PAGE檔案室及檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（二）適用范圍本制度涵蓋公司/組織各類(lèi)文件、資料、記錄等檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、銷(xiāo)毀等全過(guò)程管理。包括但不限于行政管理檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)合同檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、項(xiàng)目檔案等。（三）相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)遵循本檔案室及檔案管理制度嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》等，確保檔案管理工作合法合規(guī)。同時(shí)，參照行業(yè)通行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不斷優(yōu)化管理流程，提高管理水平。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類(lèi)檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.組織開(kāi)展檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。4.建立檔案檢索體系，方便檔案的查詢(xún)和利用。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，包括溫濕度控制、防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮等安全防護(hù)措施。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。7.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交至檔案室。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作，及時(shí)提供相關(guān)檔案信息。4.配合檔案室開(kāi)展檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作，提供本部門(mén)檔案的存毀意見(jiàn)。5.參與公司/組織檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高本部門(mén)員工的檔案意識(shí)。（三）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的形成、積累和保管工作，確保檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.在工作過(guò)程中，及時(shí)將辦理完畢的文件材料進(jìn)行整理、分類(lèi)，按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、偽造檔案。4.積極配合檔案室的檔案管理工作，按照要求提供檔案利用服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括公司/組織的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、印章管理記錄等。2.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)、薪酬福利記錄、培訓(xùn)考核檔案、獎(jiǎng)懲記錄、勞動(dòng)合同等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)預(yù)算與決算文件等。4.業(yè)務(wù)合同檔案：銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等各類(lèi)業(yè)務(wù)合同及其相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議、變更記錄等。5.技術(shù)研發(fā)檔案：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專(zhuān)利申請(qǐng)文件、技術(shù)圖紙、工藝文件等。6.項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃與進(jìn)度記錄、項(xiàng)目驗(yàn)收文件、項(xiàng)目成果資料等。7.其他檔案：如客戶(hù)資料、市場(chǎng)調(diào)研文件、宣傳推廣資料、資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)形成的各類(lèi)檔案資料，確保檔案的時(shí)效性。2.檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書(shū)寫(xiě)工具。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲(chǔ)。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限的分類(lèi)方法進(jìn)行整理。年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類(lèi)。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：根據(jù)文件的來(lái)源或內(nèi)容所涉及的機(jī)構(gòu)、問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，劃分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）三種保管期限。3.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄，包括檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便快速檢索和查找。4.對(duì)于破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。四、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的房間作為庫(kù)房，具備防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)藥品、防火防盜門(mén)、遮光窗簾等。3.檔案密集架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和取用，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）檔案上架與排列1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行上架排列，同一類(lèi)別的檔案按照保管期限依次排列，不同保管期限的檔案分開(kāi)存放。2.上架的檔案應(yīng)保持整齊有序，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立相應(yīng)的電子檔案目錄索引，便于快速檢索。（三）庫(kù)房管理1.嚴(yán)格控制庫(kù)房的溫濕度，溫度保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度保持在[X]%[X]%之間。每天定時(shí)記錄溫濕度情況，如超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)措施進(jìn)行調(diào)整。2.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，包括防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮等方面，確保檔案的安全。檢查內(nèi)容包括消防設(shè)施是否完好有效、門(mén)窗是否關(guān)閉牢固、防蟲(chóng)藥品是否需要更換、檔案是否有霉變損壞等情況。3.保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵、雜物等對(duì)檔案造成污染。4.嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品等。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限與范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，可直接向檔案室提出申請(qǐng)。查閱范圍應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求進(jìn)行限定，原則上不得查閱與本人工作無(wú)關(guān)的檔案。2.外單位人員查閱公司/組織檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格限定在與該單位業(yè)務(wù)相關(guān)的范圍內(nèi)，且不得復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、檔號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后交檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.檔案室根據(jù)審批意見(jiàn)，安排專(zhuān)人協(xié)助查閱人查閱檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人不得擅自將檔案帶出檔案室。4.查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。（三）借閱流程1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱(chēng)、檔號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，并簽字確認(rèn)。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后交檔案室負(fù)責(zé)人審批。審批時(shí)應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和保密級(jí)別，嚴(yán)格控制借閱期限和范圍。3.檔案室根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放《檔案借閱登記冊(cè)》，并將檔案交借閱人簽收。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱期限屆滿(mǎn)，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)提前向檔案室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可續(xù)借。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則與組織實(shí)施1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.檔案室定期組織檔案鑒定工作，成立由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專(zhuān)家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的保存價(jià)值，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法1.永久保存的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保存。2.長(zhǎng)期保存的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保存。3.短期保存的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保存。4.鑒定方法主要包括直接鑒定法，即對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其價(jià)值，確定存毀。同時(shí)，參考檔案的保管期限表、檔案目錄等相關(guān)資料，綜合判斷檔案的價(jià)值。（三）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案名稱(chēng)、檔號(hào)、文號(hào)、日期、責(zé)任者、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)與規(guī)劃1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。2.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，確保信息化建設(shè)工作有序推進(jìn)。（二）數(shù)字化檔案采集與錄入1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰、完整。2.按照檔案整理的分類(lèi)方案，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄索引。3.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，確保錄入信息準(zhǔn)確無(wú)誤，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）信息化系統(tǒng)管理與維護(hù)1.配備專(zhuān)業(yè)的檔案信息化管理人員，負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的日常管理和維護(hù)工作。2.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)