PAGE廣東機關檔案管理制度總則目的與依據(jù)為加強廣東機關檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)、行業(yè)標準，結合本機關實際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于廣東機關各部門及所屬單位的檔案管理工作。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機關檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映機關工作活動和歷史面貌。3.完整性原則：全面收集、整理機關在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為機關工作和社會提供優(yōu)質服務。檔案管理機構與職責檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，配備與檔案管理工作相適應的人員，負責機關檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理人員職責1.檔案收集與整理：負責收集、整理機關各部門形成的檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案保管與保護：妥善保管檔案，采取必要的保護措施，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.檔案編目與檢索：對檔案進行科學編目，建立完善的檢索體系，方便檔案查閱利用。4.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定對檔案進行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準后實施銷毀。5.檔案統(tǒng)計與分析：做好檔案統(tǒng)計工作，對檔案管理情況進行分析，為決策提供依據(jù)。6.檔案利用服務：積極為機關各部門和社會提供檔案查閱利用服務，做好檔案借閱登記、利用效果反饋等工作。各部門職責1.指定專人負責：各部門應指定一名專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.及時收集歸檔：按照檔案管理部門的要求，及時將本部門在工作中形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案管理部門。3.配合檔案管理工作：積極配合檔案管理部門開展檔案整理、鑒定、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。檔案的收集與整理收集范圍1.文書檔案：包括機關在行政管理、業(yè)務工作等活動中形成的各種文件、公文、函件、會議記錄、紀要等。2.科技檔案：涉及機關的科研項目、工程建設、設備儀器等方面的檔案。3.人事檔案：機關工作人員的個人檔案，包括履歷、考核、任免、獎懲、工資等材料。4.財務檔案：機關的財務預決算、會計憑證、賬簿、報表等檔案。5.聲像檔案：機關在工作活動中形成的照片、錄音、錄像等檔案。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料等檔案。收集要求1.定期收集：各部門應按照規(guī)定的時間定期將檔案材料移交檔案管理部門，確保檔案收集的及時性。2.完整準確：收集的檔案材料應齊全完整，內(nèi)容真實準確，字跡清晰，簽署完備。3.分類整理：移交的檔案材料應按照檔案分類方案進行分類整理，便于后續(xù)的管理和利用。整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊。2.科技檔案整理：按照項目、專業(yè)等進行分類，建立檔案案卷，編制卷內(nèi)目錄、備考表等。3.人事檔案整理：按照檔案管理規(guī)定進行分類整理，建立檔案盒，填寫檔案目錄等。4.財務檔案整理：按照會計年度、類別等進行分類，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。5.聲像檔案整理：按照內(nèi)容、時間等進行分類，編寫說明，標注相關信息。6.電子檔案整理：按照電子文件管理要求進行分類存儲，建立元數(shù)據(jù)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。檔案的保管保管場所1.專用庫房：設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.溫濕度控制：庫房應安裝溫濕度調(diào)節(jié)設備，保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%）。3.安全防護設施：配備消防器材、防盜報警裝置、防蟲藥品等安全防護設施，確保檔案安全。檔案裝具1.檔案架：選用堅固耐用、符合標準的檔案架，用于存放紙質檔案。2.檔案盒：使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒，對檔案進行分類存放。3.存儲設備：配備電子存儲設備，如服務器、磁盤陣列等，用于存儲電子檔案。檔案保管期限1.永久保管：對具有重要歷史價值、憑證作用或需長期保存的檔案，實行永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。檔案清點與檢查1.定期清點：每年對檔案進行一次全面清點，核對檔案數(shù)量、種類和保管狀況。2.不定期檢查：檔案管理部門應不定期對檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.檢查記錄：對檔案清點和檢查情況進行詳細記錄，并存檔備查。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務人員和檔案專家組成，負責檔案鑒定工作。鑒定標準1.依據(jù)法律法規(guī)：根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定和本機關的實際情況，制定檔案鑒定標準。2.考慮歷史價值：綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存意義。3.結合工作需要：結合機關工作的長遠發(fā)展和對檔案信息的需求，確定檔案的存毀。鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門對到期檔案進行初步篩選，提出存毀意見。2.小組審議：檔案鑒定小組對初步篩選意見進行審議，形成鑒定報告。3.領導審批：鑒定報告報機關領導審批，批準后方可實施檔案銷毀。銷毀程序1.編制銷毀清冊：對批準銷毀的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.監(jiān)銷：銷毀檔案時，應指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀記錄：對檔案銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人等，并存檔備查。檔案的利用利用范圍1.機關內(nèi)部利用：機關各部門因工作需要，可查閱利用本機關的檔案。2.社會利用：根據(jù)國家有關規(guī)定，為社會提供檔案查閱利用服務。利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱紙質檔案或電子檔案。2.借閱：對確需借出使用的檔案，辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.復制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復制服務。利用手續(xù)1.申請：利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.審批：檔案利用申請表經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理利用手續(xù)。3.登記：檔案管理部門對利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、檔案名稱等。利用限制1.保密限制：涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍。2.損壞限制：利用檔案時，應愛護檔案，不得擅自涂改、抽取、污損、銷毀檔案。3.歸還限制：借閱的檔案應按時歸還，如有損壞或丟失，應承擔相應責任。檔案的信息化管理信息化建設目標1.提高管理效率：實現(xiàn)檔案管理的自動化、信息化，提高檔案管理工作效率。2.優(yōu)化利用服務：為利用者提供便捷、高效的檔案信息查詢服務。3.保障檔案安全：利用信息技術手段，加強檔案信息安全保護。信息化系統(tǒng)建設1.檔案管理軟件：選用功能完善、符合標準的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等全過程信息化管理。2.數(shù)據(jù)庫建設：建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行集中存儲和管理，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.網(wǎng)絡安全保障：加強檔案信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全防護，采取防火墻、加密技術等措施，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。電子檔案管理1.電子文件收集：各部門在工作中形成電子文件后，應按照規(guī)定及時收集，移交檔案管理部門。2.電子文件整理：檔案管理部門對電子文件進行分類整理，建立元數(shù)據(jù)，確保電子文件的可讀性和可利用性。3.電子檔案存儲：采用安全可靠的數(shù)據(jù)存儲設備，對電子檔案進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。4.電子檔案利用：利用者可通過檔案信息化系統(tǒng)查閱利用電子檔案，檔案管理部門應做好利用記錄和審計工作。檔案管理的監(jiān)督與考核監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.外部監(jiān)督：接受上級檔案管理部門和相關部門的監(jiān)督檢查，對提出的意見和建議及時落實整改。考核制度1.考核內(nèi)容：對各部門檔案管理工作的組織領導、制度建設、檔案收集整理、保管利用等情況進行考核。2.考核方式：