PAGE行政單位檔案復印制度一、總則（一）目的為了加強行政單位檔案管理，規(guī)范檔案復印行為，確保檔案的安全與完整，保障檔案的合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行政單位內(nèi)各部門及全體工作人員在涉及檔案復印相關(guān)活動時的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案復印工作合法合規(guī)進行。2.安全保密原則在檔案復印過程中，采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案內(nèi)容泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為行政單位的各項工作提供必要的支持和服務，促進檔案資源的合理利用。二、檔案復印的申請與審批（一）申請1.本單位工作人員因工作需要復印檔案的，應填寫《檔案復印申請表》，詳細注明復印檔案的名稱、卷號、頁碼、用途等信息。2.申請表應經(jīng)申請部門負責人簽字確認，表明申請用途真實合理。（二）審批1.一般性檔案復印申請，由所在部門分管領(lǐng)導審批。審批人應根據(jù)申請內(nèi)容，判斷是否符合檔案復印規(guī)定及工作實際需求，做出批準或不予批準的決定。2.涉及重要檔案、機密檔案或大量檔案復印的申請，需經(jīng)單位主要領(lǐng)導審批。主要領(lǐng)導應全面評估申請對檔案安全及單位工作的影響，謹慎做出審批決策。3.審批通過后，申請表應留存檔案管理部門備案，作為檔案復印操作的依據(jù)。三、檔案復印的操作規(guī)范（一）復印場所與設(shè)備1.檔案復印應在檔案管理部門指定的專門場所進行，場所應具備良好的安全保密條件，如安裝監(jiān)控設(shè)備、配備門禁系統(tǒng)等。2.檔案復印設(shè)備應由檔案管理部門統(tǒng)一管理和維護，確保設(shè)備性能良好，能夠保證復印質(zhì)量，且具備防止信息泄露的功能，如復印機應具備加密存儲、數(shù)據(jù)清除等功能。（二）復印人員要求1.檔案復印工作應由檔案管理部門指定的專人負責操作，操作人員應經(jīng)過專業(yè)培訓，熟悉檔案管理業(yè)務和復印設(shè)備操作技能。2.操作人員應嚴格遵守檔案管理規(guī)定和復印操作規(guī)程，不得擅自將檔案帶出指定復印場所，不得私自留存、傳播或篡改復印的檔案內(nèi)容。（三）復印過程控制1.操作人員應按照審批通過的《檔案復印申請表》內(nèi)容進行復印，確保復印的檔案內(nèi)容準確、完整，不得擅自增減或變更復印內(nèi)容。2.在復印過程中，應注意保護檔案原件，避免對原件造成損壞。對于珍貴或易損檔案，如需復印，應采取特殊的保護措施，如使用專業(yè)的復印設(shè)備、采用數(shù)字化復制等方式。3.復印完成后，操作人員應及時對復印件進行整理、核對，確保復印件與原件一致，并在復印件上加蓋檔案復印專用章，注明復印日期、份數(shù)等信息。四、檔案復印的數(shù)量與用途管理（一）數(shù)量控制1.復印檔案的數(shù)量應根據(jù)實際工作需要合理確定，嚴禁超量復印。對于可通過查閱檔案原件滿足工作需求的，不得隨意復印。2.如需大量復印檔案，應提前向檔案管理部門說明原因和用途，經(jīng)審核批準后，按照規(guī)定的數(shù)量進行復印。（二）用途管理1.復印的檔案應嚴格按照申請用途使用，不得挪作他用。如因工作需要變更用途，應重新履行申請與審批手續(xù)。2.各部門應妥善保管復印的檔案，使用完畢后應及時歸還檔案管理部門或按照規(guī)定進行銷毀處理，不得私自留存或轉(zhuǎn)借他人。五、檔案復印的安全與保密措施（一）安全管理1.檔案管理部門應定期對復印場所和設(shè)備進行安全檢查，確保場所安全設(shè)施完好，設(shè)備運行正常，防止發(fā)生火災、盜竊、設(shè)備故障等安全事故。2.加強對復印場所的人員出入管理，嚴禁無關(guān)人員進入復印場所。操作人員離開復印場所時，應及時關(guān)閉設(shè)備電源，鎖好門窗，確保檔案和設(shè)備安全。（二）保密措施1.嚴格控制檔案復印的知悉范圍，除經(jīng)批準的申請人員外，其他人員不得接觸復印的檔案。涉及機密檔案復印的，應采取更嚴格的保密措施，如在專門的保密場所復印，安排專人監(jiān)督等。2.對復印過程中產(chǎn)生的廢紙、廢墨盒等廢棄物，應按照保密規(guī)定進行妥善處理，防止檔案信息泄露。3.操作人員應嚴格遵守保密紀律，不得泄露檔案復印過程中涉及的任何信息。如發(fā)現(xiàn)有泄密行為，應立即采取措施，并依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任。六、檔案復印的收費規(guī)定（一）收費標準1.對于本行政單位內(nèi)部各部門因工作需要復印檔案的，原則上不收取費用。2.外單位因特殊情況需要復印本單位檔案的，按照國家有關(guān)規(guī)定或雙方協(xié)商確定的標準收取復印成本費。復印成本費應包括紙張、油墨、設(shè)備損耗等費用，具體收費標準應報單位財務部門備案，并向社會公示。（二）收費程序1.外單位申請復印檔案時，檔案管理部門應告知其收費標準和收費程序。2.外單位如需支付復印費用，應按照規(guī)定填寫繳費通知單，到單位財務部門辦理繳費手續(xù)。財務部門收款后，開具正規(guī)發(fā)票給外單位。3.檔案管理部門憑財務部門開具的繳費憑證進行檔案復印操作，并將繳費情況記錄備案。七、檔案復印的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應建立健全檔案復印工作的內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對檔案復印工作進行自查，檢查內(nèi)容包括申請審批手續(xù)是否齊全、操作是否規(guī)范、安全保密措施是否落實等。2.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并將整改情況記錄存檔。（二）外部監(jiān)督1.接受上級檔案管理部門及相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，如實提供檔案復印工作的有關(guān)資料和情況。2.對于外部監(jiān)督檢查中提出的意見和建議，應認真研究，及時整改，不斷完善檔案復印制度和工作流程。八、檔案復印違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自復印檔案的。2.超量復印檔案或擅自變更復印用途的。3.在檔案復印過程中違反安全保密規(guī)定，導致檔案信息泄露、篡改或丟失的。4.私自留存、傳播或篡改復印檔案內(nèi)容的。5.未按規(guī)定繳納復印費用的。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的檔案復印違規(guī)行為，檔案管理部門應及時進行調(diào)查核實，并視情節(jié)輕重給予相應的處理。2.對情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予批評教育，責令其立即改正，并要求其提交書面檢討。3.對情節(jié)較重的違規(guī)行為，視情況給予警告、記過、記大過等行政處分；造成檔案損失或不良影響的，應依法依規(guī)追究相關(guān)人員的法律責任。4.因違規(guī)