PAGE機(jī)關(guān)檔案制度建設(shè)要求一、總則（一）目的為加強(qiáng)本機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由機(jī)關(guān)綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的各種檔案，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整。4.安全性原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本機(jī)關(guān)各部門形成的檔案，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀。3.負(fù)責(zé)編制檔案檢索工具，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為機(jī)關(guān)工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。4.負(fù)責(zé)對(duì)本機(jī)關(guān)各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）各部門檔案員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向綜合檔案室移交。2.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用，確保檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本機(jī)關(guān)工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.本機(jī)關(guān)形成的各種文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本機(jī)關(guān)召開(kāi)的各種會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.本機(jī)關(guān)的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。5.本機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、協(xié)議書等。6.本機(jī)關(guān)工作人員在工作中形成的各類文件材料，如調(diào)研報(bào)告、工作簡(jiǎn)報(bào)、業(yè)務(wù)文件等。7.本機(jī)關(guān)的大事記、組織沿革、榮譽(yù)證書等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和完整性，不得隨意涂改、剪裁。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄和總目錄。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度、保管期限進(jìn)行分類整理，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.電子檔案按照電子文件的類別、年度、保管期限進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案的安全和整齊。2.檔案裝具應(yīng)編號(hào)標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行異地備份。（四）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（五）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。3.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本機(jī)關(guān)檔案，須經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案查閱登記制度，填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等。3.如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.檔案原件一般不得外借，如有特殊情況需要外借，須經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。（三）利用服務(wù)1.綜合檔案室應(yīng)積極為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，提高檔案利用效率。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理的效率和水平，為機(jī)關(guān)工作提供更加便捷的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合本機(jī)關(guān)的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)建立檔案管理內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和交換。（三）數(shù)據(jù)安全1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)機(jī)關(guān)成立檔案工作監(jiān)督檢查小組，由機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門人員為成員，負(fù)責(zé)對(duì)本機(jī)關(guān)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開(kāi)展情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查每年至少進(jìn)行一次全面的檔案工作檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。（四）整改要求對(duì)監(jiān)