檔案室存檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本存檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門形成的各類檔案的管理，包括但不限于文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立檔案室，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和工作情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：檔案應(yīng)齊全完整，涵蓋公司/組織工作的各個(gè)方面，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，為公司/組織的發(fā)展提供支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、接收、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作，確保檔案的安全和完整。4.開展檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，為公司/組織各部門提供檔案信息支持。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，對(duì)破損、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織員工的檔案意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的齊全完整，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案室。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作。3.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，不得積壓、散失，確保檔案的時(shí)效性。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案，不得泄露檔案機(jī)密信息。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、規(guī)章制度等。2.科技檔案：包括科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品檔案、工程檔案、設(shè)備檔案等。3.會(huì)計(jì)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：包括員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職登記表、勞動(dòng)合同、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等。5.業(yè)務(wù)檔案：包括市場(chǎng)營銷檔案、客戶檔案、項(xiàng)目檔案、業(yè)務(wù)合同等。6.其他檔案：包括聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、完整的原則，不得遺漏重要文件和資料。3.對(duì)收集到的檔案，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，確保檔案的質(zhì)量。（三）歸檔時(shí)間1.文書檔案：一般應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案：項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.會(huì)計(jì)檔案：年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管[X]年，期滿后移交檔案室保管。4.人事檔案：?jiǎn)T工離職后[X]個(gè)工作日內(nèi)，由所在部門將檔案移交檔案室。5.業(yè)務(wù)檔案：業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。（四）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、整理、編號(hào)，編制檔案目錄。2.將整理好的檔案移交檔案室，檔案室管理人員進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收。3.檔案室管理人員對(duì)驗(yàn)收合格的檔案進(jìn)行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.科技檔案：按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類。3.會(huì)計(jì)檔案：按照年度類別進(jìn)行分類。4.人事檔案：按照員工類別檔案內(nèi)容進(jìn)行分類。5.業(yè)務(wù)檔案：按照業(yè)務(wù)類型項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)行分類。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書檔案：編號(hào)格式為“年度保管期限流水號(hào)”，例如“2023長期001”。2.科技檔案：編號(hào)格式為“項(xiàng)目編號(hào)專業(yè)代碼階段代碼流水號(hào)”，例如“KJ2023010101001”。3.會(huì)計(jì)檔案：編號(hào)格式為“年度類別代碼流水號(hào)”，例如“2023KJ001”。4.人事檔案：編號(hào)格式為“員工編號(hào)檔案類別代碼流水號(hào)”，例如“001RS001”。5.業(yè)務(wù)檔案：編號(hào)格式為“業(yè)務(wù)類型代碼項(xiàng)目編號(hào)時(shí)間代碼流水號(hào)”，例如“YS2023010120230101001”。（三）標(biāo)識(shí)與標(biāo)注1.在檔案盒、檔案袋上應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、編號(hào)、年度、保管期限等信息。2.檔案目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查閱和管理。五、檔案的整理與裝訂（一）整理要求1.檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行排列，保持檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.對(duì)破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.去除文件上的金屬物、訂書釘?shù)龋３治募钠秸?。（二）裝訂方法1.文書檔案：一般采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。2.科技檔案：根據(jù)文件的大小和厚度，可采用左側(cè)裝訂或三孔一線裝訂。3.會(huì)計(jì)檔案：應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證的裝訂要求進(jìn)行裝訂，確保憑證的整齊、牢固。（三）裝訂順序1.文書檔案：按照文件的形成順序，依次排列，最后附上備考表。2.科技檔案：按照項(xiàng)目文件的組成部分，依次排列，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、試驗(yàn)記錄、總結(jié)報(bào)告等。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證的編號(hào)順序，依次排列，包括記賬憑證、原始憑證、科目匯總表等。六、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。3.檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管期限1.文書檔案：保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。2.科技檔案：保管期限根據(jù)項(xiàng)目的重要程度和實(shí)際需要確定，一般不少于[X]年。3.會(huì)計(jì)檔案：保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。4.人事檔案：永久保管員工的重要人事資料。5.業(yè)務(wù)檔案：保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的性質(zhì)和要求確定，一般不少于[X]年。（三）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、借閱情況等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，上報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)，并將清查結(jié)果記錄在檔案管理系統(tǒng)中。（四）檔案銷毀1.對(duì)保管期滿、失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)進(jìn)行鑒定，由檔案室會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.嚴(yán)禁擅自銷毀檔案，對(duì)違反規(guī)定銷毀檔案的行為，應(yīng)依法追究責(zé)任。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)根據(jù)工作需要，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案室辦理查閱手續(xù)，檔案室管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱情況。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，檔案室管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。2.借閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。3.外部單位借閱檔案，一般不予辦理。如確有必要，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議，按照規(guī)定的期限和要求歸還檔案。（四）借閱程序1.借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人員到檔案室辦理借閱手續(xù)，檔案室管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并在檔案借閱登記簿上記錄借閱情況。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案內(nèi)容，不得泄露檔案機(jī)密信息。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，檔案室管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案無損壞、丟失等情況。如需續(xù)借，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用，為公司/組織的決策提供支持。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將檔案轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編號(hào)、整理、歸檔、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。4.電子檔案管理：對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、存儲(chǔ)、保管、利用等管理，確保電子檔案的完整性和可讀性。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.應(yīng)定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)