PAGE小米檔案歸檔制度在哪總則目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案歸檔制度。本制度適用于小米公司各部門及全體員工。適用范圍本制度適用于小米公司在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、記錄等，包括但不限于行政管理文件、人力資源文件、財務(wù)文件、市場營銷文件、技術(shù)研發(fā)文件、生產(chǎn)管理文件等?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.真實性原則：歸檔的檔案必須是公司在實際工作中形成的真實文件、資料和記錄，不得偽造、篡改。3.完整性原則：歸檔的檔案應(yīng)全面反映公司各項工作的歷史過程和現(xiàn)狀，保證檔案的齊全、完整。4.準(zhǔn)確性原則：歸檔的檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠，字跡應(yīng)清晰可辨。5.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。檔案歸檔范圍及分類行政管理檔案1.公司文件：包括公司章程、董事會決議、股東會決議、公司管理制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要等。2.行政事務(wù)文件：包括公文處理、印章管理、證照管理、辦公用品管理、車輛管理、安全保衛(wèi)等方面的文件。3.資質(zhì)榮譽文件：包括公司獲得的各類資質(zhì)證書、榮譽稱號、獎勵文件等。人力資源檔案1.員工檔案：包括員工個人基本信息、入職登記表、勞動合同、薪資福利記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄、獎懲記錄、離職手續(xù)等。2.人力資源規(guī)劃文件：包括人力資源規(guī)劃、招聘計劃、培訓(xùn)計劃、薪酬福利方案、績效考核方案等。3.勞動關(guān)系文件：包括勞動爭議處理文件、員工投訴處理文件等。財務(wù)檔案1.會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財務(wù)報表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.財務(wù)審計報告：包括內(nèi)部審計報告、外部審計報告等。5.稅務(wù)文件：包括納稅申報表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計報告等。市場營銷檔案1.市場調(diào)研文件：包括市場調(diào)研報告、競爭對手分析報告、客戶需求分析報告等。2.營銷策劃文件：包括營銷策劃方案（年度、季度、月度）、促銷活動方案、廣告宣傳方案等。3.銷售合同：包括銷售訂單、銷售合同、銷售協(xié)議等。4.客戶檔案：包括客戶基本信息、客戶購買記錄、客戶反饋意見等。5.市場活動文件：包括市場推廣活動記錄、展會活動記錄、公關(guān)活動記錄等。技術(shù)研發(fā)檔案1.項目研發(fā)文件：包括項目立項報告、項目可行性研究報告、項目研發(fā)計劃、項目技術(shù)文檔（需求規(guī)格說明書、設(shè)計文檔、測試文檔等）、項目驗收報告等。2.技術(shù)創(chuàng)新文件：包括專利申請文件、軟件著作權(quán)登記文件、技術(shù)創(chuàng)新成果報告等。3.技術(shù)合作文件：包括技術(shù)合作協(xié)議、技術(shù)合作項目記錄等。生產(chǎn)管理檔案1.生產(chǎn)計劃文件：包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度計劃、物料需求計劃等。2.生產(chǎn)工藝文件：包括生產(chǎn)工藝流程、操作規(guī)程、質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)等。3.設(shè)備管理文件：包括設(shè)備臺賬、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄、設(shè)備報廢記錄等。4.質(zhì)量管理文件：包括質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量事故處理記錄、質(zhì)量管理體系文件等。5.供應(yīng)鏈管理文件：包括采購訂單、采購合同、供應(yīng)商評估報告、庫存管理記錄等。檔案歸檔要求文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等。3.對于電子文件材料，應(yīng)同時收集其對應(yīng)的紙質(zhì)文件材料，并確保兩者內(nèi)容一致。文件材料的整理1.收集的文件材料應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，確保同一類文件材料集中在一起。2.整理文件材料時，應(yīng)去除文件材料中的金屬物（如訂書釘、回形針等），并對破損的文件材料進(jìn)行修復(fù)。3.對于電子文件材料，應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，便于管理和查找。文件材料的歸檔1.整理好的文件材料應(yīng)及時歸檔，歸檔時間不得超過文件形成后的一個月。2.歸檔的文件材料應(yīng)填寫檔案目錄，注明文件的名稱、日期、編號、保管期限等信息，并將檔案目錄裝訂成冊。3.對于電子文件材料，應(yīng)將其存儲在公司指定的存儲設(shè)備上，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和利用。檔案的保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、董事會決議、股東會決議、公司管理制度、財務(wù)審計報告等重要文件。3.長期保管的檔案主要包括公司的各類業(yè)務(wù)文件、員工檔案等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括一般性的文件材料，保管期限為1年至10年。檔案的密級劃分1.檔案的密級分為絕密、機密、秘密三級。2.絕密級檔案是指涉及公司核心商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案，一旦泄露將對公司造成重大損失。3.機密級檔案是指涉及公司重要業(yè)務(wù)信息、客戶信息等的檔案，泄露后可能對公司造成較大損失。4.秘密級檔案是指涉及公司一般業(yè)務(wù)信息的檔案，泄露后可能對公司造成一定影響。檔案查閱與利用查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、日期、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到綜合管理部查閱檔案。2.公司外部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、日期、用途等信息，經(jīng)公司綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱檔案。3.查閱絕密級檔案的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；查閱機密級檔案的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱秘密級檔案的，必須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，并按照查閱權(quán)限規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.綜合管理部檔案管理人員根據(jù)審批后的《檔案查閱申請表》，為查閱人提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記表》上登記查閱人姓名、查閱日期、查閱檔案名稱、查閱用途等信息。3.查閱人應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案利用1.公司員工因工作需要利用檔案的，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，注明利用檔案的名稱、日期、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到綜合管理部辦理檔案利用手續(xù)。2.公司外部人員因工作需要利用檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《檔案利用申請表》，注明利用檔案的名稱、日期、用途等信息，經(jīng)公司綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可利用檔案。3.利用檔案時，應(yīng)按照檔案管理人員的要求進(jìn)行操作，不得擅自涂改、損毀檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。4.利用檔案完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案利用登記表》上簽字確認(rèn)。檔案的保管與保護(hù)檔案保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。檔案保管方式1.檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的檔案架、檔案柜等保管設(shè)備。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用豎放的方式進(jìn)行存放，避免檔案紙張變形。對于電子檔案，應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。檔案保護(hù)措施1.嚴(yán)格遵守檔案查閱和利用制度，防止檔案的泄露和丟失。2.對檔案進(jìn)行定期的整理和修復(fù)，確保檔案的字跡清晰、紙張完好。3.加強檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。4.對檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高其檔案管理業(yè)務(wù)水平和安全意識。檔案的鑒定與銷毀檔案鑒定1.公司應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和密級。2.檔案鑒定工作應(yīng)由公司綜合管理部牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值等因素，對檔案進(jìn)行全面、客觀的鑒定。3.鑒定小組應(yīng)出具鑒定報告，注明檔案的名稱、日期、保管期限、密級等信息，并提出鑒定意見。鑒定報告應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。檔案銷毀1.對于已過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、日