PAGE館長(zhǎng)實(shí)體檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本館實(shí)體檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和開發(fā)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本館各類實(shí)體檔案的管理，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本館實(shí)體檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得擅自分散保存或銷毀檔案。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映本館各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理本館在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為檔案利用者提供便捷、高效的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室綜合檔案室是本館實(shí)體檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案管理各項(xiàng)工作的組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本館檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范整理。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，提高檔案查詢效率。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀工作。6.積極開展檔案利用工作，為館內(nèi)各部門和社會(huì)利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。7.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。8.參與館內(nèi)重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。3.熟練掌握檔案檢索工具的使用方法，為利用者提供快速、準(zhǔn)確的檔案查詢服務(wù)。4.積極參與檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為館內(nèi)工作和社會(huì)發(fā)展提供參考依據(jù)。5.協(xié)助綜合檔案室主任做好檔案管理的其他相關(guān)工作。（三）各部門兼職檔案員各部門應(yīng)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理。2.定期將整理好的檔案移交至綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助綜合檔案室做好本部門檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本館在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本館工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.本館與外單位簽訂的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等。4.本館工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、科研成果等。5.反映本館歷史沿革、重大活動(dòng)、榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)等方面的實(shí)物、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類文件材料，確保檔案的完整性和時(shí)效性。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用鉛筆和圓珠筆書寫。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間內(nèi)在的歷史聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架和檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類，編制案卷目錄，并填寫卷內(nèi)文件目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案管理臺(tái)賬，編制檔案目錄。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案信息庫(kù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，分類裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息，編制聲像檔案目錄。6.實(shí)物檔案：對(duì)實(shí)物進(jìn)行分類登記，注明實(shí)物名稱、來(lái)源、日期、保管期限等信息，建立實(shí)物檔案清單。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。3.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)牢固、整齊，便于檔案存放和查找。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案應(yīng)排列有序，編號(hào)清晰，便于查找和管理。3.對(duì)于珍貴檔案、易損檔案等應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本館重要的規(guī)章制度、歷史沿革、重大活動(dòng)記錄、財(cái)務(wù)決算等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括本館一般性的文件材料、業(yè)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括本館臨時(shí)性的文件材料、事務(wù)性檔案等。（四）檔案定期檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、安全防護(hù)等情況。2.檢查中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)受潮檔案進(jìn)行晾曬、對(duì)霉變檔案進(jìn)行清理等。3.建立檔案檢查記錄，詳細(xì)記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及處理情況等。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本館實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判斷檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室主任擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定和不定期抽查鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合本館實(shí)際情況，確定檔案的保管期限是否合理。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門和利用者的意見(jiàn)，了解檔案的利用需求和重要性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、文號(hào)、日期、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容，并經(jīng)檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊(cè)報(bào)館領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合檔案室組織實(shí)施銷毀工作。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。5.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，保障利用者的合法權(quán)益。2.遵循保密原則，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。3.方便利用原則，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，提高利用效率，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（二）利用范圍1.本館工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱與本館相關(guān)的檔案，須經(jīng)本館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.社會(huì)利用者因?qū)W術(shù)研究、編史修志等需要查閱、借閱本館開放檔案，須按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本館工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向本館提交查閱、借閱申請(qǐng)函，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)本館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.社會(huì)利用者查閱、借閱開放檔案，應(yīng)持有效身份證件到綜合檔案室填寫查閱、借閱登記表，辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱：利用者可在綜合檔案室查閱檔案原件，但不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。（五）利用登記綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量等信息。利用登記記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立本館檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，為館內(nèi)各部門和社會(huì)利用者提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：選用適合本館檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱登記、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程：檔案管理人員按照數(shù)字化操作規(guī)程，對(duì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，將數(shù)字化檔案上傳至檔案信息管理系統(tǒng)。2.檔案信息錄入流程：檔案管理人員在檔案信息管理系統(tǒng)中錄入檔案的基本信息、分類信息、保管期限等內(nèi)容，確保檔案信息的準(zhǔn)確完整。3.檔案檢索利用流程：利用者通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)輸入檢索關(guān)