工程檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案的保密管理，確保工程檔案信息的安全與完整，防止工程檔案信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及工程檔案管理的部門、人員以及與公司合作的相關(guān)單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保工程檔案保密工作合法合規(guī)。2.分級(jí)管理原則：根據(jù)工程檔案的重要性和敏感性，實(shí)行分級(jí)分類管理，采取相應(yīng)的保密措施。3.最小化原則：嚴(yán)格限定知悉工程檔案信息的人員范圍，確保信息僅在必要的范圍內(nèi)流轉(zhuǎn)和使用。4.動(dòng)態(tài)管理原則：隨著工程建設(shè)的推進(jìn)和檔案管理情況的變化，及時(shí)調(diào)整保密措施，確保保密工作的有效性。二、工程檔案保密范圍（一）前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等文件。2.與項(xiàng)目相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、決策文件等。（二）設(shè)計(jì)文件1.初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件，包括圖紙、設(shè)計(jì)說明、計(jì)算書等。2.設(shè)計(jì)變更文件及相關(guān)審批記錄。（三）施工文件1.施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底文件。2.工程進(jìn)度計(jì)劃、施工日志、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、安全管理資料等。3.隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程驗(yàn)收記錄等。（四）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日志等。2.工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等。（五）竣工驗(yàn)收文件1.竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。2.工程結(jié)算文件、審計(jì)報(bào)告等。（六）其他文件1.與工程相關(guān)的合同協(xié)議、招投標(biāo)文件等。2.涉及工程技術(shù)秘密、商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等的文件資料。三、工程檔案保密措施（一）人員管理1.人員審查：對(duì)涉及工程檔案管理的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)。2.簽訂保密協(xié)議：與所有接觸工程檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.培訓(xùn)教育：定期組織工程檔案保密知識(shí)培訓(xùn)，提高人員的保密意識(shí)和技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、保密制度、檔案管理知識(shí)等。4.監(jiān)督考核：建立人員保密工作監(jiān)督考核機(jī)制，對(duì)違反保密制度的人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）檔案存儲(chǔ)1.專用場所：設(shè)立專門的工程檔案存儲(chǔ)場所，確保場所安全可靠，具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.分類存放：按照工程檔案的類別、項(xiàng)目、時(shí)間等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.標(biāo)識(shí)管理：對(duì)檔案存儲(chǔ)場所和檔案柜進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)明檔案的類別、項(xiàng)目等信息。4.備份管理：對(duì)重要的工程檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，確保檔案信息的安全性。（三）檔案借閱1.借閱審批：嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批制度，借閱人需填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門審批后方可借閱。2.借閱登記：建立檔案借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、檔案名稱等信息。3.借閱期限：明確檔案借閱期限，一般不得超過規(guī)定時(shí)間。如需延期，需重新辦理審批手續(xù)。4.借閱歸還：借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。（四）檔案傳遞1.傳遞審批：工程檔案在公司內(nèi)部或與外部單位傳遞時(shí)，需填寫傳遞申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門審批后方可傳遞。2.傳遞方式：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，選擇安全可靠的傳遞方式，如專人送達(dá)、加密郵寄、電子傳輸?shù)取ｋ娮觽鬏斝璨捎眉用芗夹g(shù)，確保傳輸過程中的信息安全。3.傳遞記錄：建立檔案傳遞記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄傳遞時(shí)間、傳遞人、接收人、檔案名稱等信息。（五）檔案利用1.利用審批：工程檔案的利用需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門審批，明確利用目的、利用范圍等。2.利用方式：根據(jù)利用目的和檔案性質(zhì)，選擇合適的利用方式，如查閱、復(fù)印、摘錄等。如需對(duì)檔案進(jìn)行修改、刪除等操作，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。3.利用記錄：建立檔案利用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄利用人姓名、部門、利用時(shí)間、利用方式、利用內(nèi)容等信息。（六）檔案銷毀1.銷毀審批：對(duì)已超過保管期限或失去保存價(jià)值需銷毀的工程檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀。2.銷毀方式：采用安全可靠的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀記錄：建立檔案銷毀記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄銷毀時(shí)間、銷毀人、檔案名稱、數(shù)量等信息。四、工程檔案保密監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對(duì)工程檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)工程檔案保密工作進(jìn)行審計(jì)，檢查保密制度的執(zhí)行情況和檔案管理的規(guī)范性。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查，積極配合并及時(shí)整改存在的問題。2.對(duì)涉及工程檔案保密的合作單位進(jìn)行監(jiān)督，確保其遵守公司的保密制度和相關(guān)法律法規(guī)。（三）檢查內(nèi)容1.人員保密意識(shí)和行為規(guī)范情況。2.檔案存儲(chǔ)場所的安全管理情況。3.檔案借閱、傳遞、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的審批和記錄情況。4.保密制度的執(zhí)行情況和存在的問題。五、違反工程檔案保密制度的責(zé)任追究（一）責(zé)任認(rèn)定1.根據(jù)違反保密制度的行為事實(shí)、造成的后果和影響，認(rèn)定相關(guān)人員的責(zé)任。2.對(duì)于因工作失誤導(dǎo)致檔案信息泄露的，根據(jù)情節(jié)輕重認(rèn)定直接責(zé)任人和間接責(zé)任人。（二）責(zé)任追究方式1.警告：對(duì)初次違反保密制度且情節(jié)較輕的人員，給予警告處分。2.罰款：根據(jù)違反保密制度造成的損失大小，對(duì)相關(guān)人員處以一定金額的罰款。3.解除勞動(dòng)合同：對(duì)嚴(yán)重違反保密制度，給公司造成重大損失或不良影響的人員，解除勞動(dòng)合同。4.法律追究：對(duì)于違反法律法規(guī)，構(gòu)成犯罪的行為，依法追究刑事責(zé)任。（三）賠償責(zé)任1.因違反保密制度給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)人員應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。賠償金額根據(jù)實(shí)際損失情況確定。2.對(duì)于與外部單位簽訂保密協(xié)議的，如因我方人員違反保密制度給對(duì)方造成損失的，公司應(yīng)按照協(xié)議約定承擔(dān)賠償責(zé)任，并追