完善檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，保障公司/組織的合法權(quán)益，特制定本檔案保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門(mén)、崗位及人員，包括但不限于檔案管理人員、文件起草人員、審批人員、借閱人員等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案保密的規(guī)定，確保制度的制定和執(zhí)行合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、借閱、使用、銷(xiāo)毀等，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程保密管理。3.準(zhǔn)確性原則：明確各部門(mén)和人員在檔案保密工作中的職責(zé)和權(quán)限，確保檔案信息的準(zhǔn)確記錄和傳遞，防止信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的泄密風(fēng)險(xiǎn)。4.保密性原則：采取有效措施確保檔案信息不被非法獲取、傳播或使用，對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等檔案嚴(yán)格保密。5.可控性原則：建立健全檔案保密監(jiān)督和檢查機(jī)制，對(duì)檔案保密工作進(jìn)行全程監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理違規(guī)行為，確保檔案信息安全。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，明確檔案管理流程和保密要求，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索等，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.建立檔案保密工作臺(tái)賬，記錄檔案的接收、借閱、歸還、銷(xiāo)毀等情況，定期進(jìn)行核對(duì)和盤(pán)點(diǎn)。4.負(fù)責(zé)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力，定期對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行考核。6.負(fù)責(zé)組織檔案保密工作的監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理過(guò)程中的違規(guī)行為，對(duì)違反檔案保密制度的行為提出處理意見(jiàn)。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的形成、收集和整理工作，確保檔案材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門(mén)。2.在檔案形成過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理，防止信息泄露。3.對(duì)本部門(mén)檔案的借閱、使用情況進(jìn)行登記和管理，確保檔案的安全使用，并在使用完畢后及時(shí)歸還檔案管理部門(mén)。4.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的保密工作，配合檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案保密檢查和整改工作。（三）檔案使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案信息，不得將檔案帶出規(guī)定的使用場(chǎng)所。2.使用檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行借閱和登記，確保檔案的安全和完整。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。3.對(duì)在工作中接觸到的檔案信息負(fù)有保密義務(wù)，不得利用檔案信息謀取私利或損害公司/組織的利益。4.發(fā)現(xiàn)檔案信息存在泄露、篡改或丟失等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并協(xié)助采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（四）審批人員職責(zé)1.對(duì)涉及檔案管理的各項(xiàng)工作進(jìn)行審批，確保檔案管理工作符合公司/組織的規(guī)定和要求，同時(shí)兼顧保密原則。2.在審批過(guò)程中，對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等檔案的處理進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，防止信息泄露。3.對(duì)檔案管理部門(mén)提交的檔案保密工作相關(guān)報(bào)告和文件進(jìn)行審核，提出意見(jiàn)和建議，促進(jìn)檔案保密工作的有效開(kāi)展。三、檔案分類(lèi)與標(biāo)識(shí)（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案：包括公司/組織的各類(lèi)行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工的個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、薪酬福利、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等資料。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)文件。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，如銷(xiāo)售合同、采購(gòu)訂單、項(xiàng)目文檔、客戶資料等。5.技術(shù)檔案：涉及公司/組織的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。6.其他檔案：不屬于上述分類(lèi)的其他檔案，如法律文件、對(duì)外合作協(xié)議、榮譽(yù)證書(shū)等。（二）檔案標(biāo)識(shí)1.根據(jù)檔案的分類(lèi)，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。2.在檔案封面或顯著位置標(biāo)注檔案的類(lèi)別、編號(hào)、密級(jí)、形成日期、保管期限等信息，確保檔案標(biāo)識(shí)清晰、準(zhǔn)確。3.對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等檔案，應(yīng)在檔案上加蓋“機(jī)密”“絕密”等保密標(biāo)識(shí)，并注明保密期限和保密要求。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)場(chǎng)所選擇1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離易燃、易爆、污染源等區(qū)域。2.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、消防器材、溫濕度控制設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）存儲(chǔ)方式1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。不同類(lèi)別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，避免混淆。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒、檔案柜等進(jìn)行存儲(chǔ)，并在檔案盒和檔案柜上標(biāo)注檔案類(lèi)別和編號(hào)。對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置。3.建立檔案存儲(chǔ)索引，記錄檔案的存放位置、編號(hào)、類(lèi)別等信息，方便檔案管理人員快速查找和調(diào)閱檔案。（三）保管期限1.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的實(shí)際情況，確定各類(lèi)檔案的保管期限。保管期限分為短期、中期和長(zhǎng)期，具體期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.在檔案存儲(chǔ)過(guò)程中，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。（四）安全防護(hù)措施1.加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全管理，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管門(mén)禁卡和鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，監(jiān)控記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。3.配備必要的消防器材，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。同時(shí)，制定消防應(yīng)急預(yù)案，定期組織消防演練，提高應(yīng)對(duì)火災(zāi)的能力。4.采取防潮、防蟲(chóng)、防鼠等措施，如在檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所放置干燥劑、防蟲(chóng)藥、鼠夾等，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，防止檔案受到損壞。5.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。同時(shí)，建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的類(lèi)別、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等檔案的借閱申請(qǐng)，還需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司/組織保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（二）借閱審批1.檔案管理部門(mén)收到《檔案借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)按照審批權(quán)限進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)，并注明借閱期限和歸還日期。2.對(duì)于借閱期限超過(guò)規(guī)定時(shí)間的申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行特別審批，并要求借閱人員說(shuō)明原因。（三）借閱登記1.檔案管理人員根據(jù)審批通過(guò)的《檔案借閱申請(qǐng)表》，對(duì)借閱檔案進(jìn)行登記，記錄借閱人員姓名、部門(mén)、借閱檔案編號(hào)、借閱日期、歸還日期等信息。2.借閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下，到檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所查閱和借閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照登記的內(nèi)容，向借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并對(duì)借閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。（四）使用要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。2.借閱人員在使用檔案過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息泄露給無(wú)關(guān)人員。如需在規(guī)定的使用場(chǎng)所以外使用檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)，并獲得批準(zhǔn)。3.借閱人員使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還的檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（五）借閱期限延長(zhǎng)與續(xù)借1.如因工作需要，借閱人員無(wú)法在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)延長(zhǎng)借閱期限。申請(qǐng)應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱期限延長(zhǎng)申請(qǐng)表》，注明延長(zhǎng)的期限和原因，并經(jīng)原審批人員審批。2.檔案管理部門(mén)審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)，并通知借閱人員延長(zhǎng)后的借閱期限。借閱人員應(yīng)在延長(zhǎng)后的期限內(nèi)歸還檔案。3.如需續(xù)借檔案，借閱人員應(yīng)在原借閱期限屆滿前，重新填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，按照借閱申請(qǐng)流程進(jìn)行審批和登記。六、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案保密監(jiān)督小組，由公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門(mén)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案保密監(jiān)督小組定期對(duì)檔案管理部門(mén)和檔案形成部門(mén)的檔案保密工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全情況、檔案借閱與使用記錄等。3.鼓勵(lì)公司/組織員工對(duì)檔案保密工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，保護(hù)舉報(bào)人的合法權(quán)益，對(duì)舉報(bào)人進(jìn)行保密。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查檔案管理部門(mén)和檔案形成部門(mén)是否按照檔案保密制度的要求開(kāi)展工作，各項(xiàng)工作流程是否規(guī)范執(zhí)行。2.檔案存儲(chǔ)安全：檢查檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全設(shè)施和設(shè)備是否正常運(yùn)行，檔案存儲(chǔ)環(huán)境是否符合要求，檔案是否按照規(guī)定存放和保管。3.檔案標(biāo)識(shí)與分類(lèi)：檢查檔案的標(biāo)識(shí)是否清晰、準(zhǔn)確，檔案的分類(lèi)是否合理、規(guī)范，編號(hào)是否唯一、系統(tǒng)。4.檔案借閱與使用：檢查檔案借閱申請(qǐng)表的填寫(xiě)和審批是否規(guī)范，借閱登記是否完整，借閱人員是否按照規(guī)定使用和歸還檔案。5.保密措施落實(shí)：檢查檔案管理人員和檔案使用人員是否了解并遵守檔案保密制度，是否采取了有效的保密措施，如對(duì)涉及敏感信息的檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等。（三）檢查頻率1.檔案保密監(jiān)督小組每年至少進(jìn)行一次全面的檔案保密檢查，對(duì)重點(diǎn)部門(mén)和關(guān)鍵崗位的檔案保密工作進(jìn)行不定期抽查。2.在公司/組織內(nèi)部發(fā)生重大事件或進(jìn)行重要項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)相關(guān)檔案的保密情況進(jìn)行檢查，確保檔案信息安全。（四）問(wèn)題整改1.檔案保密監(jiān)督小組在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向被檢查部門(mén)發(fā)出《檔案保密檢查整改通知書(shū)》，明確指出問(wèn)題所在，并要求限期整改。2.被檢查部門(mén)應(yīng)針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，確保問(wèn)題得到有效解決。整改完成后，應(yīng)向檔案保密監(jiān)督小組提交整改報(bào)告，報(bào)告整改情況和結(jié)果。3.檔案保密監(jiān)督小組對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改措施落實(shí)到位。對(duì)整改不力的部門(mén)和責(zé)任人，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、檔案保密培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門(mén)應(yīng)制定年度檔案保密培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)的對(duì)象、內(nèi)容、時(shí)間、方式等，確保培訓(xùn)工作的有序開(kāi)展。2.培訓(xùn)對(duì)象包括檔案管理人員、檔案形成部門(mén)人員、檔案使用人員等所有涉及檔案管理工作的人員。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.法律法規(guī)與政策：講解國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案保密的規(guī)定，使員工了解檔案保密工作的法律要求和責(zé)任。2.檔案保密制度：詳細(xì)介紹公司/組織的檔案保密制度，包括檔案管理流程、保密措施、借閱規(guī)定等，確保員工熟悉制度內(nèi)容并嚴(yán)格遵守。3.保密意識(shí)與技能：通過(guò)案例分析、模擬演練等方式，提高員工的保密意識(shí)和防范能力，使其掌握基本的保密技能，如文件加密、信息安全防護(hù)等。4.職業(yè)道德與責(zé)任：強(qiáng)調(diào)檔案保密工作中的職業(yè)道德和責(zé)任，培養(yǎng)員工的敬業(yè)精神和保密責(zé)任感，使其認(rèn)識(shí)到檔案保密工作的重要性。（三）培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)：定期組織全體員工參加檔案保密集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家或內(nèi)部講師進(jìn)行授課，系統(tǒng)講解檔案保密知識(shí)和技能。2.專題培訓(xùn)：根據(jù)不同崗位的需求，針對(duì)檔案管理人員、檔案形成部門(mén)人員、檔案使用人員等開(kāi)展專題培訓(xùn)，提高培訓(xùn)的針對(duì)性和實(shí)效性。3.在線學(xué)習(xí)：利用公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提供檔案保密相關(guān)的在線學(xué)習(xí)課程，方便員工隨時(shí)隨地進(jìn)行學(xué)習(xí)。4.案例分析與討論：選取典型的檔案保密案例進(jìn)行分析和討論，引導(dǎo)員工從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，增強(qiáng)保密意識(shí)。（四）培訓(xùn)考核1.建立檔案保密培訓(xùn)考核制度，對(duì)參加培訓(xùn)的員工進(jìn)行考核，考核方式可以采用考試、撰寫(xiě)心得體會(huì)、實(shí)際操作等多種形式。2.考核結(jié)果應(yīng)記錄在員工培訓(xùn)檔案中，作為員工績(jī)效考核和晉升的參考依據(jù)。對(duì)考核不合格的員工，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)考或重新培訓(xùn)，直至考核合格為止。八、檔案保密責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.對(duì)于違反檔案保密制度的行為，根據(jù)情節(jié)輕重和造成的損失大小，確定相關(guān)人員應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。2.責(zé)任人員包括檔案管理人員、檔案形成部門(mén)人員、檔案使用人員、審批人員等直接責(zé)任人員，以及對(duì)檔案保密工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的管理人員。（二）追究方式1.警告：對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告處分，責(zé)令其立即改正，并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行批評(píng)教育。2.罰款：根據(jù)違規(guī)行為造成的損失大小，對(duì)責(zé)任人員處以一定金額的罰款，罰款金額應(yīng)