檔案保密制度制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本檔案保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案信息的安全，防止檔案信息被非法獲取、使用或泄露。3.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實行分級管理，明確各級管理人員的職責(zé)和權(quán)限。4.便捷高效原則：在確保檔案安全保密的前提下，提高檔案管理工作的效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。二、檔案的分類與分級（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司的各類文件、通知、報告、會議紀(jì)要等。2.人事檔案：涵蓋員工的個人信息、簡歷、考核記錄、培訓(xùn)記錄等。3.財務(wù)檔案：包含公司的財務(wù)報表、賬目、憑證、審計報告等。4.業(yè)務(wù)檔案：涉及公司的業(yè)務(wù)合同、項目文檔、市場調(diào)研報告等。5.技術(shù)檔案：包括公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件等。（二）檔案分級根據(jù)檔案的重要性和敏感性，將檔案分為絕密級、機(jī)密級和秘密級三個級別。1.絕密級檔案：是公司最重要、最核心的檔案信息，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重的損失。如公司的核心技術(shù)資料、重大商業(yè)機(jī)密、尚未公開的戰(zhàn)略規(guī)劃等。2.機(jī)密級檔案：此類檔案信息的泄露會對公司的正常運(yùn)營產(chǎn)生較大影響。例如公司的重要業(yè)務(wù)合同、關(guān)鍵財務(wù)數(shù)據(jù)、高級管理人員的薪酬信息等。3.秘密級檔案：包含一般性的公司檔案信息，其泄露可能會給公司帶來一定的不利影響。如普通的行政文件、員工的一般培訓(xùn)記錄等。三、檔案的保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全保存。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、保險柜等。檔案柜應(yīng)根據(jù)檔案的分類和分級進(jìn)行標(biāo)識，便于查找和管理。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案庫房進(jìn)行24小時監(jiān)控，確保檔案庫房內(nèi)的安全。（三）檔案整理與存放1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行整理和分類，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案的分類和分級，將檔案分別存放在相應(yīng)的檔案柜或貨架上，并做好標(biāo)識。絕密級檔案應(yīng)存放在保險柜中，實行專人專管。3.建立檔案索引和目錄，便于快速查找和調(diào)閱檔案。（四）檔案盤點(diǎn)1.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。盤點(diǎn)周期為每年一次。2.在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。四、檔案的借閱與使用（一）借閱申請1.公司員工因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、級別、借閱目的、借閱時間等信息。2.《檔案借閱申請表》應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可提交給檔案管理部門。（二）審批流程1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應(yīng)根據(jù)檔案的級別和借閱人的身份進(jìn)行審批。2.絕密級檔案的借閱申請，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；機(jī)密級檔案的借閱申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；秘密級檔案的借閱申請，可由檔案管理人員直接審批。3.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)在《檔案借閱申請表》上注明審批意見，并將申請表留存?zhèn)浒?。（三）借閱登?.檔案管理人員根據(jù)審批通過的《檔案借閱申請表》，對借閱檔案進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、級別、借閱時間、歸還時間等。2.借閱人應(yīng)在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取借閱的檔案。（四）借閱期限1.檔案的借閱期限應(yīng)根據(jù)工作需要合理確定，一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.絕密級檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，機(jī)密級檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，秘密級檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日。（五）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還借閱的檔案。如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請，并說明原因。2.檔案管理人員在接收歸還的檔案時，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他異常情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在檔案借閱登記簿上注明歸還時間，并將檔案歸還原位。（六）使用限制1.借閱人只能在規(guī)定的使用范圍內(nèi)使用借閱的檔案，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。2.絕密級檔案的使用必須在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，且必須有檔案管理人員在場監(jiān)督。3.嚴(yán)禁在借閱的檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。五、檔案的傳遞與交接（一）傳遞方式1.檔案的傳遞應(yīng)采用安全可靠的方式，如專人送達(dá)、機(jī)要通信、加密電子郵件等。2.傳遞絕密級檔案時，必須采用專人送達(dá)的方式，并確保傳遞過程的安全保密。（二）交接手續(xù)1.檔案管理人員在傳遞檔案時，應(yīng)填寫《檔案傳遞交接單》，注明傳遞檔案的名稱、級別、數(shù)量、傳遞時間、接收人等信息。2.接收人在收到檔案后，應(yīng)在《檔案傳遞交接單》上簽字確認(rèn)，并注明接收時間。3.《檔案傳遞交接單》應(yīng)留存?zhèn)浒?，作為檔案傳遞的憑證。（三）特殊情況處理1.如因特殊情況無法采用正常傳遞方式傳遞檔案時，應(yīng)提前與檔案管理部門溝通，并采取相應(yīng)的確保護(hù)密措施。2.在緊急情況下，可先通過電話等方式口頭通知檔案管理部門，但事后必須及時補(bǔ)辦書面交接手續(xù)。六、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的檔案。2.因各種原因需要銷毀保密期限已滿且解密的檔案。3.經(jīng)鑒定確認(rèn)不再具有保存價值的檔案。（二）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定需要銷毀的檔案清單。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及專業(yè)人員組成。鑒定小組對需要銷毀的檔案進(jìn)行審核，并出具鑒定意見。3.鑒定意見應(yīng)明確檔案的名稱、級別、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。（三）銷毀審批1.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案的名稱、級別、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.檔案的銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等。嚴(yán)禁將檔案隨意丟棄或出售給廢品回收站。2.銷毀絕密級檔案時必須在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程。3.銷毀過程中應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、級別、數(shù)量、銷毀方式等信息。記錄應(yīng)留存?zhèn)浒?，作為檔案銷毀的憑證。（五）監(jiān)銷人員職責(zé)1.監(jiān)銷人員應(yīng)全程監(jiān)督檔案的銷毀過程，確保銷毀工作按照規(guī)定的程序和方式進(jìn)行。2.監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真檢查銷毀后的檔案是否完全粉碎或焚燒，防止檔案信息的殘留。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)，證明檔案已被成功銷毀。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案保密制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、保管、統(tǒng)計等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的借閱、使用、傳遞、交接、銷毀等環(huán)節(jié)的管理和監(jiān)督。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案保管場所的安全。5.定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和保密意識。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案信息。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類、編目、保管等工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.負(fù)責(zé)檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，對違反檔案借閱規(guī)定的行為進(jìn)行制止和糾正。4.按照規(guī)定的程序和方式傳遞、交接檔案，確保檔案傳遞過程的安全保密。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，負(fù)責(zé)銷毀記錄的填寫和保管。6.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。八、保密教育與培訓(xùn)（一）教育對象公司全體員工均應(yīng)接受檔案保密教育與培訓(xùn)。（二）教育內(nèi)容1.國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案保密的規(guī)定。2.公司檔案保密制度的內(nèi)容和要求。3.檔案保密工作的重要性和泄密的危害。4.檔案管理工作中的操作規(guī)范和流程。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織檔案保密知識培訓(xùn)，培訓(xùn)方式可采用集中授課、專題講座、案例分析等。2.發(fā)放檔案保密宣傳資料，供員工自學(xué)。3.在公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄等平臺發(fā)布檔案保密知識和信息，提高員工的保密意識。（四）培訓(xùn)計劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案保密培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)的時間、內(nèi)容、對象、方式等。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施，并確保培訓(xùn)工作的有效開展。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司設(shè)立檔案保密監(jiān)督檢查小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、紀(jì)檢監(jiān)察部門人員等。監(jiān)督檢查小組負(fù)責(zé)對公司檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案保管場所的安全設(shè)施是否齊全有效。2.檔案管理人員是否嚴(yán)格遵守檔案保密制度。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查小組每年至少組織一次全面的檔案保密工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對檔案管理工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵崗位進(jìn)行不定期抽查。（四）問題處理1.在監(jiān)督檢查過