PAGE住建在建項目檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)住建在建項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為項目建設(shè)、運(yùn)營及后續(xù)維護(hù)提供可靠依據(jù)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有住建在建項目的檔案管理工作，包括項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等全過程形成的各類文件材料。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映項目建設(shè)實際情況，嚴(yán)禁虛假記錄。2.完整性原則：涵蓋項目建設(shè)各環(huán)節(jié)的文件材料，確保無遺漏。3.系統(tǒng)性原則：按照項目建設(shè)流程和內(nèi)在聯(lián)系，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、保管和利用應(yīng)符合國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。5.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善住建在建項目檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各項目參建單位的檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理公司住建在建項目的重要檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息共享。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀、移交等工作。（二）項目建設(shè)單位職責(zé)1.建立健全本項目檔案管理工作機(jī)制，明確檔案管理責(zé)任人。2.組織、協(xié)調(diào)各參建單位的檔案管理工作，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進(jìn)行。3.對項目檔案的收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行全過程監(jiān)督和檢查，保證檔案質(zhì)量。4.向公司檔案管理部門移交項目竣工檔案。（三）項目設(shè)計單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理項目設(shè)計過程中形成的各類文件材料，包括設(shè)計任務(wù)書、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等相關(guān)圖紙、文件、計算書等。2.按照檔案管理要求，對設(shè)計文件進(jìn)行分類整理、編目，確保設(shè)計檔案的完整、準(zhǔn)確。3.在項目竣工驗收前，向項目建設(shè)單位提交完整的設(shè)計檔案。（四）項目施工單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理施工過程中形成的各類文件材料，包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、質(zhì)量檢驗報告、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。2.按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對施工檔案進(jìn)行分類整理、裝訂成冊，并編制檔案目錄。3.在項目建設(shè)過程中，及時將整理好的施工檔案提交項目建設(shè)單位審核，對審核提出的問題及時整改。4.項目竣工后，向項目建設(shè)單位提交完整的施工檔案。（五）項目監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理項目監(jiān)理過程中形成的各類文件材料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。2.對施工單位提交的檔案進(jìn)行審核，確保施工檔案符合要求。3.按照檔案管理規(guī)定，對監(jiān)理檔案進(jìn)行整理、歸檔，在項目竣工驗收前，向項目建設(shè)單位提交監(jiān)理檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計文件：如設(shè)計方案、圖紙、設(shè)計變更記錄等。3.施工文件：涵蓋施工組織設(shè)計、施工技術(shù)資料、工程質(zhì)量控制資料、工程安全與功能檢驗資料等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要、工程質(zhì)量驗收資料等。5.竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。6.其他與項目建設(shè)相關(guān)的文件，如項目合同、協(xié)議、往來信函等。（二）收集要求1.各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集及時、齊全。2.對紙質(zhì)文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.對電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。（三）整理原則1.遵循項目建設(shè)的自然規(guī)律和文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別進(jìn)行一級分類；在每一類別下，再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行二級分類。2.組卷：將具有內(nèi)在聯(lián)系、保存價值相近的文件組合成卷。施工文件可按單位工程、分部工程、分項工程等進(jìn)行組卷；監(jiān)理文件可按監(jiān)理階段、監(jiān)理事項等進(jìn)行組卷。3.排列：卷內(nèi)文件按照重要程度、時間順序等進(jìn)行排列。4.編號：對每卷檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各參建單位應(yīng)在項目建設(shè)過程中，定期將整理好的檔案向項目建設(shè)單位歸檔。2.項目建設(shè)單位應(yīng)在項目竣工后三個月內(nèi)，將項目全部檔案向公司檔案管理部門歸檔。3.歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的檔案目錄，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨成冊。（二）保管期限1.住建在建項目檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、竣工驗收報告等重要文件。3.長期保管的檔案一般為項目建設(shè)過程中形成的重要技術(shù)文件、質(zhì)量驗收資料等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案為一般性文件，保管期限為5年以下。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。3.對重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，應(yīng)進(jìn)行異地備份，防止因自然災(zāi)害等原因造成檔案損壞或丟失。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.遵循保密制度，確保檔案信息安全。2.方便利用，提高檔案利用效率。3.嚴(yán)格審批程序，防止檔案丟失、損壞或泄密。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可直接到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還。（三）利用審批1.查閱檔案的審批：由查閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，注明查閱目的和查閱范圍。2.借閱檔案的審批：除部門負(fù)責(zé)人簽字外，還需檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意，明確借閱期限和歸還日期。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.嚴(yán)格按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行鑒定，避免誤判。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門、項目建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)人員組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、價值、保管狀況等進(jìn)行全面審查。2.參考同類項目檔案的鑒定結(jié)果。3.征求相關(guān)部門和人員的意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，提出擬銷毀檔案清單，報