PAGE學(xué)籍檔案查閱管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織對學(xué)籍檔案的查閱管理，確保學(xué)籍檔案的安全與完整，保障相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及學(xué)籍檔案查閱的所有部門、崗位及人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及教育部門相關(guān)規(guī)定，確保學(xué)籍檔案查閱管理活動合法合規(guī)。2.保密性原則：對學(xué)籍檔案中的信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.必要性原則：查閱學(xué)籍檔案應(yīng)基于工作需要，確有必要方可進(jìn)行查閱。4.審批規(guī)范原則：建立嚴(yán)格的查閱審批流程，確保查閱行為經(jīng)過適當(dāng)授權(quán)。二、學(xué)籍檔案定義與范圍（一）學(xué)籍檔案定義學(xué)籍檔案是指學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)期間形成的，記錄其個人基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成績、獎懲等情況的文件材料。（二）涵蓋范圍1.學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片。2.成績單、考試試卷及相關(guān)成績證明材料。3.獎懲記錄，包括獎學(xué)金、榮譽(yù)稱號、違紀(jì)處分等文件。4.學(xué)籍異動材料，如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等手續(xù)文件。5.畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予決定等畢業(yè)相關(guān)材料。6.其他與學(xué)生在校學(xué)習(xí)相關(guān)的具有保存價值的文件。三、查閱權(quán)限與職責(zé)分工（一）查閱權(quán)限設(shè)定1.人力資源部門：因員工招聘、晉升、培訓(xùn)等人力資源管理工作需要，可查閱員工學(xué)籍檔案中的基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成績等相關(guān)內(nèi)容。2.財務(wù)部門：在涉及員工薪資核算、福利發(fā)放等財務(wù)工作中，如需要核實學(xué)歷背景對薪資的影響等情況時，可查閱學(xué)籍檔案中的學(xué)歷相關(guān)證明材料。3.法務(wù)部門：在處理涉及員工權(quán)益糾紛、法律訴訟等法律事務(wù)時，根據(jù)實際需要，經(jīng)審批后可查閱相關(guān)學(xué)籍檔案信息。4.其他部門：因特殊工作需要，如項目合作涉及人員資質(zhì)審核等，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱相關(guān)學(xué)籍檔案。（二）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的日常保管、整理和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。建立學(xué)籍檔案查閱臺賬，詳細(xì)記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。對查閱申請進(jìn)行初步審核，核實申請理由及查閱權(quán)限權(quán)限權(quán)限。2.查閱申請部門提出查閱學(xué)籍檔案的申請，明確查閱目的、查閱內(nèi)容及查閱期限。確保查閱人員嚴(yán)格按照審批后的查閱范圍和要求進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或泄露檔案信息。四、查閱流程（一）查閱申請1.查閱人需填寫《學(xué)籍檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)申請的必要性和真實性。3.根據(jù)查閱權(quán)限，申請表分別提交至相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)處審批。如涉及跨部門查閱或重要敏感信息查閱，需經(jīng)更高層級領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）申請審批1.審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審批。審批通過的，簽署同意意見并注明查閱范圍和期限；審批不通過的，應(yīng)注明原因并反饋給查閱申請部門。2.查閱申請部門根據(jù)審批意見，如申請未獲批準(zhǔn)，應(yīng)及時告知查閱人；如申請獲批，將申請表交至檔案管理部門。（三）查閱實施1.檔案管理部門根據(jù)獲批的申請表，安排專人陪同查閱人在指定地點(diǎn)查閱學(xué)籍檔案。查閱過程中，查閱人不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照或傳播檔案內(nèi)容。2.查閱人應(yīng)在規(guī)定的查閱期限內(nèi)完成查閱工作，如需延長查閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)審批后方可延長。（四）查閱記錄1.檔案管理部門在查閱結(jié)束后，應(yīng)及時在查閱臺賬上記錄查閱情況，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司/組織檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（五）歸還檔案查閱工作完成后，查閱人應(yīng)將查閱的學(xué)籍檔案及時歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行仔細(xì)核對，確保檔案完整無損。五、檔案保密與安全管理（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置專門的檔案保管場所，配備安全防護(hù)設(shè)備，限制無關(guān)人員進(jìn)入等。2.查閱人在查閱學(xué)籍檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。如因工作需要對外提供檔案信息，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并確保信息提供符合法律法規(guī)要求。3.對涉及個人隱私和敏感信息的學(xué)籍檔案，應(yīng)進(jìn)行特殊標(biāo)識和管理，加強(qiáng)保密措施。（二）安全管理1.定期對學(xué)籍檔案進(jìn)行安全檢查，確保檔案存儲環(huán)境安全，防止檔案損壞、丟失或被盜。2.建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件，應(yīng)立即采取措施保護(hù)檔案安全，并及時向上級報告，配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。3.加強(qiáng)對檔案管理工作人員的安全教育，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱學(xué)籍檔案。2.超出審批范圍查閱學(xué)籍檔案。3.泄露學(xué)籍檔案信息。4.擅自摘抄、復(fù)制、拍照或傳播學(xué)籍檔案內(nèi)容。5.未按照規(guī)定歸還學(xué)籍檔案或?qū)е聶n案損壞、丟失。（二）處理措施1.對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正違規(guī)行為。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的人員，視情節(jié)輕重給予記過、記大過、降職、撤職等處分，并依法追究其法律責(zé)任。3.因違規(guī)行為給公司/組織或他人造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對學(xué)籍檔案查閱管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查查閱流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、檔案安全與保密措施是否落實等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對學(xué)籍檔案查閱臺賬進(jìn)行自查，確保查閱記錄準(zhǔn)確、完整。（二）外部檢查積極配合教育部門、檔案管理部門等相關(guān)外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織涉及學(xué)籍檔案查閱管理的人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括學(xué)籍檔案管理法律法規(guī)、查閱流程、保密規(guī)定等。2.通過案例分析、模擬演練等方式，提高培訓(xùn)人員對學(xué)籍檔案查閱管理重要性的認(rèn)識和實際操作能力。（二）宣傳普及通過公司/組織內(nèi)部刊物、宣傳欄、會議等形式，向全體員工宣傳學(xué)籍檔案查閱管理制度，增強(qiáng)員工的檔案保護(hù)意識和合規(guī)意識。