PAGE縣環(huán)保局檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)縣環(huán)保局檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各科室、下屬事業(yè)單位及因工作需要查閱本局檔案的外部單位和個(gè)人。（三）檔案定義本制度所指檔案是指縣環(huán)保局在履行職能活動中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案查閱原則（一）依法依規(guī)原則檔案查閱必須遵守國家法律法規(guī)和本局檔案管理規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。（二）安全保密原則嚴(yán)格確保檔案信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄密。查閱過程中，查閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自復(fù)制、傳播、涂改、抽取、撤換檔案材料。（三）合理利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為工作決策、業(yè)務(wù)開展、歷史研究等提供有效支持。三、檔案查閱流程（一）查閱申請1.本局內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《縣環(huán)保局檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案室。2.外部單位或個(gè)人查閱檔案，需提前向本局提交查閱申請函，說明查閱單位或個(gè)人基本情況、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，并加蓋單位公章。申請函經(jīng)本局辦公室審核同意后，轉(zhuǎn)檔案室辦理。（二）申請審核檔案室收到查閱申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括查閱目的是否正當(dāng)、查閱范圍是否合理、查閱期限是否適當(dāng)?shù)取τ诓环弦蟮纳暾垼瑱n案室應(yīng)及時(shí)與申請方溝通，說明原因并要求補(bǔ)充或修改申請。（三）查閱批準(zhǔn)經(jīng)審核通過的查閱申請，由檔案室負(fù)責(zé)人簽署批準(zhǔn)意見，并確定查閱方式（現(xiàn)場查閱或檔案復(fù)印件提供等）及查閱時(shí)間、地點(diǎn)等具體安排。（四）查閱實(shí)施1.現(xiàn)場查閱查閱人員憑有效證件到檔案室指定地點(diǎn)查閱檔案。查閱時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或翻閱與申請內(nèi)容無關(guān)的檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案復(fù)印件提供對于因特殊原因無法現(xiàn)場查閱，需提供檔案復(fù)印件的申請，檔案室工作人員應(yīng)按照申請內(nèi)容進(jìn)行復(fù)印，并對復(fù)印件進(jìn)行核對、編號、登記等處理。檔案復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案室印章，并注明“與原件核對無誤”字樣。檔案室工作人員將檔案復(fù)印件密封后，交申請方簽收。（五）查閱登記檔案室應(yīng)對每次檔案查閱進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱單位或個(gè)人、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱方式、查閱期限、查閱人員簽字等信息。查閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（六）查閱歸還查閱期限屆滿后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將所查閱的檔案歸還檔案室。檔案室工作人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究查閱人員的責(zé)任。四、檔案查閱范圍（一）本局內(nèi)部人員查閱范圍1.因工作需要查閱本人或本科室相關(guān)業(yè)務(wù)檔案，包括文件、資料、報(bào)表、記錄等。2.因工作需要查閱其他科室與本人工作有直接關(guān)聯(lián)的檔案，需經(jīng)相關(guān)科室負(fù)責(zé)人同意。3.因工作需要查閱本局綜合性檔案，如年度工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等，需經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）外部單位查閱范圍1.與本局有業(yè)務(wù)往來的單位，因工作需要查閱本局相關(guān)業(yè)務(wù)檔案，如項(xiàng)目審批文件資料、環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)等，需提供正式查閱申請函，并經(jīng)本局相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人審核同意，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱本局檔案，應(yīng)按照法定程序辦理查閱手續(xù)，提供相關(guān)證明文件，經(jīng)本局辦公室審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。五、檔案查閱期限（一）本局內(nèi)部人員查閱期限一般情況下，本局內(nèi)部人員查閱檔案的期限為[X]個(gè)工作日。如需延長查閱期限，應(yīng)提前向檔案室說明原因，并辦理延期手續(xù)。（二）外部單位查閱期限外部單位查閱檔案的期限根據(jù)查閱內(nèi)容和實(shí)際需要確定，一般不超過[X]個(gè)工作日。如需延長查閱期限，應(yīng)提前向本局提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。六、檔案查閱人員職責(zé)（一）查閱人員應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和本局檔案管理規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案材料。（二）查閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的查閱范圍和期限進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或延長查閱期限。（三）查閱人員在查閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私等敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。（四）查閱人員查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案管理人員職責(zé)（一）負(fù)責(zé)檔案查閱制度的宣傳、解釋和執(zhí)行，指導(dǎo)查閱人員正確填寫查閱申請表，辦理查閱手續(xù)。（二）對查閱申請進(jìn)行審核，確定查閱范圍、期限等，并簽署批準(zhǔn)意見。（三）負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，協(xié)助查閱人員查找、提取所需檔案，監(jiān)督查閱過程，確保檔案安全。（四）對檔案查閱登記記錄進(jìn)行整理、歸檔，妥善保管查閱登記資料。（五）定期對檔案查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善檔案查閱管理工作。八、檔案查閱監(jiān)督與檢查（一）本局辦公室負(fù)責(zé)對檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對檔案室檔案查閱工作進(jìn)行抽查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容包括查閱申請審核情況、查閱登記記錄、檔案安全保管情況、查閱人員遵守規(guī)定情況等。（三）對于違反檔案查閱制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并根據(jù)情節(jié)輕重，按照本局相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處理。九、檔案查閱收費(fèi)規(guī)定（一）本局內(nèi)部人員查閱檔案，不收取任何費(fèi)用。（二）外部單位查閱檔案，如需提供檔案復(fù)印件，檔案室可根據(jù)實(shí)際成本收取一定的復(fù)印費(fèi)用。