PAGE老干部局檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)老干部局檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，為老干部服務(wù)、為局各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于老干部局機(jī)關(guān)各科室及所屬事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映工作實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則全面收集和整理各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。5.服務(wù)利用原則充分發(fā)揮檔案的作用，為老干部工作、局內(nèi)各項(xiàng)決策等提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門老干部局設(shè)立專門的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全局檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作。5.積極開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源。6.對(duì)各科室檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與老干部工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局形成的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.老干部工作活動(dòng)中產(chǎn)生的照片、錄像、榮譽(yù)證書(shū)、調(diào)研報(bào)告等。4.與老干部有關(guān)的人事檔案、健康檔案、信訪檔案等。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地移交檔案管理部門。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張質(zhì)量符合要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來(lái)源與時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征，將檔案分為文書(shū)檔案、人事檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)、規(guī)范，便于管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，確保檔案安全。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等，確保檔案存放有序。（二）保管措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.建立檔案保管期限表，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為老干部提供政策咨詢、待遇查詢、歷史資料查證等服務(wù)。2.為局內(nèi)各項(xiàng)工作提供決策參考、工作依據(jù)等。3.對(duì)外單位查閱檔案，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后提供利用。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]天，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明出處。（三）利用登記對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容等，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，判斷其保存價(jià)值和保管期限。2.綜合分析結(jié)合本局工作實(shí)際和檔案利用情況，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定檔案的鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過(guò)程中，應(yīng)派專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善老干部局檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，確保檔案信息化管理工作的順利開(kāi)展。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合要求，確保數(shù)字化檔案的清晰可讀。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。4.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和非法訪問(wèn)。八、檔案工作的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體老干部局辦公室負(fù)責(zé)對(duì)全局檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)各科室檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開(kāi)展情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保密措施的落實(shí)情況。（三）檢查結(jié)果處理對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)科室