PAGE保潔檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)保潔工作的規(guī)范化管理，提高保潔服務(wù)質(zhì)量，確保公司/組織環(huán)境整潔、衛(wèi)生，特制定本保潔檔案管理制度。本制度旨在規(guī)范保潔檔案的建立、整理、保管、查閱和銷(xiāo)毀等工作流程，使保潔工作有章可循，有據(jù)可查，為公司/組織的整體運(yùn)營(yíng)提供有力的后勤保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有保潔工作相關(guān)的檔案管理，包括但不限于保潔人員信息檔案、保潔區(qū)域規(guī)劃?rùn)n案、保潔工作記錄檔案、保潔用品采購(gòu)與使用檔案、保潔設(shè)備維護(hù)檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映保潔工作的實(shí)際情況，確保信息的準(zhǔn)確性和可靠性。2.完整性原則：涵蓋保潔工作的各個(gè)方面，保證檔案資料的全面性，避免遺漏重要信息。3.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、保潔人員隱私等信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類(lèi)、編號(hào)和存儲(chǔ)，便于管理和查閱。二、保潔人員信息檔案（一）檔案內(nèi)容1.個(gè)人基本信息：包括姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等。2.入職信息：入職時(shí)間、入職崗位、試用期表現(xiàn)等。3.培訓(xùn)記錄：參加公司/組織內(nèi)部保潔技能培訓(xùn)、安全培訓(xùn)等的記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、考核成績(jī)等。4.工作經(jīng)歷：過(guò)往工作單位及崗位、工作表現(xiàn)評(píng)價(jià)等。5.健康狀況：定期體檢報(bào)告、是否患有傳染性疾病等。6.獎(jiǎng)懲記錄：獲得的獎(jiǎng)勵(lì)（如優(yōu)秀員工獎(jiǎng)、拾金不昧等）及違規(guī)違紀(jì)處罰情況。（二）檔案建立與更新1.新員工入職時(shí)，由人力資源部門(mén)協(xié)助保潔主管收集其個(gè)人基本信息，并建立保潔人員信息檔案。2.保潔人員培訓(xùn)記錄由培訓(xùn)部門(mén)及時(shí)更新，工作經(jīng)歷、健康狀況等信息如有變動(dòng)，保潔人員應(yīng)在變動(dòng)后一周內(nèi)提交最新資料至保潔主管，由保潔主管負(fù)責(zé)更新檔案。3.獎(jiǎng)懲記錄由相關(guān)部門(mén)及時(shí)反饋給保潔主管，保潔主管應(yīng)在核實(shí)后及時(shí)記錄在檔案中。（三）檔案保管保潔人員信息檔案由保潔主管指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照員工姓名順序排列；電子檔案存儲(chǔ)在公司/組織指定的服務(wù)器上，定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。保管期限為員工離職后[X]年。（四）檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱保潔人員信息檔案的，需填寫(xiě)《保潔人員信息檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部單位如因法律糾紛、審計(jì)等特殊原因需要查閱的，必須出具正式的查閱函，并經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由保潔主管陪同查閱，查閱過(guò)程中不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。三、保潔區(qū)域規(guī)劃?rùn)n案（一）檔案內(nèi)容1.保潔區(qū)域劃分圖：詳細(xì)標(biāo)注公司/組織內(nèi)各個(gè)保潔區(qū)域的位置、范圍，包括辦公區(qū)域、公共區(qū)域、衛(wèi)生間、走廊、樓梯等。2.保潔工作標(biāo)準(zhǔn)：針對(duì)不同保潔區(qū)域制定的具體工作標(biāo)準(zhǔn)，如清潔頻次、清潔質(zhì)量要求、消毒規(guī)范等。3.保潔人員排班表：根據(jù)保潔區(qū)域工作量和人員配備情況制定的排班計(jì)劃，明確每個(gè)保潔人員的工作時(shí)段和負(fù)責(zé)區(qū)域。4.特殊區(qū)域說(shuō)明：對(duì)于一些特殊的保潔區(qū)域，如機(jī)房、檔案室、會(huì)議室等，記錄其特殊的清潔要求和注意事項(xiàng)。（二）檔案建立與更新1.保潔區(qū)域規(guī)劃?rùn)n案由保潔主管負(fù)責(zé)建立，根據(jù)公司/組織的布局調(diào)整、業(yè)務(wù)變化等情況及時(shí)更新區(qū)域劃分圖和工作標(biāo)準(zhǔn)。2.保潔人員排班表應(yīng)根據(jù)員工請(qǐng)假、業(yè)務(wù)繁忙程度等因素每月進(jìn)行調(diào)整，并及時(shí)記錄在檔案中。3.特殊區(qū)域說(shuō)明如有變動(dòng)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知保潔主管，保潔主管負(fù)責(zé)更新檔案內(nèi)容。（三）檔案保管保潔區(qū)域規(guī)劃?rùn)n案采用紙質(zhì)檔案形式保管，存放在保潔辦公室的專(zhuān)用檔案夾中。保管期限為長(zhǎng)期保存，以便隨時(shí)根據(jù)公司/組織的發(fā)展和變化進(jìn)行調(diào)整。（四）檔案查閱1.保潔主管可隨時(shí)查閱保潔區(qū)域規(guī)劃?rùn)n案，以便安排工作和進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.其他部門(mén)如需了解保潔區(qū)域相關(guān)信息，可向保潔主管提出申請(qǐng)，經(jīng)保潔主管同意后進(jìn)行查閱。查閱過(guò)程中不得擅自修改檔案內(nèi)容。四、保潔工作記錄檔案（一）檔案內(nèi)容1.每日工作記錄：保潔人員每天填寫(xiě)的工作記錄，包括工作區(qū)域、工作內(nèi)容、完成情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理措施等。2.定期檢查記錄：保潔主管定期對(duì)保潔工作進(jìn)行檢查的記錄，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查區(qū)域、存在問(wèn)題及整改要求等。3.衛(wèi)生消毒記錄：記錄保潔人員對(duì)公共區(qū)域、衛(wèi)生間等進(jìn)行消毒的時(shí)間、消毒用品名稱(chēng)及用量、消毒效果等情況。4.設(shè)施設(shè)備維護(hù)記錄：保潔人員在工作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的設(shè)施設(shè)備損壞情況及維修記錄，包括損壞時(shí)間、地點(diǎn)、設(shè)施設(shè)備名稱(chēng)、維修情況等。5.投訴處理記錄：對(duì)客戶(hù)或員工提出的保潔相關(guān)投訴進(jìn)行處理的記錄，包括投訴時(shí)間、投訴內(nèi)容、處理過(guò)程及結(jié)果等。（二）檔案建立與更新1.保潔人員應(yīng)每天認(rèn)真填寫(xiě)工作記錄，確保內(nèi)容真實(shí)、詳細(xì)，并于當(dāng)天工作結(jié)束后及時(shí)提交給保潔主管。2.保潔主管應(yīng)定期（每周至少一次）對(duì)保潔工作進(jìn)行檢查，并將檢查結(jié)果詳細(xì)記錄在案。3.衛(wèi)生消毒記錄由負(fù)責(zé)消毒工作的保潔人員按照實(shí)際操作情況及時(shí)填寫(xiě)。4.設(shè)施設(shè)備維護(hù)記錄由保潔人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后及時(shí)報(bào)告給相關(guān)維修部門(mén)，并跟蹤維修情況，將維修記錄反饋給保潔主管后記錄在檔案中。5.投訴處理記錄由接到投訴的部門(mén)及時(shí)進(jìn)行處理，并將處理過(guò)程和結(jié)果記錄在檔案中。（三）檔案保管保潔工作記錄檔案采用紙質(zhì)檔案形式保管，按照時(shí)間順序裝訂成冊(cè)，存放在保潔辦公室的檔案柜中。保管期限為[X]年，以便對(duì)保潔工作進(jìn)行回顧和總結(jié)。（四）檔案查閱1.保潔人員可查閱自己填寫(xiě)的工作記錄，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作。2.保潔主管可隨時(shí)查閱保潔工作記錄檔案，對(duì)保潔工作進(jìn)行全面了解和分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施解決。3.公司/組織內(nèi)部其他部門(mén)如需查閱相關(guān)記錄，應(yīng)向保潔主管提出申請(qǐng)，經(jīng)保潔主管批準(zhǔn)后進(jìn)行查閱。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得隨意涂改、損壞。五、保潔用品采購(gòu)與使用檔案（一）檔案內(nèi)容1.采購(gòu)計(jì)劃：根據(jù)保潔工作需求制定的保潔用品采購(gòu)計(jì)劃，包括采購(gòu)物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間等。2.采購(gòu)合同：與供應(yīng)商簽訂的保潔用品采購(gòu)合同，包括合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱(chēng)、采購(gòu)物品明細(xì)、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式等。3.驗(yàn)收記錄：對(duì)采購(gòu)的保潔用品進(jìn)行驗(yàn)收的記錄，包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收結(jié)果等。4.領(lǐng)用記錄：保潔人員領(lǐng)用保潔用品的記錄，包括領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人員、領(lǐng)用物品名稱(chēng)及數(shù)量等。5.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)記錄：定期對(duì)保潔用品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)的記錄，包括盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、盤(pán)點(diǎn)人員、實(shí)際庫(kù)存數(shù)量、賬實(shí)差異情況及處理措施等。（二）檔案建立與更新1.保潔用品采購(gòu)計(jì)劃由保潔主管根據(jù)保潔工作實(shí)際情況每季度制定一次，并提交給采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)合同由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)簽訂，并將合同副本及時(shí)提交給保潔主管存檔。3.驗(yàn)收記錄由驗(yàn)收人員在驗(yàn)收完成后及時(shí)填寫(xiě)，確保驗(yàn)收結(jié)果真實(shí)準(zhǔn)確。4.領(lǐng)用記錄由保潔人員在領(lǐng)用保潔用品時(shí)填寫(xiě)，注明領(lǐng)用情況。5.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)記錄由保潔主管定期組織盤(pán)點(diǎn)，并將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果記錄在案。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的處理措施。（三）檔案保管保潔用品采購(gòu)與使用檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式保管。紙質(zhì)檔案存放在專(zhuān)門(mén)的檔案盒中，按照采購(gòu)時(shí)間順序排列；電子檔案存儲(chǔ)在公司/組織指定的服務(wù)器上，定期進(jìn)行備份。保管期限為[X]年，以便對(duì)保潔用品采購(gòu)與使用情況進(jìn)行追溯和分析。（四）檔案查閱1.保潔主管可隨時(shí)查閱保潔用品采購(gòu)與使用檔案，了解采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、庫(kù)存狀況等，以便合理安排采購(gòu)和使用。2.采購(gòu)部門(mén)如需查閱采購(gòu)合同等相關(guān)檔案，可直接從自己存檔的副本中查閱。3.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)等如需查閱相關(guān)檔案，應(yīng)向保潔主管提出申請(qǐng)，經(jīng)保潔主管批準(zhǔn)后進(jìn)行查閱。查閱過(guò)程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得泄露商業(yè)機(jī)密。六、保潔設(shè)備維護(hù)檔案（一）檔案內(nèi)容1.設(shè)備清單：列出公司/組織內(nèi)配備的保潔設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間等。2.設(shè)備維護(hù)計(jì)劃：根據(jù)設(shè)備使用情況和壽命周期制定的設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，包括維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)周期、維護(hù)責(zé)任人等。3.維修記錄：設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)的維修記錄，包括故障時(shí)間、故障現(xiàn)象、維修過(guò)程、維修費(fèi)用、更換零部件等情況。4.保養(yǎng)記錄：保潔人員按照維護(hù)計(jì)劃對(duì)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)的記錄，包括保養(yǎng)時(shí)間、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)人員等。5.設(shè)備報(bào)廢記錄：設(shè)備達(dá)到報(bào)廢條件時(shí)的報(bào)廢記錄，包括報(bào)廢時(shí)間、報(bào)廢原因、審批情況等。（二）檔案建立與更新1.保潔設(shè)備維護(hù)檔案由保潔主管負(fù)責(zé)建立，設(shè)備清單應(yīng)在設(shè)備購(gòu)置后及時(shí)填寫(xiě)。2.設(shè)備維護(hù)計(jì)劃根據(jù)設(shè)備實(shí)際使用情況每年進(jìn)行修訂，確保維護(hù)工作的有效性和及時(shí)性。3.維修記錄由維修人員在維修完成后詳細(xì)填寫(xiě)，包括維修過(guò)程中的所有信息。4.保養(yǎng)記錄由負(fù)責(zé)保養(yǎng)的保潔人員按照實(shí)際保養(yǎng)情況及時(shí)記錄。5.設(shè)備報(bào)廢記錄由保潔主管提出申請(qǐng)，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門(mén)審批后記錄在檔案中。（三）檔案保管保潔設(shè)備維護(hù)檔案采用紙質(zhì)檔案形式保管，存放在保潔設(shè)備存放區(qū)域的專(zhuān)用檔案柜中。保管期限為設(shè)備報(bào)廢后[X]年，以便對(duì)設(shè)備的整個(gè)使用周期進(jìn)行回顧和總結(jié)。（四）檔案查閱1.保潔主管可隨時(shí)查閱保潔設(shè)備維護(hù)檔案，了解設(shè)備維護(hù)情況，合理安排設(shè)備維修和保養(yǎng)工作。2.維修人員可查閱自己負(fù)責(zé)維修設(shè)備的相關(guān)記錄