所負責管理的檔案進行自查，填寫檔案清理核查登記表，詳細記錄檔案的基本情況、存在問題等。（三）互查階段1.各部門之間相互交叉檢查檔案，發(fā)現問題及時溝通反饋。2.檔案清理核查工作小組對重點部門和重要檔案進行重點檢查。（四）整改階段1.對檔案清理核查中發(fā)現的問題進行分類整理，分析原因，制定整改措施。2.明確整改責任部門和責任人，限期進行整改。3.整改完成后，提交整改報告，經檔案清理核查工作領導小組審核通過。（五）總結階段1.對檔案清理核查工作進行全面總結，撰寫工作總結報告。2.總結檔案清理核查工作中的經驗教訓，提出改進檔案管理工作的建議和措施。3.將檔案清理核查工作情況向公司/組織領導匯報，為領導決策提供參考依據。五、檔案清理核查工作要求（一）提高認識，加強領導各部門要充分認識檔案清理核查工作的重要性，切實加強組織領導，確保工作順利開展。（二）嚴格標準，認真核查檔案清理核查人員要嚴格按照國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，認真細致地開展核查工作，確保檔案質量。（三）明確責任，嚴肅紀律明確各部門及人員在檔案清理核查工作中的責任，對工作不力、敷衍塞責的部門和人員進行嚴肅批評教育；對違反檔案管理規(guī)定、造成檔案損失的，依法依規(guī)追究責任。（四）注重實效，及時整改檔案清理核查工作要注重實效，對發(fā)現的問題要及時整改，確保檔案管理工作規(guī)范有序。六、檔案清理核查結果處理（一）對于核查中發(fā)現的檔案缺失、損壞等問題，要及時進行補充、修復。（二）對于檔案內容不準確、不完整的，要責令相關部門和人員進行核實、完善。（三）對于檔案整理不規(guī)范的，要按照檔案管理要求進行重新整理。（四）對于發(fā)現的檔案造假等違規(guī)行為，要依法依規(guī)嚴肅處理，并追究相關人員的責任。七、檔案清理核查工作監(jiān)督與考核（一）公司/組織內部設立檔案清理核查工作監(jiān)督小組，對檔案清理核查工作進行全程監(jiān)督。