檔案三分開制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案三分開制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.分類管理原則按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，實施分類管理，便于查找和利用。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露，對涉及機密的檔案嚴(yán)格保密。4.高效利用原則充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項工作提供有力支持。二、檔案分類及分開管理規(guī)定（一）文書檔案1.收文檔案上級機關(guān)、平級單位發(fā)來的各類文件、函件等，按照文件來源、文號、主題等進(jìn)行分類整理，集中存放。收文登記應(yīng)詳細(xì)記錄文件的標(biāo)題、文號、發(fā)文機關(guān)、日期、份數(shù)等信息，確保準(zhǔn)確無誤。2.發(fā)文檔案公司/組織制發(fā)的各類文件、通知、報告等，按照文件類別、年份、文號順序排列歸檔。發(fā)文應(yīng)嚴(yán)格履行審批程序，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)、表述準(zhǔn)確清晰。發(fā)文底稿、正文、附件等應(yīng)齊全完整一并歸檔。3.內(nèi)部文件檔案公司/組織內(nèi)部形成的工作計劃、總結(jié)、會議紀(jì)要、規(guī)章制度等文件，根據(jù)其性質(zhì)和用途進(jìn)行分類，分別存放。內(nèi)部文件應(yīng)定期清理，對于已失效或不再具有保存價值的文件，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（二）科技檔案1.項目檔案公司/組織承擔(dān)的各類科研項目、工程項目等，從項目立項開始，對項目過程中形成的技術(shù)文件、研究報告、設(shè)計圖紙、實驗數(shù)據(jù)、合同協(xié)議等進(jìn)行全程跟蹤歸檔。項目檔案應(yīng)按照項目周期和階段進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。項目結(jié)束后，應(yīng)及時組織項目檔案驗收，驗收合格后方可歸檔保存。2.設(shè)備檔案公司/組織購置的各類設(shè)備，包括大型儀器設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備等，設(shè)備的選型論證、采購合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維修保養(yǎng)記錄、報廢處置文件等應(yīng)作為設(shè)備檔案的組成部分進(jìn)行歸檔。設(shè)備檔案應(yīng)建立專門的檔案盒或文件夾，按照設(shè)備型號和編號順序存放，便于查詢和管理。（三）人事檔案1.員工基本信息檔案員工的個人簡歷、學(xué)歷學(xué)位證書、身份證復(fù)印件、勞動合同、入職登記表等基本信息資料，按照員工姓名和檔案編號順序進(jìn)行整理歸檔。員工基本信息發(fā)生變更時，應(yīng)及時更新檔案內(nèi)容，并確保變更材料的真實性和完整性。2.員工考核檔案員工年度考核、季度考核、專項考核等各類考核結(jié)果及相關(guān)材料，單獨建立檔案進(jìn)行管理?？己藱n案應(yīng)包括考核表、考核評語、獎懲記錄等，反映員工在不同時期的工作表現(xiàn)和業(yè)績情況。3.員工培訓(xùn)檔案員工參加公司/組織內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書、培訓(xùn)總結(jié)等資料，按照培訓(xùn)時間和內(nèi)容進(jìn)行分類歸檔。培訓(xùn)檔案有助于跟蹤員工的學(xué)習(xí)成長情況，為員工的職業(yè)發(fā)展提供參考依據(jù)。（四）財務(wù)檔案1.會計憑證檔案每月的記賬憑證、原始憑證等，按照憑證編號順序裝訂成冊，注明年度、月份、憑證種類、起止號碼等信息。會計憑證應(yīng)妥善保管，便于日后的財務(wù)審計和查詢。2.會計賬簿檔案總賬、明細(xì)賬、日記賬等各類會計賬簿，按照會計年度和賬簿種類進(jìn)行整理歸檔。定期對會計賬簿進(jìn)行核對和結(jié)賬，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。3.財務(wù)報表檔案月度、季度、年度財務(wù)報表及相關(guān)分析報告，按照報表類型和時間順序進(jìn)行歸檔。財務(wù)報表是公司/組織財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的重要反映，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定保存期限進(jìn)行保管。（五）業(yè)務(wù)檔案1.銷售業(yè)務(wù)檔案銷售合同、訂單記錄、客戶信息、銷售報表等資料，按照客戶名稱和業(yè)務(wù)發(fā)生時間進(jìn)行分類整理。銷售業(yè)務(wù)檔案應(yīng)詳細(xì)記錄銷售過程中的各項信息，為銷售數(shù)據(jù)分析、客戶關(guān)系管理提供支持。2.采購業(yè)務(wù)檔案采購合同、采購訂單、供應(yīng)商信息、采購發(fā)票等文件資料，按照采購項目和時間順序進(jìn)行歸檔。采購業(yè)務(wù)檔案有助于加強對采購活動的管理和監(jiān)督，確保采購工作的規(guī)范有序。3.其他業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司/組織具體業(yè)務(wù)類型，如生產(chǎn)業(yè)務(wù)、物流業(yè)務(wù)等，分別建立相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案，對業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的各類文件、記錄進(jìn)行分類歸檔。三、檔案保管與保護(hù)（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在適宜范圍內(nèi)，相對濕度保持在一定比例。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案存放有序、便于查找。2.安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，保障檔案安全。（三）檔案整理與上架1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行整理，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.按照檔案分類方案，將整理好的檔案準(zhǔn)確上架存放，并在檔案裝具上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。（四）檔案安全檢查1.建立檔案安全檢查制度，定期對檔案庫房、檔案設(shè)備進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。2.檢查內(nèi)容包括檔案的存放狀況、保管環(huán)境、安全設(shè)施運行情況等，對檢查結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。四、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、必要的原則，確保檔案信息的正確使用，不得損害公司/組織利益和他人合法權(quán)益。2.優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部各項工作對檔案的利用需求，提高檔案服務(wù)效能。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由及歸還時間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定天數(shù)，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用人姓名、部門、利用時間、檔案名稱、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息，確保檔案利用過程可追溯。（四）歸還與核對借閱檔案到期后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案是否完整無缺、有無損壞等情況，如有問題應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果客觀公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及財務(wù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織實際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[具體年限]年）、短期（[具體年限]年）。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、文號、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，確保檔案信息無