PAGE行政機(jī)關(guān)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)行政機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行政機(jī)關(guān)各部門在履行職能活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機(jī)關(guān)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存。2.齊全完整原則。確保檔案收集齊全、內(nèi)容完整，全面反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的歷史面貌。3.分類科學(xué)原則。按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則。采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室綜合檔案室是本機(jī)關(guān)檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本機(jī)關(guān)各部門形成的檔案，確保檔案的齊全完整。3.對檔案進(jìn)行分類、編目、上架，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識。（二）各部門兼職檔案員各部門應(yīng)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案整理要求，對本部門的文件材料進(jìn)行初步整理，定期移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱利用工作，提供相關(guān)檔案信息。三、檔案的收集（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本機(jī)關(guān)工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本機(jī)關(guān)形成的各種文件材料，包括但不限于：領(lǐng)導(dǎo)講話、會議記錄、紀(jì)要。工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告。法規(guī)性文件、規(guī)章制度。各類業(yè)務(wù)文件、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料。人事檔案、工資檔案、獎(jiǎng)懲檔案等。財(cái)務(wù)檔案，包括會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等?；n案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等文件材料。設(shè)備檔案，包括設(shè)備購置、安裝、調(diào)試、維修等文件材料。聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等。3.下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件、報(bào)表、總結(jié)等。4.本機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的文件材料，確保文件材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對重要文件材料，應(yīng)實(shí)行雙套制歸檔，即同時(shí)保存紙質(zhì)文件和電子文件。電子文件應(yīng)符合國家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，不符合要求的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)正或處理。4.對具有保存價(jià)值的實(shí)物檔案，如證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)碌?，?yīng)進(jìn)行收集整理，并登記造冊。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。年度：以文件形成的自然年度為依據(jù)進(jìn)行劃分。保管期限：分為永久、定期（30年、10年）。機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能，將文件分為不同的類別。2.人事檔案：按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類整理。3.財(cái)務(wù)檔案：按照會計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類整理，分為會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別。4.基建檔案：按照項(xiàng)目建設(shè)程序，分為項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等類別。5.設(shè)備檔案：按照設(shè)備型號、類別進(jìn)行分類整理，包括設(shè)備購置文件、安裝調(diào)試文件、運(yùn)行維護(hù)文件等。6.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容進(jìn)行分類整理，如照片檔案可按照年度、專題等分類，錄音錄像檔案可按照錄制時(shí)間、主題等分類。（三）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)文件材料進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。2.分類：按照分類方法，將文件材料歸入相應(yīng)的類別。3.編號：對每份文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)、檔號等內(nèi)容。5.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關(guān)信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.同一類別的檔案應(yīng)按照保管期限、年度順序依次排列。3.檔案密集架應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（三）檔案保管期限檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的實(shí)際價(jià)值確定，分為永久、定期（30年、10年）。1.永久保管的檔案：本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)性文件、重要的政策性文件。本機(jī)關(guān)召開的重要會議、重大活動(dòng)形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告。本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等重要文件材料。本機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的重要合同、協(xié)議。具有重大歷史意義和查考價(jià)值的文件材料。2.定期保管30年的檔案：本機(jī)關(guān)一般性工作文件材料。本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作中形成的重要文件材料，但不具有永久保存價(jià)值。本機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的一般合同、協(xié)議。3.定期保管10年的檔案：本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)文件材料。本機(jī)關(guān)短期形成的、查考利用價(jià)值相對較低的文件材料。（四）檔案鑒定1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成的鑒定小組負(fù)責(zé)。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、實(shí)際價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。（五）檔案統(tǒng)計(jì)1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人和上級檔案管理部門。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則。檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本機(jī)關(guān)檔案管理制度。2.方便利用原則。簡化利用手續(xù)，提高服務(wù)效率，為利用者提供便利條件。3.保密安全原則。在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案的安全。（二）利用范圍1.本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。（三）利用手續(xù)1.本機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向本機(jī)關(guān)提出查閱申請，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，并由查閱單位出具介紹信。3.查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（四）利用登記與反饋1.綜合檔案室應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱檔案內(nèi)容、利用效果等。2.利用者查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將利用情況反饋給綜合檔案室，以便對檔案利用工作進(jìn)行總結(jié)和改進(jìn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平，為機(jī)關(guān)工作提供更加便捷的檔案信息支持。（二）數(shù)字化檔案采集1.對庫存檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。2.掃描后的電子文件應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行命名、分類和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）檔案信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息和全文信息的錄入，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、年度、保管期限、檔號等進(jìn)行檢索，方便快速查找檔案信息。3.借閱管理：對檔案借閱情況進(jìn)行登記和管理，跟蹤借閱檔案的歸還情況。4.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案的收進(jìn)、移出、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的