PAGE精準(zhǔn)撫平檔案管理制度一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在建立科學(xué)、規(guī)范、高效的檔案管理體系，確保公司/組織各類檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的決策、運(yùn)營、發(fā)展提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案管理人員應(yīng)確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，如實(shí)記錄公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案信息的泄露、丟失和損壞，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各部門和員工提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的各類檔案。2.職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織的檔案管理制度。負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。開展檔案編研工作，為公司/組織提供檔案信息服務(wù)。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。（二）檔案管理人員1.人員配備檔案管理部根據(jù)工作需要配備專職檔案管理人員，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.職責(zé)檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。做好檔案的保管和保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。按照規(guī)定的程序和要求，為公司/組織各部門和員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。協(xié)助檔案管理部門開展檔案編研工作，提供相關(guān)檔案資料。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，按照檔案管理要求，及時(shí)收集、整理本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.定期向檔案管理部門移交檔案各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案管理工作各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助，確保檔案管理工作的順利開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案包括公司/組織的各類公文、函件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.科技檔案包括科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品檔案、工程檔案、設(shè)備檔案等。3.人事檔案包括員工的個(gè)人簡歷、學(xué)歷證書、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等。4.財(cái)務(wù)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.業(yè)務(wù)檔案包括市場營銷檔案、客戶檔案、合同檔案、招投標(biāo)檔案等。（二）收集要求1.及時(shí)收集各部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)文件材料，確保檔案的時(shí)效性。2.完整齊全收集的檔案應(yīng)涵蓋工作活動(dòng)的全過程，包括文件的正本、副本、草稿、附件等，確保檔案的完整性。3.真實(shí)準(zhǔn)確檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映工作活動(dòng)的實(shí)際情況，不得虛假、偽造或篡改。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)按照文件材料的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用整理后的檔案應(yīng)便于存放、查找和利用，提高檔案管理工作的效率。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為不同的類別，如文書檔案可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類等。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，如年份+類別+順序號(hào)。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案內(nèi)容，避免損壞。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.定期歸檔各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間將整理好的檔案移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.歸檔手續(xù)檔案移交時(shí)，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息。（二）保管期限1.永久保管對(duì)公司/組織具有重要?dú)v史價(jià)值、法律憑證作用或需長期保存的檔案，實(shí)行永久保管。2.定期保管對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，實(shí)行定期保管。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案保管（如適用）建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)、備份和管理。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。（四）檔案庫房管理1.庫房環(huán)境要求檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案存放要求檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.安全防護(hù)措施加強(qiáng)檔案庫房的安全防護(hù)，安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，配備必要的消防器材和安全設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、保管期限等因素，確定檔案的價(jià)值。2.準(zhǔn)確判定根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，準(zhǔn)確判定檔案是否需要繼續(xù)保存或銷毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定鑒定人員對(duì)檔案進(jìn)行逐份審查，根據(jù)檔案的實(shí)際情況確定其價(jià)值和保管期限。2.綜合分析綜合考慮檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定其鑒定結(jié)果。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單對(duì)經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案，編制銷毀清單，注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批銷毀清單報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保銷毀工作的真實(shí)性和徹底性。4.監(jiān)銷銷毀時(shí)應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱要求查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）借閱規(guī)定1.借閱申請(qǐng)公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱歸還借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還借閱的檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）對(duì)外提供檔案1.審批程序公司/組織對(duì)外提供檔案，應(yīng)填寫檔案對(duì)外提供申請(qǐng)表，注明提供檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、提供對(duì)象、用途等信息，并附相關(guān)證明材料，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可對(duì)外提供。2.提供方式對(duì)外提供檔案應(yīng)采用復(fù)制、摘錄等方式，不得提供原件。復(fù)制、摘錄的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明出處。七、檔案信息化管理（如適用）（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立高效、便捷、安全的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理工作的信息化水平。3.數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程包括檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。2.檔案信息系統(tǒng)操作流程包括檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能的操作流程。八、檔案管理監(jiān)督與考核（如適用）（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督檔案管理部門定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，及時(shí)整