PAGE特殊介質(zhì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司特殊介質(zhì)檔案的管理，確保特殊介質(zhì)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及特殊介質(zhì)檔案的產(chǎn)生、收集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等工作環(huán)節(jié)。特殊介質(zhì)檔案包括但不限于電子文件、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)、磁盤(pán)等存儲(chǔ)有重要信息的介質(zhì)。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則特殊介質(zhì)檔案由公司檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則特殊介質(zhì)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保特殊介質(zhì)檔案的安全和保密，防止信息泄露。4.便于利用原則建立科學(xué)合理的管理體系，便于特殊介質(zhì)檔案的檢索、查詢(xún)和利用，提高工作效率。二、職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善特殊介質(zhì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)特殊介質(zhì)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管等工作。3.建立特殊介質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理，方便查詢(xún)和利用。4.對(duì)特殊介質(zhì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)匯報(bào)檔案管理工作情況。5.負(fù)責(zé)對(duì)涉及特殊介質(zhì)檔案的銷(xiāo)毀進(jìn)行審核，并監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)特殊介質(zhì)檔案的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好特殊介質(zhì)檔案的收集、整理、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。3.在利用特殊介質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理制度，履行借閱手續(xù)，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或帶出公司。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉特殊介質(zhì)檔案管理業(yè)務(wù)，具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)特殊介質(zhì)檔案的日常管理工作，并做好檔案的安全保密工作。3.對(duì)特殊介質(zhì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.協(xié)助各部門(mén)做好特殊介質(zhì)檔案的整理和移交工作，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和咨詢(xún)服務(wù)。三、特殊介質(zhì)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件，包括但不限于合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)文檔、會(huì)議紀(jì)要等。2.錄音帶、錄像帶等記錄公司重要活動(dòng)、會(huì)議、培訓(xùn)等內(nèi)容的介質(zhì)。3.光盤(pán)、磁盤(pán)等存儲(chǔ)有公司核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等信息的介質(zhì)。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)特殊介質(zhì)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的特殊介質(zhì)檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得進(jìn)行任何形式的修改或刪除。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可識(shí)別性。（三）整理方法1.分類(lèi)根據(jù)特殊介質(zhì)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，進(jìn)行分類(lèi)整理。一般可分為行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)管理類(lèi)、技術(shù)研發(fā)類(lèi)、財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)等。2.編號(hào)對(duì)整理好的特殊介質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢(xún)。編號(hào)可采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，如“XZ2023001”，其中“XZ”表示行政管理類(lèi)，“2023”表示年份，“001”表示該類(lèi)檔案的序號(hào)。3.編目編制特殊介質(zhì)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案保存，一份單獨(dú)成冊(cè)，作為檔案檢索工具。四、特殊介質(zhì)檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.錄音帶、錄像帶等應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的磁帶庫(kù)或檔案柜中，避免磁帶受到磁場(chǎng)、高溫、潮濕等因素的影響。3.光盤(pán)、磁盤(pán)等應(yīng)存放在防靜電、防塵、防潮的光盤(pán)柜或磁盤(pán)柜中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)配備防火、防盜、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，并做好維護(hù)記錄，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）保管期限1.特殊介質(zhì)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司的重要規(guī)章制度、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)專(zhuān)利等。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括公司的一般性業(yè)務(wù)文件、會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)資料等，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案包括公司的臨時(shí)性文件、一次性使用的資料等，保管期限一般為1年至5年。（四）保管措施1.建立特殊介質(zhì)檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限、存放位置等信息。2.定期對(duì)特殊介質(zhì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與臺(tái)賬記錄一致。3.對(duì)保管期限屆滿(mǎn)的特殊介質(zhì)檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果進(jìn)行銷(xiāo)毀或繼續(xù)保管。五、特殊介質(zhì)檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱特殊介質(zhì)檔案的，可按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.外部單位因工作需要查閱公司特殊介質(zhì)檔案的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員借閱特殊介質(zhì)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《特殊介質(zhì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.外部單位查閱公司特殊介質(zhì)檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫(xiě)《特殊介質(zhì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、用途、查閱期限等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。查閱時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或帶出公司。（三）利用要求1.借閱或查閱特殊介質(zhì)檔案的人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。2.如需復(fù)制特殊介質(zhì)檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制后的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并注明復(fù)制日期和復(fù)制人。3.借閱或查閱特殊介質(zhì)檔案的人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。六、特殊介質(zhì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立特殊介質(zhì)檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)特殊介質(zhì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)公司業(yè)務(wù)活動(dòng)、歷史研究、法律糾紛等方面的重要性。3.檔案的保管期限是否屆滿(mǎn)，是否仍有繼續(xù)保存的必要。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員直接對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷檔案的價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法綜合考慮檔案的形成背景、來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素，對(duì)檔案的價(jià)值和保管期限進(jìn)行綜合分析判斷。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無(wú)保存價(jià)值的特殊介質(zhì)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《特殊介質(zhì)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀特殊介質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全和徹底。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷(xiāo)毀清單應(yīng)一式兩份，一份隨檔案銷(xiāo)毀記錄保存，一份作為檔案管理部門(mén)的工作檔案保存。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷(xiāo)人員等信息。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)特殊介質(zhì)檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)特殊介質(zhì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況和檔案管理工作的規(guī)范性。（二）檢查內(nèi)容1.特殊介質(zhì)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用等工作是否符合本制度的規(guī)定。2.檔案管理人員的職責(zé)履行情況，包括檔案的安全保密、日常管理工作等。3.特殊介質(zhì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管期限是否與臺(tái)賬記錄一致。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照整改通知書(shū)的要求，認(rèn)真落實(shí)整改措施，并將整改情況及