學(xué)校綜合辦公室團(tuán)隊(duì)協(xié)作規(guī)程一、總則

為提升學(xué)校綜合辦公室的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，規(guī)范團(tuán)隊(duì)協(xié)作流程，確保各項(xiàng)事務(wù)有序開(kāi)展，特制定本規(guī)程。本規(guī)程適用于綜合辦公室全體成員，旨在通過(guò)明確職責(zé)、優(yōu)化流程、加強(qiáng)溝通，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)同工作的目標(biāo)。

二、職責(zé)分工

（一）辦公室主任職責(zé)

1.負(fù)責(zé)辦公室整體工作的統(tǒng)籌規(guī)劃與協(xié)調(diào)；

2.制定并監(jiān)督執(zhí)行部門(mén)工作計(jì)劃，確保任務(wù)按時(shí)完成；

3.處理重大事務(wù)的決策與審批；

4.建立并維護(hù)良好的內(nèi)外部溝通機(jī)制。

（二）副主任職責(zé)

1.協(xié)助主任完成日常管理工作；

2.負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域的具體事務(wù)，如文件管理、會(huì)議組織等；

3.監(jiān)督下屬人員的績(jī)效考核與培訓(xùn)；

4.應(yīng)急情況下承擔(dān)主任臨時(shí)授權(quán)的工作。

（三）行政人員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)文件收發(fā)、歸檔及電子檔案管理；

2.協(xié)調(diào)會(huì)議室預(yù)訂、設(shè)備維護(hù)等后勤保障工作；

3.維護(hù)辦公室環(huán)境整潔，確保物資供應(yīng)充足；

4.編制月度/季度工作簡(jiǎn)報(bào)。

（四）文員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)電話接聽(tīng)、訪客接待及信息傳遞；

2.協(xié)助處理日常行政事務(wù)，如考勤統(tǒng)計(jì)、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)；

3.跟蹤督辦重要事項(xiàng)的進(jìn)展情況；

4.負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的綠植養(yǎng)護(hù)。

三、協(xié)作流程

（一）日常工作流程

1.**晨會(huì)制度**：每日8:00召開(kāi)簡(jiǎn)短晨會(huì)，通報(bào)當(dāng)日重點(diǎn)工作及分工；

2.**任務(wù)分配**：主任根據(jù)工作計(jì)劃分配任務(wù)，明確完成時(shí)限及責(zé)任人；

3.**進(jìn)度匯報(bào)**：每日下班前，各負(fù)責(zé)人匯總工作進(jìn)度，提交至副主任；

4.**資料共享**：通過(guò)內(nèi)部共享平臺(tái)（如釘釘群、企業(yè)微信）同步文件及通知。

（二）會(huì)議協(xié)作流程

1.**會(huì)前準(zhǔn)備**：

(1)確定會(huì)議主題、參會(huì)人員及時(shí)間；

(2)提前3日發(fā)布會(huì)議通知，附議程及需準(zhǔn)備材料；

(3)安排會(huì)議記錄員及茶水、設(shè)備。

2.**會(huì)議執(zhí)行**：

(1)主持人控制會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，確保議題充分討論；

(2)記錄員實(shí)時(shí)記錄決議及待辦事項(xiàng)；

(3)會(huì)議結(jié)束后1日內(nèi)，將紀(jì)要發(fā)送至全體參會(huì)者。

3.**會(huì)后跟進(jìn)**：

(1)將決議任務(wù)分配至具體負(fù)責(zé)人；

(2)逾期未完成的任務(wù)需提交主任復(fù)核。

（三）應(yīng)急協(xié)作流程

1.如遇突發(fā)事務(wù)（如設(shè)備故障、物資短缺），立即向副主任報(bào)告；

2.副主任協(xié)調(diào)行政人員3小時(shí)內(nèi)完成現(xiàn)場(chǎng)處理；

3.涉及跨部門(mén)協(xié)作時(shí)，由副主任牽頭聯(lián)合相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人；

4.重大事件需在24小時(shí)內(nèi)形成初步解決方案并報(bào)備主任。

四、溝通與協(xié)調(diào)

（一）內(nèi)部溝通

1.采用即時(shí)通訊工具（如企業(yè)微信）進(jìn)行日常溝通，避免非緊急事項(xiàng)占用電話；

2.重要事項(xiàng)需通過(guò)郵件確認(rèn)，抄送相關(guān)負(fù)責(zé)人；

3.定期開(kāi)展團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。

（二）外部溝通

1.對(duì)外聯(lián)絡(luò)（如與供應(yīng)商、合作單位）由指定人員負(fù)責(zé)，統(tǒng)一口徑；

2.接待外部訪客時(shí)，需提前知曉事由并安排專(zhuān)人陪同；

3.跨部門(mén)協(xié)調(diào)時(shí)，通過(guò)聯(lián)席會(huì)議或書(shū)面函件明確責(zé)任分工。

五、考核與改進(jìn)

（一）考核機(jī)制

1.每月通過(guò)KPI（關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)）評(píng)估個(gè)人及團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)，如任務(wù)完成率、文件準(zhǔn)確率等；

2.季度組織述職會(huì)，由各崗位匯報(bào)工作成果與不足；

3.考核結(jié)果與年度評(píng)優(yōu)直接掛鉤。

（二）持續(xù)改進(jìn)

1.每季度收集員工反饋，優(yōu)化協(xié)作流程；

2.對(duì)新員工開(kāi)展崗前培訓(xùn)，確保流程標(biāo)準(zhǔn)化；

3.定期組織技能競(jìng)賽（如速記、Excel高效操作），提升專(zhuān)業(yè)能力。

六、附則

本規(guī)程自發(fā)布之日起實(shí)施，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。辦公室成員需嚴(yán)格遵守，如有建議可隨時(shí)向主任提出修訂意見(jiàn)。

**一、總則**

為進(jìn)一步提升學(xué)校綜合辦公室的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，規(guī)范團(tuán)隊(duì)協(xié)作流程，確保各項(xiàng)行政事務(wù)有序、高效、規(guī)范地開(kāi)展，營(yíng)造積極、協(xié)作、高效的工作氛圍，特制定本規(guī)程。本規(guī)程旨在通過(guò)明確職責(zé)分工、優(yōu)化工作流程、加強(qiáng)溝通協(xié)作、完善考核機(jī)制，全面提升綜合辦公室的整體效能，更好地服務(wù)于學(xué)校的整體運(yùn)營(yíng)。本規(guī)程適用于綜合辦公室全體成員，全體人員需認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守。

二、職責(zé)分工

（一）辦公室主任職責(zé)

1.負(fù)責(zé)辦公室整體工作的統(tǒng)籌規(guī)劃與協(xié)調(diào)，確保部門(mén)工作目標(biāo)與學(xué)校整體發(fā)展方向一致；

2.制定并監(jiān)督執(zhí)行部門(mén)年度、季度、月度工作計(jì)劃，定期召開(kāi)部門(mén)會(huì)議，分析工作進(jìn)展，解決存在問(wèn)題；

3.負(fù)責(zé)重大事務(wù)的決策與審批，對(duì)涉及學(xué)校形象、重大資源調(diào)配的事項(xiàng)有最終決定權(quán)；

4.建立并維護(hù)良好的內(nèi)外部溝通機(jī)制，代表辦公室參與學(xué)校相關(guān)會(huì)議，協(xié)調(diào)與其他部門(mén)的合作關(guān)系；

5.負(fù)責(zé)辦公室團(tuán)隊(duì)建設(shè)，組織團(tuán)建活動(dòng)，提升團(tuán)隊(duì)凝聚力和戰(zhàn)斗力；

6.定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)辦公室工作情況，提出改進(jìn)建議。

（二）副主任職責(zé)

1.協(xié)助主任完成日常管理工作，對(duì)主任負(fù)責(zé)；

2.負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域的具體事務(wù)，如文件管理、會(huì)議組織、信息宣傳等，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位；

3.監(jiān)督下屬人員的績(jī)效考核與培訓(xùn)，根據(jù)工作表現(xiàn)提出獎(jiǎng)懲建議；

4.應(yīng)急情況下承擔(dān)主任臨時(shí)授權(quán)的工作，確保辦公室工作的連續(xù)性；

5.負(fù)責(zé)辦公室預(yù)算管理，合理使用辦公經(jīng)費(fèi)，定期進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)審核；

6.負(fù)責(zé)辦公室固定資產(chǎn)的管理，建立資產(chǎn)臺(tái)賬，定期盤(pán)點(diǎn)。

（三）行政人員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)文件收發(fā)、登記、分辦、傳閱、歸檔及電子檔案管理，確保文件流轉(zhuǎn)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和安全性；

（1）接收文件時(shí)，需核對(duì)文件數(shù)量、完整性，并在《文件收發(fā)登記簿》上詳細(xì)記錄；

（2）根據(jù)文件內(nèi)容，及時(shí)分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)，并在《文件分辦單》上注明；

（3）傳閱文件時(shí)，需確保傳閱范圍準(zhǔn)確，并及時(shí)收回；

（4）文件歸檔時(shí)，需按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，并錄入電子檔案系統(tǒng)；

（5）定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和安全性。

2.協(xié)調(diào)會(huì)議室預(yù)訂、設(shè)備維護(hù)等后勤保障工作，確保辦公環(huán)境舒適、設(shè)備正常運(yùn)行；

（1）建立會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)，接受各部門(mén)會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，并進(jìn)行統(tǒng)一管理；

（2）定期檢查辦公設(shè)備，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦等，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)修；

（3）負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的衛(wèi)生保潔，定期檢查綠植，確保辦公環(huán)境整潔美觀；

（4）負(fù)責(zé)辦公物資的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用等工作，建立物資臺(tái)賬，定期盤(pán)點(diǎn)。

3.維護(hù)辦公室環(huán)境整潔，確保物資供應(yīng)充足；

4.編制月度/季度工作簡(jiǎn)報(bào)，匯總辦公室工作情況，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

（四）文員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)電話接聽(tīng)、訪客接待及信息傳遞，做到熱情、周到、準(zhǔn)確；

（1）接聽(tīng)電話時(shí)，需使用文明用語(yǔ)，準(zhǔn)確記錄來(lái)電信息，并及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)；

（2）接待訪客時(shí)，需主動(dòng)問(wèn)好，詢(xún)問(wèn)訪客事由，并引導(dǎo)至相關(guān)接待人員或部門(mén)；

（3）信息傳遞時(shí)，需確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤，并跟蹤信息反饋情況。

2.協(xié)助處理日常行政事務(wù)，如考勤統(tǒng)計(jì)、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等；

（1）考勤統(tǒng)計(jì)時(shí)，需準(zhǔn)確記錄員工的出勤情況，并及時(shí)提交考勤報(bào)表；

（2）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，需仔細(xì)核對(duì)報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，確保符合報(bào)銷(xiāo)流程，并及時(shí)提交財(cái)務(wù)部門(mén)。

3.跟蹤督辦重要事項(xiàng)的進(jìn)展情況，確保事項(xiàng)按時(shí)完成；

4.負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的綠植養(yǎng)護(hù)，定期澆水、修剪，保持綠植健康美觀。

三、協(xié)作流程

（一）日常工作流程

1.**晨會(huì)制度**：每日8:00召開(kāi)簡(jiǎn)短晨會(huì)（10分鐘內(nèi)），通報(bào)當(dāng)日重點(diǎn)工作及分工，協(xié)調(diào)解決昨日遺留問(wèn)題；

（1）會(huì)議由辦公室主任或副主任主持；

（2）各崗位職責(zé)人匯報(bào)昨日工作完成情況及今日工作計(jì)劃；

（3）討論并解決工作中遇到的問(wèn)題，明確解決方案和責(zé)任人；

（4）主任進(jìn)行總結(jié)發(fā)言，強(qiáng)調(diào)當(dāng)日工作重點(diǎn)和注意事項(xiàng)。

2.**任務(wù)分配**：主任根據(jù)工作計(jì)劃分配任務(wù)，明確完成時(shí)限、責(zé)任人及工作標(biāo)準(zhǔn)，并通過(guò)即時(shí)通訊工具或郵件進(jìn)行確認(rèn)；

（1）任務(wù)分配應(yīng)遵循“明確、具體、可衡量、可達(dá)成、相關(guān)性強(qiáng)、有時(shí)限”的原則；

（2）任務(wù)分配后，責(zé)任人需及時(shí)反饋接收情況，如有疑問(wèn)及時(shí)溝通；

（3）副主任負(fù)責(zé)監(jiān)督任務(wù)分配的執(zhí)行情況，確保任務(wù)按時(shí)完成。

3.**進(jìn)度匯報(bào)**：每日下班前（17:30前），各負(fù)責(zé)人匯總工作進(jìn)度，提交至副主任，副主任匯總后提交至主任；

（1）工作進(jìn)度匯報(bào)應(yīng)包括任務(wù)名稱(chēng)、完成情況、存在問(wèn)題及下一步計(jì)劃；

（2）副主任對(duì)工作進(jìn)度進(jìn)行審核，如有問(wèn)題及時(shí)與責(zé)任人溝通解決；

（3）主任對(duì)工作進(jìn)度進(jìn)行最終審核，并提出指導(dǎo)意見(jiàn)。

4.**資料共享**：通過(guò)內(nèi)部共享平臺(tái)（如釘釘群、企業(yè)微信、Office365等）同步文件及通知，確保信息及時(shí)傳遞；

（1）建立文件共享文件夾，按照部門(mén)、項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限；

（2）重要文件需在共享平臺(tái)進(jìn)行發(fā)布，并注明文件編號(hào)、版本號(hào)、發(fā)布日期等信息；

（3）定期清理共享平臺(tái)中的過(guò)期文件，確保文件信息的準(zhǔn)確性。

（二）會(huì)議協(xié)作流程

1.**會(huì)前準(zhǔn)備**：

（1）**確定會(huì)議主題、參會(huì)人員及時(shí)間**：根據(jù)會(huì)議內(nèi)容確定會(huì)議主題，邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人及工作人員參會(huì)，并確定會(huì)議時(shí)間；

（2）**提前3日發(fā)布會(huì)議通知**：通過(guò)郵件、即時(shí)通訊工具或公告欄發(fā)布會(huì)議通知，會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、需準(zhǔn)備材料等信息；

（3）**安排會(huì)議記錄員及茶水、設(shè)備**：指定專(zhuān)人擔(dān)任會(huì)議記錄員，負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容；準(zhǔn)備會(huì)議所需的茶水、紙筆等物品，并提前檢查會(huì)議設(shè)備，確保正常運(yùn)行。

2.**會(huì)議執(zhí)行**：

（1）**主持人控制會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，確保議題充分討論**：主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議議程控制會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，確保每個(gè)議題都有充分的時(shí)間進(jìn)行討論；

（2）**記錄員實(shí)時(shí)記錄決議及待辦事項(xiàng)**：會(huì)議記錄員應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議內(nèi)容，特別是決議及待辦事項(xiàng)，并注明責(zé)任人及完成時(shí)限；

（3）**會(huì)議結(jié)束后1日內(nèi)，將紀(jì)要發(fā)送至全體參會(huì)者**：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、決議及待辦事項(xiàng)等信息，并通過(guò)郵件或即時(shí)通訊工具發(fā)送至全體參會(huì)者。

3.**會(huì)后跟進(jìn)**：

（1）**將決議任務(wù)分配至具體負(fù)責(zé)人**：根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，將決議任務(wù)分配至具體負(fù)責(zé)人，并明確完成時(shí)限；

（2）**逾期未完成的任務(wù)需提交主任復(fù)核**：如任務(wù)負(fù)責(zé)人未按時(shí)完成任務(wù)，需向主任說(shuō)明原因，并由主任進(jìn)行復(fù)核，決定是否延期或調(diào)整方案。

（三）應(yīng)急協(xié)作流程

1.如遇突發(fā)事務(wù)（如設(shè)備故障、物資短缺、突發(fā)事件等），立即向副主任報(bào)告；

2.副主任協(xié)調(diào)行政人員3小時(shí)內(nèi)完成現(xiàn)場(chǎng)處理；

3.涉及跨部門(mén)協(xié)作時(shí)，由副主任牽頭聯(lián)合相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人，共同商討解決方案，并制定行動(dòng)方案；

4.重大事件需在24小時(shí)內(nèi)形成初步解決方案并報(bào)備主任，主任根據(jù)情況向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)實(shí)施解決方案；

5.應(yīng)急處理過(guò)程中，需保持信息暢通，及時(shí)溝通處理進(jìn)展，確保事件得到妥善處理。

四、溝通與協(xié)調(diào)

（一）內(nèi)部溝通

1.采用即時(shí)通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘）進(jìn)行日常溝通，避免非緊急事項(xiàng)占用電話；

（1）工作時(shí)間使用即時(shí)通訊工具進(jìn)行工作溝通，非工作時(shí)間避免使用即時(shí)通訊工具進(jìn)行工作溝通；

（2）使用簡(jiǎn)潔明了的語(yǔ)言進(jìn)行溝通，避免使用歧義或容易引起誤解的表達(dá)；

（3）重要事項(xiàng)需通過(guò)電話或郵件進(jìn)行確認(rèn)。

2.重要事項(xiàng)需通過(guò)郵件確認(rèn)，抄送相關(guān)負(fù)責(zé)人；

（1）涉及重要決策、工作安排、文件發(fā)布等事項(xiàng)，需通過(guò)郵件進(jìn)行溝通，并抄送相關(guān)責(zé)任人；

（2）郵件內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，并附上相關(guān)附件；

（3）收到郵件后，需及時(shí)回復(fù)，如有疑問(wèn)及時(shí)溝通。

3.定期開(kāi)展團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力和戰(zhàn)斗力；

（1）每季度組織一次團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，活動(dòng)形式可包括戶(hù)外拓展、聚餐、游戲等；

（2）團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)應(yīng)注重溝通與協(xié)作，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員之間的了解和信任；

（3）團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)結(jié)束后，需進(jìn)行總結(jié)，并提出改進(jìn)建議。

（二）外部溝通

1.對(duì)外聯(lián)絡(luò)（如與供應(yīng)商、合作單位）由指定人員負(fù)責(zé)，統(tǒng)一口徑，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性和一致性；

（1）指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)絡(luò)，并建立聯(lián)系人臺(tái)賬；

（2）對(duì)外聯(lián)絡(luò)時(shí)，需使用規(guī)范的語(yǔ)言和表達(dá)，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性和一致性；

（3）重要事項(xiàng)需事先與相關(guān)部門(mén)溝通，確?？趶揭恢?。

2.接待外部訪客時(shí)，需提前知曉事由并安排專(zhuān)人陪同，做到熱情、周到、高效；

（1）接待外部訪客前，需提前了解訪客事由，并安排專(zhuān)人陪同；

（2）接待過(guò)程中，需做到熱情、周到、高效，給訪客留下良好的印象；

（3）接待結(jié)束后，需及時(shí)跟進(jìn)，確保訪客需求得到滿(mǎn)足。

3.跨部門(mén)協(xié)調(diào)時(shí)，通過(guò)聯(lián)席會(huì)議或書(shū)面函件明確責(zé)任分工，確保事項(xiàng)高效推進(jìn)；

（1）涉及多個(gè)部門(mén)協(xié)作的事項(xiàng)，需通過(guò)聯(lián)席會(huì)議進(jìn)行協(xié)調(diào)，明確責(zé)任分工；

（2）聯(lián)席會(huì)議由牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)組織，并制定會(huì)議議程；

（3）會(huì)議結(jié)束后，需形成會(huì)議紀(jì)要，并印發(fā)至相關(guān)部門(mén)；

（4）對(duì)于無(wú)法通過(guò)聯(lián)席會(huì)議解決的問(wèn)題，可通過(guò)書(shū)面函件進(jìn)行溝通，并明確責(zé)任分工和完成時(shí)限。

五、考核與改進(jìn)

（一）考核機(jī)制

1.每月通過(guò)KPI（關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)）評(píng)估個(gè)人及團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)，如任務(wù)完成率、文件準(zhǔn)確率、服務(wù)質(zhì)量等；

（1）KPI指標(biāo)應(yīng)明確、可衡量、可達(dá)成，并與崗位職責(zé)相匹配；

（2）KPI指標(biāo)應(yīng)定期進(jìn)行評(píng)估，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整；

（3）KPI評(píng)估結(jié)果應(yīng)作為績(jī)效考核的重要依據(jù)。

2.季度組織述職會(huì)，由各崗位職責(zé)人匯報(bào)工作成果與不足，并接受其他成員的提問(wèn)和評(píng)價(jià)；

（1）述職會(huì)由主任主持，全體成員參加；

（2）述職人需提前準(zhǔn)備述職報(bào)告，并按時(shí)進(jìn)行匯報(bào)；

（3）其他成員可對(duì)述職人進(jìn)行提問(wèn)和評(píng)價(jià)，并提出改進(jìn)建議。

3.考核結(jié)果與年度評(píng)優(yōu)直接掛鉤，優(yōu)秀員工將獲得表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；

（1）年度評(píng)優(yōu)將根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果進(jìn)行評(píng)選；

（2）優(yōu)秀員工將獲得表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書(shū)等；

（3）優(yōu)秀員工的經(jīng)驗(yàn)和事跡將作為榜樣，激勵(lì)其他員工不斷進(jìn)步。

（二）持續(xù)改進(jìn)

1.每季度收集員工反饋，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、座談會(huì)等形式，了解員工對(duì)辦公室工作流程、制度、管理的意見(jiàn)和建議，并據(jù)此優(yōu)化協(xié)作流程；

（1）問(wèn)卷調(diào)查應(yīng)采用匿名方式，確保反饋的真實(shí)性；

（2）座談會(huì)應(yīng)邀請(qǐng)全體成員參加，并鼓勵(lì)大家積極發(fā)言；

（3）根據(jù)員工反饋，制定改進(jìn)計(jì)劃，并落實(shí)到具體責(zé)任人。

2.對(duì)新員工開(kāi)展崗前培訓(xùn)，確保流程標(biāo)準(zhǔn)化，提升工作效率；

（1）崗前培訓(xùn)內(nèi)容包括辦公室規(guī)章制度、工作流程、崗位職責(zé)、溝通技巧等；

（2）崗前培訓(xùn)由經(jīng)驗(yàn)豐富的員工負(fù)責(zé)，并采用講解、演示、實(shí)踐等多種方式進(jìn)行；

（3）崗前培訓(xùn)結(jié)束后，對(duì)新員工進(jìn)行考核，確保其能夠熟練掌握工作流程和技能。

3.定期組織技能競(jìng)賽（如速記、Excel高效操作、辦公軟件應(yīng)用等），提升專(zhuān)業(yè)能力，營(yíng)造比學(xué)趕超的良好氛圍；

（1）技能競(jìng)賽應(yīng)定期舉行，并設(shè)置不同的獎(jiǎng)項(xiàng)，以激勵(lì)員工積極參與；

（2）技能競(jìng)賽內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際工作相結(jié)合，提升員工的專(zhuān)業(yè)能力；

（3）技能競(jìng)賽結(jié)束后，對(duì)獲獎(jiǎng)員工進(jìn)行表彰，并鼓勵(lì)其他員工向獲獎(jiǎng)員工學(xué)習(xí)。

六、附則

本規(guī)程自發(fā)布之日起實(shí)施，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。辦公室成員需嚴(yán)格遵守，如有建議可隨時(shí)向主任提出修訂意見(jiàn)。對(duì)違反本規(guī)程的行為，將視情節(jié)輕重進(jìn)行批評(píng)教育或相應(yīng)處理。

一、總則

為提升學(xué)校綜合辦公室的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，規(guī)范團(tuán)隊(duì)協(xié)作流程，確保各項(xiàng)事務(wù)有序開(kāi)展，特制定本規(guī)程。本規(guī)程適用于綜合辦公室全體成員，旨在通過(guò)明確職責(zé)、優(yōu)化流程、加強(qiáng)溝通，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)同工作的目標(biāo)。

二、職責(zé)分工

（一）辦公室主任職責(zé)

1.負(fù)責(zé)辦公室整體工作的統(tǒng)籌規(guī)劃與協(xié)調(diào)；

2.制定并監(jiān)督執(zhí)行部門(mén)工作計(jì)劃，確保任務(wù)按時(shí)完成；

3.處理重大事務(wù)的決策與審批；

4.建立并維護(hù)良好的內(nèi)外部溝通機(jī)制。

（二）副主任職責(zé)

1.協(xié)助主任完成日常管理工作；

2.負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域的具體事務(wù)，如文件管理、會(huì)議組織等；

3.監(jiān)督下屬人員的績(jī)效考核與培訓(xùn)；

4.應(yīng)急情況下承擔(dān)主任臨時(shí)授權(quán)的工作。

（三）行政人員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)文件收發(fā)、歸檔及電子檔案管理；

2.協(xié)調(diào)會(huì)議室預(yù)訂、設(shè)備維護(hù)等后勤保障工作；

3.維護(hù)辦公室環(huán)境整潔，確保物資供應(yīng)充足；

4.編制月度/季度工作簡(jiǎn)報(bào)。

（四）文員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)電話接聽(tīng)、訪客接待及信息傳遞；

2.協(xié)助處理日常行政事務(wù)，如考勤統(tǒng)計(jì)、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)；

3.跟蹤督辦重要事項(xiàng)的進(jìn)展情況；

4.負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的綠植養(yǎng)護(hù)。

三、協(xié)作流程

（一）日常工作流程

1.**晨會(huì)制度**：每日8:00召開(kāi)簡(jiǎn)短晨會(huì)，通報(bào)當(dāng)日重點(diǎn)工作及分工；

2.**任務(wù)分配**：主任根據(jù)工作計(jì)劃分配任務(wù)，明確完成時(shí)限及責(zé)任人；

3.**進(jìn)度匯報(bào)**：每日下班前，各負(fù)責(zé)人匯總工作進(jìn)度，提交至副主任；

4.**資料共享**：通過(guò)內(nèi)部共享平臺(tái)（如釘釘群、企業(yè)微信）同步文件及通知。

（二）會(huì)議協(xié)作流程

1.**會(huì)前準(zhǔn)備**：

(1)確定會(huì)議主題、參會(huì)人員及時(shí)間；

(2)提前3日發(fā)布會(huì)議通知，附議程及需準(zhǔn)備材料；

(3)安排會(huì)議記錄員及茶水、設(shè)備。

2.**會(huì)議執(zhí)行**：

(1)主持人控制會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，確保議題充分討論；

(2)記錄員實(shí)時(shí)記錄決議及待辦事項(xiàng)；

(3)會(huì)議結(jié)束后1日內(nèi)，將紀(jì)要發(fā)送至全體參會(huì)者。

3.**會(huì)后跟進(jìn)**：

(1)將決議任務(wù)分配至具體負(fù)責(zé)人；

(2)逾期未完成的任務(wù)需提交主任復(fù)核。

（三）應(yīng)急協(xié)作流程

1.如遇突發(fā)事務(wù)（如設(shè)備故障、物資短缺），立即向副主任報(bào)告；

2.副主任協(xié)調(diào)行政人員3小時(shí)內(nèi)完成現(xiàn)場(chǎng)處理；

3.涉及跨部門(mén)協(xié)作時(shí)，由副主任牽頭聯(lián)合相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人；

4.重大事件需在24小時(shí)內(nèi)形成初步解決方案并報(bào)備主任。

四、溝通與協(xié)調(diào)

（一）內(nèi)部溝通

1.采用即時(shí)通訊工具（如企業(yè)微信）進(jìn)行日常溝通，避免非緊急事項(xiàng)占用電話；

2.重要事項(xiàng)需通過(guò)郵件確認(rèn)，抄送相關(guān)負(fù)責(zé)人；

3.定期開(kāi)展團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。

（二）外部溝通

1.對(duì)外聯(lián)絡(luò)（如與供應(yīng)商、合作單位）由指定人員負(fù)責(zé)，統(tǒng)一口徑；

2.接待外部訪客時(shí)，需提前知曉事由并安排專(zhuān)人陪同；

3.跨部門(mén)協(xié)調(diào)時(shí)，通過(guò)聯(lián)席會(huì)議或書(shū)面函件明確責(zé)任分工。

五、考核與改進(jìn)

（一）考核機(jī)制

1.每月通過(guò)KPI（關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)）評(píng)估個(gè)人及團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)，如任務(wù)完成率、文件準(zhǔn)確率等；

2.季度組織述職會(huì)，由各崗位匯報(bào)工作成果與不足；

3.考核結(jié)果與年度評(píng)優(yōu)直接掛鉤。

（二）持續(xù)改進(jìn)

1.每季度收集員工反饋，優(yōu)化協(xié)作流程；

2.對(duì)新員工開(kāi)展崗前培訓(xùn)，確保流程標(biāo)準(zhǔn)化；

3.定期組織技能競(jìng)賽（如速記、Excel高效操作），提升專(zhuān)業(yè)能力。

六、附則

本規(guī)程自發(fā)布之日起實(shí)施，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。辦公室成員需嚴(yán)格遵守，如有建議可隨時(shí)向主任提出修訂意見(jiàn)。

**一、總則**

為進(jìn)一步提升學(xué)校綜合辦公室的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，規(guī)范團(tuán)隊(duì)協(xié)作流程，確保各項(xiàng)行政事務(wù)有序、高效、規(guī)范地開(kāi)展，營(yíng)造積極、協(xié)作、高效的工作氛圍，特制定本規(guī)程。本規(guī)程旨在通過(guò)明確職責(zé)分工、優(yōu)化工作流程、加強(qiáng)溝通協(xié)作、完善考核機(jī)制，全面提升綜合辦公室的整體效能，更好地服務(wù)于學(xué)校的整體運(yùn)營(yíng)。本規(guī)程適用于綜合辦公室全體成員，全體人員需認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守。

二、職責(zé)分工

（一）辦公室主任職責(zé)

1.負(fù)責(zé)辦公室整體工作的統(tǒng)籌規(guī)劃與協(xié)調(diào)，確保部門(mén)工作目標(biāo)與學(xué)校整體發(fā)展方向一致；

2.制定并監(jiān)督執(zhí)行部門(mén)年度、季度、月度工作計(jì)劃，定期召開(kāi)部門(mén)會(huì)議，分析工作進(jìn)展，解決存在問(wèn)題；

3.負(fù)責(zé)重大事務(wù)的決策與審批，對(duì)涉及學(xué)校形象、重大資源調(diào)配的事項(xiàng)有最終決定權(quán)；

4.建立并維護(hù)良好的內(nèi)外部溝通機(jī)制，代表辦公室參與學(xué)校相關(guān)會(huì)議，協(xié)調(diào)與其他部門(mén)的合作關(guān)系；

5.負(fù)責(zé)辦公室團(tuán)隊(duì)建設(shè)，組織團(tuán)建活動(dòng)，提升團(tuán)隊(duì)凝聚力和戰(zhàn)斗力；

6.定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)辦公室工作情況，提出改進(jìn)建議。

（二）副主任職責(zé)

1.協(xié)助主任完成日常管理工作，對(duì)主任負(fù)責(zé)；

2.負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域的具體事務(wù)，如文件管理、會(huì)議組織、信息宣傳等，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位；

3.監(jiān)督下屬人員的績(jī)效考核與培訓(xùn)，根據(jù)工作表現(xiàn)提出獎(jiǎng)懲建議；

4.應(yīng)急情況下承擔(dān)主任臨時(shí)授權(quán)的工作，確保辦公室工作的連續(xù)性；

5.負(fù)責(zé)辦公室預(yù)算管理，合理使用辦公經(jīng)費(fèi)，定期進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)審核；

6.負(fù)責(zé)辦公室固定資產(chǎn)的管理，建立資產(chǎn)臺(tái)賬，定期盤(pán)點(diǎn)。

（三）行政人員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)文件收發(fā)、登記、分辦、傳閱、歸檔及電子檔案管理，確保文件流轉(zhuǎn)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和安全性；

（1）接收文件時(shí)，需核對(duì)文件數(shù)量、完整性，并在《文件收發(fā)登記簿》上詳細(xì)記錄；

（2）根據(jù)文件內(nèi)容，及時(shí)分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)，并在《文件分辦單》上注明；

（3）傳閱文件時(shí)，需確保傳閱范圍準(zhǔn)確，并及時(shí)收回；

（4）文件歸檔時(shí)，需按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，并錄入電子檔案系統(tǒng)；

（5）定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和安全性。

2.協(xié)調(diào)會(huì)議室預(yù)訂、設(shè)備維護(hù)等后勤保障工作，確保辦公環(huán)境舒適、設(shè)備正常運(yùn)行；

（1）建立會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)，接受各部門(mén)會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，并進(jìn)行統(tǒng)一管理；

（2）定期檢查辦公設(shè)備，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦等，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)修；

（3）負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的衛(wèi)生保潔，定期檢查綠植，確保辦公環(huán)境整潔美觀；

（4）負(fù)責(zé)辦公物資的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用等工作，建立物資臺(tái)賬，定期盤(pán)點(diǎn)。

3.維護(hù)辦公室環(huán)境整潔，確保物資供應(yīng)充足；

4.編制月度/季度工作簡(jiǎn)報(bào)，匯總辦公室工作情況，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

（四）文員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)電話接聽(tīng)、訪客接待及信息傳遞，做到熱情、周到、準(zhǔn)確；

（1）接聽(tīng)電話時(shí)，需使用文明用語(yǔ)，準(zhǔn)確記錄來(lái)電信息，并及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)；

（2）接待訪客時(shí)，需主動(dòng)問(wèn)好，詢(xún)問(wèn)訪客事由，并引導(dǎo)至相關(guān)接待人員或部門(mén)；

（3）信息傳遞時(shí)，需確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤，并跟蹤信息反饋情況。

2.協(xié)助處理日常行政事務(wù)，如考勤統(tǒng)計(jì)、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等；

（1）考勤統(tǒng)計(jì)時(shí)，需準(zhǔn)確記錄員工的出勤情況，并及時(shí)提交考勤報(bào)表；

（2）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，需仔細(xì)核對(duì)報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，確保符合報(bào)銷(xiāo)流程，并及時(shí)提交財(cái)務(wù)部門(mén)。

3.跟蹤督辦重要事項(xiàng)的進(jìn)展情況，確保事項(xiàng)按時(shí)完成；

4.負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的綠植養(yǎng)護(hù)，定期澆水、修剪，保持綠植健康美觀。

三、協(xié)作流程

（一）日常工作流程

1.**晨會(huì)制度**：每日8:00召開(kāi)簡(jiǎn)短晨會(huì)（10分鐘內(nèi)），通報(bào)當(dāng)日重點(diǎn)工作及分工，協(xié)調(diào)解決昨日遺留問(wèn)題；

（1）會(huì)議由辦公室主任或副主任主持；

（2）各崗位職責(zé)人匯報(bào)昨日工作完成情況及今日工作計(jì)劃；

（3）討論并解決工作中遇到的問(wèn)題，明確解決方案和責(zé)任人；

（4）主任進(jìn)行總結(jié)發(fā)言，強(qiáng)調(diào)當(dāng)日工作重點(diǎn)和注意事項(xiàng)。

2.**任務(wù)分配**：主任根據(jù)工作計(jì)劃分配任務(wù)，明確完成時(shí)限、責(zé)任人及工作標(biāo)準(zhǔn)，并通過(guò)即時(shí)通訊工具或郵件進(jìn)行確認(rèn)；

（1）任務(wù)分配應(yīng)遵循“明確、具體、可衡量、可達(dá)成、相關(guān)性強(qiáng)、有時(shí)限”的原則；

（2）任務(wù)分配后，責(zé)任人需及時(shí)反饋接收情況，如有疑問(wèn)及時(shí)溝通；

（3）副主任負(fù)責(zé)監(jiān)督任務(wù)分配的執(zhí)行情況，確保任務(wù)按時(shí)完成。

3.**進(jìn)度匯報(bào)**：每日下班前（17:30前），各負(fù)責(zé)人匯總工作進(jìn)度，提交至副主任，副主任匯總后提交至主任；

（1）工作進(jìn)度匯報(bào)應(yīng)包括任務(wù)名稱(chēng)、完成情況、存在問(wèn)題及下一步計(jì)劃；

（2）副主任對(duì)工作進(jìn)度進(jìn)行審核，如有問(wèn)題及時(shí)與責(zé)任人溝通解決；

（3）主任對(duì)工作進(jìn)度進(jìn)行最終審核，并提出指導(dǎo)意見(jiàn)。

4.**資料共享**：通過(guò)內(nèi)部共享平臺(tái)（如釘釘群、企業(yè)微信、Office365等）同步文件及通知，確保信息及時(shí)傳遞；

（1）建立文件共享文件夾，按照部門(mén)、項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限；

（2）重要文件需在共享平臺(tái)進(jìn)行發(fā)布，并注明文件編號(hào)、版本號(hào)、發(fā)布日期等信息；

（3）定期清理共享平臺(tái)中的過(guò)期文件，確保文件信息的準(zhǔn)確性。

（二）會(huì)議協(xié)作流程

1.**會(huì)前準(zhǔn)備**：

（1）**確定會(huì)議主題、參會(huì)人員及時(shí)間**：根據(jù)會(huì)議內(nèi)容確定會(huì)議主題，邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人及工作人員參會(huì)，并確定會(huì)議時(shí)間；

（2）**提前3日發(fā)布會(huì)議通知**：通過(guò)郵件、即時(shí)通訊工具或公告欄發(fā)布會(huì)議通知，會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、需準(zhǔn)備材料等信息；

（3）**安排會(huì)議記錄員及茶水、設(shè)備**：指定專(zhuān)人擔(dān)任會(huì)議記錄員，負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容；準(zhǔn)備會(huì)議所需的茶水、紙筆等物品，并提前檢查會(huì)議設(shè)備，確保正常運(yùn)行。

2.**會(huì)議執(zhí)行**：

（1）**主持人控制會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，確保議題充分討論**：主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議議程控制會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，確保每個(gè)議題都有充分的時(shí)間進(jìn)行討論；

（2）**記錄員實(shí)時(shí)記錄決議及待辦事項(xiàng)**：會(huì)議記錄員應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議內(nèi)容，特別是決議及待辦事項(xiàng)，并注明責(zé)任人及完成時(shí)限；

（3）**會(huì)議結(jié)束后1日內(nèi)，將紀(jì)要發(fā)送至全體參會(huì)者**：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、決議及待辦事項(xiàng)等信息，并通過(guò)郵件或即時(shí)通訊工具發(fā)送至全體參會(huì)者。

3.**會(huì)后跟進(jìn)**：

（1）**將決議任務(wù)分配至具體負(fù)責(zé)人**：根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，將決議任務(wù)分配至具體負(fù)責(zé)人，并明確完成時(shí)限；

（2）**逾期未完成的任務(wù)需提交主任復(fù)核**：如任務(wù)負(fù)責(zé)人未按時(shí)完成任務(wù)，需向主任說(shuō)明原因，并由主任進(jìn)行復(fù)核，決定是否延期或調(diào)整方案。

（三）應(yīng)急協(xié)作流程

1.如遇突發(fā)事務(wù)（如設(shè)備故障、物資短缺、突發(fā)事件等），立即向副主任報(bào)告；

2.副主任協(xié)調(diào)行政人員3小時(shí)內(nèi)完成現(xiàn)場(chǎng)處理；

3.涉及跨部門(mén)協(xié)作時(shí)，由副主任牽頭聯(lián)合相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人，共同商討解決方案，并制定行動(dòng)方案；

4.重大事件需在24小時(shí)內(nèi)形成初步解決方案并報(bào)備主任，主任根據(jù)情況向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)實(shí)施解決方案；

5.應(yīng)急處理過(guò)程中，需保持信息暢通，及時(shí)溝通處理進(jìn)展，確保事件得到妥善處理。

四、溝通與協(xié)調(diào)

（一）內(nèi)部溝通

1.采用即時(shí)通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘）進(jìn)行日常溝通，避免非緊急事項(xiàng)占用電話；

（1）工作時(shí)間使用即時(shí)通訊工具進(jìn)行工作溝通，非工作時(shí)間避免使用即時(shí)通訊工具進(jìn)行工作溝通；

（2）使用簡(jiǎn)潔明了的語(yǔ)言進(jìn)行溝通，避免使用歧義或容易引起誤解的表達(dá)；

（3）重要事項(xiàng)需通過(guò)電話或郵件進(jìn)行確認(rèn)。

2.重要事項(xiàng)需通過(guò)郵件確認(rèn)，抄送相關(guān)負(fù)責(zé)人；

（1）涉及重要決策、工作安排、文件發(fā)布等事項(xiàng)，需通過(guò)郵件進(jìn)行溝通，并抄送相關(guān)責(zé)任人；

（2）郵件內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，并附上相關(guān)附件；

（3）收到郵件后，需及時(shí)回復(fù)，如有疑問(wèn)及時(shí)溝通。

3.定期開(kāi)展團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力和戰(zhàn)斗力；

（1）每季度組織一次團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，活動(dòng)形式可包括戶(hù)外拓展、聚餐、游戲等；

（2）團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)應(yīng)注重溝通與協(xié)作，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員之間的了解和信任；

（3）團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)結(jié)束后，需進(jìn)行總結(jié)，并提出改進(jìn)建議。

（二）外部溝通

1.對(duì)外聯(lián)絡(luò)（如與供應(yīng)商、合作單位）由指定人員負(fù)責(zé)，統(tǒng)一口徑，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性和一致性；

（1）指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)絡(luò)，并建立聯(lián)系人臺(tái)賬；

（2）對(duì)外聯(lián)絡(luò)時(shí)，需使用規(guī)范的語(yǔ)言和表達(dá)，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性和一致性；

（3）重要事項(xiàng)需事先與相關(guān)部門(mén)溝通，確保口