PAGE華為檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于華為公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司、控股公司等所屬各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中形成的、具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、信函、電子郵件、聲像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)公司的檔案管理工作。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.真實性、完整性、準(zhǔn)確性原則檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、敏感信息等的檔案，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，以滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，定期對公司檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。3.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司各類檔案，建立健全檔案管理體系，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供檔案查詢、借閱、復(fù)制等服務(wù)，積極開展檔案編研工作，為公司決策提供參考依據(jù)。6.負(fù)責(zé)公司檔案管理信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用和升級，提高檔案管理工作效率和水平。7.負(fù)責(zé)組織公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。8.負(fù)責(zé)與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通，及時了解和掌握檔案管理工作的最新動態(tài)和要求。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作，明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限，確保檔案管理工作的順利開展。2.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，按照公司檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交公司檔案管理部門。3.負(fù)責(zé)對本部門檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核把關(guān)，確保檔案內(nèi)容符合公司實際情況和相關(guān)規(guī)定。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管工作，采取必要的防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況的發(fā)生。5.負(fù)責(zé)為本部門及公司其他部門提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定程序辦理檔案借閱手續(xù)，并及時催還借閱的檔案。6.配合公司檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.負(fù)責(zé)檔案的保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和管理，建立健全檔案檢索體系，提高檔案查詢效率。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理檔案借閱手續(xù)，對借閱檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理，并做好相關(guān)記錄。7.積極開展檔案編研工作，根據(jù)公司工作需要，編寫檔案參考資料、大事記等，為公司提供檔案信息服務(wù)。8.參與公司檔案管理信息化建設(shè)，協(xié)助檔案管理部門做好檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、維護(hù)和升級等工作。9.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件、資料，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議、清算報告等。2.公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、信函、電子郵件等，如市場調(diào)研報告、銷售合同協(xié)議、采購訂單、項目文檔、財務(wù)報表、技術(shù)研發(fā)資料等。3.公司內(nèi)部管理活動中形成的文件、制度、通知、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等，如行政管理制度、人力資源管理制度、財務(wù)管理制度、內(nèi)部審計報告等。4.公司員工個人在工作中形成的重要文件、資料，如工作成果報告、專利證書、獲獎證書、培訓(xùn)記錄等。5.公司對外宣傳活動中形成的文件、資料報道、宣傳冊、宣傳片等。6.公司與上級主管部門、政府部門、合作伙伴等往來文件、信函、紀(jì)要等。7.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案，并確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要文件、合同、協(xié)議等，應(yīng)在形成后及時收集，并進(jìn)行妥善保管。對于電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本或進(jìn)行備份存儲，確保電子文件的可讀性和可追溯性。3.檔案收集過程中，應(yīng)注意收集文件的定稿、修改稿、審核意見、批示等相關(guān)材料，以反映文件的形成過程和歷史背景。4.對于外來文件，如上級主管部門的文件、政府部門的政策法規(guī)、合作伙伴的函件等，應(yīng)及時登記并進(jìn)行整理歸檔。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。3.檔案整理應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一采用國家規(guī)定的檔案整理方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。（四）整理方法1.分類將公司檔案分為行政管理類、人力資源管理類、財務(wù)管理類、市場營銷類、技術(shù)研發(fā)類、項目管理類、法律事務(wù)類等若干大類。每大類下再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分，如行政管理類可分為公司文件、會議紀(jì)要、規(guī)章制度、行政事務(wù)等小類。2.編號對整理好的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年度+類別代碼+流水號”的方式，如“2023XZ001”，其中“2023”表示年度，“XZ”表示行政管理類代碼，“001”表示該類檔案的流水號。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等項目。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨成冊保存，以便于檔案的檢索和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，并將文件按順序排列整齊。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。如公司設(shè)立、變更、終止過程中的重要文件，公司年度財務(wù)決算報告，重大項目的立項、審批、驗收文件等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案，主要是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的文件材料。如公司一般性的會議紀(jì)要、規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)等。保管期限為10年的檔案，主要是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的文件材料。如公司臨時性的通知、便函、一般性的業(yè)務(wù)報表等。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，按照檔案編號順序排列上架，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)采用多種形式，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗和備份更新，確保電子檔案的安全性和完整性。電子檔案應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限和密碼保護(hù)措施。5.對聲像檔案、實物檔案等特殊載體檔案，應(yīng)根據(jù)其特點和要求，采取相應(yīng)的保管措施，如妥善存放、定期檢查、防止損壞等。（三）檔案的清點與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點，每年至少進(jìn)行一次全面清點，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.在清點過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。對損壞的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對丟失的檔案應(yīng)及時查找或補(bǔ)充，對霉變的檔案應(yīng)進(jìn)行消毒處理。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案庫房的環(huán)境條件、檔案保管設(shè)備的運行情況、檔案的整理和存放情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改，確保檔案保管工作的正常開展。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確、合理。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司主要職能活動和基本歷史面貌，是否對公司有查考利用價值。2.檔案的形成時間、來源、形式等是否符合公司檔案管理的要求。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在文件缺失、內(nèi)容錯誤等情況。4.檔案的保管期限是否合理，是否已超過規(guī)定的保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案銷毀清冊，明確檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，在指定的地點進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在開展工作過程中，因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司員工因個人工作、學(xué)習(xí)、研究等需要查閱、借閱檔案。3.外部單位因工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后查閱、借閱公司相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到檔案管理部門查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.借閱公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，并將檔案交付借閱人員。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、編號、復(fù)制內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，安排專人進(jìn)行復(fù)制，并對復(fù)制件進(jìn)行核對和登記。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明“復(fù)制件”字樣，與原件具有同等效力。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、敏感信息等的檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得查閱、借閱和復(fù)制。2.在檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和水平，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的批量錄入、單個錄入等功能，支持多種格式文件的上傳，如文檔、表格、圖片、音頻、視頻等。2.檔案檢索提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，支持模糊檢索和組合檢索，提高檢索效率。3.檔案借閱實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，能夠?qū)崟r跟蹤檔案借閱情況。4.檔案統(tǒng)計能夠?qū)n案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)安全具備完善的系統(tǒng)安全防護(hù)措施，如用戶認(rèn)證、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)管理1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)建立規(guī)范的數(shù)據(jù)字典和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案數(shù)據(jù)的一致性和規(guī)范性。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行校驗和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的可用性。3.加強(qiáng)對檔