PAGE文明單位檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)文明單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在文明單位建設(shè)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本文明單位各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映本單位工作活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則。按照文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于保管和利用。4.安全保密原則。確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、歸檔范圍（一）行政管理類1.上級機(jī)關(guān)來文，包括各類指示、通知、通報(bào)等。2.本單位制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)等。3.會(huì)議文件，如會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等。4.人事管理文件，包括人員任免、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料。5.財(cái)務(wù)管理文件，如預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.行政管理事務(wù)文件，如辦公設(shè)備采購、房產(chǎn)管理、車輛管理等材料。（二）業(yè)務(wù)工作類1.本單位業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件、報(bào)表、數(shù)據(jù)、合同、協(xié)議等。2.科研項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、成果鑒定等材料。3.生產(chǎn)經(jīng)營文件，如生產(chǎn)計(jì)劃、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、銷售合同等。4.技術(shù)資料文件，如技術(shù)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。（三）黨群工作類1.黨組織建設(shè)文件，如黨員名冊登記、黨組織換屆選舉材料等。2.宣傳教育文件，如宣傳工作計(jì)劃、活動(dòng)方案、宣傳報(bào)道等。3.工會(huì)工作文件，如工會(huì)會(huì)員名冊、工會(huì)活動(dòng)記錄等。4.共青團(tuán)工作文件，如團(tuán)員名冊、團(tuán)的活動(dòng)記錄等。（四）聲像檔案類1.反映本單位重要活動(dòng)、會(huì)議、事件的照片、錄音、錄像等。2.本單位獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等的照片。（五）實(shí)物檔案類1.本單位獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物。2.具有紀(jì)念意義的禮品、紀(jì)念品等。三、歸檔要求（一）文件材料齊全完整各部門應(yīng)確保歸檔的文件材料齊全，能夠全面反映本部門的工作活動(dòng)。對于重要文件的草稿、修改稿等也應(yīng)一并歸檔。（二）文件材料真實(shí)準(zhǔn)確歸檔的文件材料應(yīng)是原件，復(fù)印件應(yīng)與原件核對無誤，并注明出處。文件內(nèi)容應(yīng)真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。（三）文件材料格式規(guī)范文件材料應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)格式，如A4紙打印、書寫工整、字跡清晰。電子文件應(yīng)符合相關(guān)格式要求，并確保能夠長期保存和有效讀取。（四）文件材料分類清晰按照本制度規(guī)定的分類方法，對文件材料進(jìn)行分類整理，確保同一類文件材料集中存放，便于查找和利用。（五）文件材料裝訂整齊紙質(zhì)文件應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。四、歸檔時(shí)間（一）當(dāng)年形成的文件材料一般應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。（二）跨年度的文件材料在文件材料處理完畢后及時(shí)歸檔。（三）重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。五、歸檔程序（一）收集整理各部門負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的文件材料，并按照歸檔要求進(jìn)行整理。整理過程中，應(yīng)剔除無關(guān)的文件材料，對重復(fù)的文件材料進(jìn)行適當(dāng)合并。（二）分類編號整理后的文件材料按照本制度規(guī)定的分類方法進(jìn)行分類，并編制檔案編號。檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。（三）裝訂編目紙質(zhì)文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括序號、文號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰準(zhǔn)確。（四）移交歸檔各部門整理好的檔案應(yīng)及時(shí)移交至單位檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，對不符合要求的檔案應(yīng)退回原部門重新整理。六、檔案保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（三）檔案整理檔案管理部門應(yīng)對歸檔的檔案進(jìn)行定期整理，對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限和利用情況，對檔案進(jìn)行合理調(diào)整。（四）檔案安全檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理。嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、歸還登記制度，確保檔案的安全。七、檔案利用（一）利用范圍本單位內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱檔案。外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本單位人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位人員查閱本單位檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。3.檔案查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人姓名、所在部門、查閱、借閱檔案名稱、查閱、借閱目的等。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、發(fā)展眼光的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合分析檔案的保存價(jià)值。對保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷