PAGE城區(qū)檔案倉庫管理制度一、總則（一）目的為加強城區(qū)檔案倉庫管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本城區(qū)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于城區(qū)檔案倉庫的檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：城區(qū)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。3.方便利用原則：簡化手續(xù)，提高效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案收集（一）收集范圍1.城區(qū)各部門、各單位在工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等材料。2.城區(qū)重大活動、重點項目、重要事件形成的檔案。3.城區(qū)歷史檔案、特色檔案。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，將應(yīng)歸檔的材料及時移交檔案倉庫。2.檔案材料應(yīng)齊全完整、真實準確、字跡清晰、格式規(guī)范。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步收集，并確保其真實性、完整性和可讀性。（三）收集程序1.各部門、各單位檔案管理人員對本部門、本單位形成的檔案材料進行整理、分類、編目，填寫檔案移交清單。2.檔案移交清單經(jīng)部門、單位負責人審核簽字后，一式兩份，一份由移交部門、單位留存，一份隨檔案移交檔案倉庫。3.檔案倉庫管理人員對移交的檔案進行驗收，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和移交清單，對符合要求的檔案予以接收，并辦理簽收手續(xù)。三、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準1.文書檔案：按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限進行分類。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段進行分類。3.會計檔案：按照會計年度、類別進行分類。4.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容進行分類。5.電子檔案：按照存儲格式、內(nèi)容進行分類。（三）整理方法1.文書檔案：對收集到的文件材料進行裝訂、編頁、編目、裝盒。2.科技檔案：對項目文件材料進行組卷、編目、裝訂、裝盒。3.會計檔案：對會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等進行整理、編目、裝盒。4.聲像檔案：對照片、錄音、錄像等進行整理、編目、裝盒。5.電子檔案：對電子文件進行分類、編號、存儲，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（四）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)符合國家有關(guān)標準和規(guī)范，便于保管和利用。2.檔案整理人員應(yīng)嚴格遵守檔案整理操作規(guī)程，確保檔案整理質(zhì)量。3.整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄，并向檔案管理部門報告。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案倉庫應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風、防火防盜、防潮防蟲的地方。2.檔案倉庫應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。3.檔案倉庫應(yīng)劃分檔案庫房、整理室、查閱室、辦公室等功能區(qū)域，確保檔案保管和利用工作的順利進行。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.檔案應(yīng)裝盒上架，上架高度應(yīng)符合安全要求，不得超過規(guī)定的層數(shù)。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行通風換氣，溫濕度應(yīng)控制在規(guī)定的范圍內(nèi)。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）安全管理1.檔案倉庫應(yīng)建立嚴格的安全管理制度，加強安全防范措施，確保檔案的安全。2.檔案倉庫應(yīng)安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備，配備必要的消防器材，并定期進行檢查和維護。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守安全操作規(guī)程，嚴禁在檔案倉庫內(nèi)吸煙、用火、用電，嚴禁無關(guān)人員進入檔案倉庫。4.檔案倉庫應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，定期進行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。五、檔案利用（一）利用范圍1.城區(qū)各部門、各單位因工作需要查閱檔案。2.社會各界因研究、學(xué)習、參觀等需要查閱檔案。（二）利用要求1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字后，方可查閱。2.查閱檔案應(yīng)在指定的查閱室進行，查閱人員應(yīng)遵守查閱室的管理制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。3.查閱檔案一般不得外借，確因工作需要外借的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理外借手續(xù)，限期歸還。4.查閱檔案應(yīng)做好記錄，查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理注銷手續(xù)。（三）利用程序1.查閱人員填寫查閱申請表，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門負責人審核查閱申請表，批準后開具查閱介紹信。3.查閱人員持查閱介紹信到檔案倉庫查閱檔案。4.檔案管理人員根據(jù)查閱介紹信提供檔案，并做好查閱記錄。5.查閱結(jié)束后，查閱人員將檔案歸還檔案管理人員，并辦理注銷手續(xù)。六、檔案鑒定（一）鑒定原則按照國家有關(guān)規(guī)定和標準，對檔案進行定期鑒定，準確判定檔案的保存價值，及時剔除失去保存價值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)骨干等組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進行審查，確定其保存價值。2.分析比較法：對同類檔案進行分析比較，確定其保存價值。3.效益評估法：對檔案的利用效益進行評估，確定其保存價值。（四）鑒定標準1.重要的、具有歷史查考價值的檔案應(yīng)永久保存。2.在一定時期內(nèi)具有查考價值的檔案應(yīng)長期保存。3.在較短時期內(nèi)具有查考價值的檔案應(yīng)短期保存。4.失去保存價值的檔案應(yīng)予以銷毀。（五）鑒定程序1.檔案管理部門提出檔案鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對檔案鑒定意見進行審核，形成檔案鑒定報告。3.檔案鑒定報告經(jīng)城區(qū)領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為檔案鑒定的依據(jù)。七、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定失去保存價值的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字后，報城區(qū)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀清冊經(jīng)城區(qū)領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并做好記錄。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保